Automação fiscal é eficiente para gestão de documentos?

Automação fiscal é eficiente para gestão de documentos?

Dando continuidade ao tema gestão fiscal, é consenso que uma das principais tendências para enxugar gastos, alavancar a produtividade das empresas e aumentar a satisfação de colaboradores, clientes e parceiros é a automação de processos. E a automação fiscal tem um impacto muito positivo nas empresas. Sobretudo quando falamos dos processos de emissão de notas, gestão fiscal e a captura, baixa, guarda e validação de arquivos XML.

Sem uma gestão organizada, fica praticamente impossível fazer a rastreabilidade das informações de arquivos fiscais como deve ser feito. E quem usa um sistema de automação fiscal já sai na frente quando o assunto é lidar com a gestão de milhares de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e).

Além da importância de se baixar e armazenar o arquivo XML das NF-e com uma ferramenta que automatize e valide juridicamente as informações, todo o processo fica mais simples com a automação fiscal completa. São várias etapas de uma gestão fiscal que podem ser automatizadas, facilitando e muito o trabalho do contador.

É inegável que um software dedicado executa com um índice de sucesso muito superior as tarefas de rotina, e a inteligência artificial está por trás de quase todos os esforços tecnológicos recentes. Também é assim com o sistema Auditto. Quanto mais você usa, mais ele facilita o trabalho, pois vai aprendendo com cada dado imputado. 

A grande vantagem é que hoje a solução deixou de ser exclusividade das grandes empresas para fazer parte da realidade de pequenos e médios negócios. São estas que mais crescem ao automatizar seus processos.

Ou seja, uma ferramenta de automação fiscal qualifica os resultados do negócio e simplifica a maneira como você executa suas operações diárias. Isso mostra o poder da tecnologia, promovendo mudanças no contexto empresarial.

Investindo em economia de tempo

O conceito de automação é moderno, mas isso não quer dizer que irá eliminar o trabalho humano. No caso, a automação fiscal significa utilizar melhor os recursos empresariais, para melhorar os resultados, obter dados mais precisos e em muito menos tempo. 

E para isso é preciso que contadores capacitados identifiquem quais os dados e informações que precisam ser inseridos e também extraírem dos relatórios os elementos relevantes para traçar a melhor estratégia de ação.

A automação fiscal, nesse cenário, ajuda o contador em sua atividade, fazendo com que o seu trabalho seja muito mais rápido e eficiente. Além de reduzir os custos, em razão da eficiência que o sistema Auditto proporciona, reduz também os riscos.

Como vimos, para se fazer o controle das notas, é preciso baixar os arquivos XML, tendo a certeza de que todas aquelas informações das notas são exatamente o que seu cliente registrou. E fazer isso de forma manual ou aguardando que o que o cliente envia está 100% correto é perder tempo e dar chance aos erros.

Sendo assim, todos os processos que competem à uma boa gestão, como faturamento e controle de guias de impostos devidos pela empresa são realizados pelo programa automatizado. O resultado são números muito mais seguros. E isso resulta em mais tempo para se traçar estratégias ou apontar caminhos para o cliente.

Além disso, a automação fiscal evita o retrabalho, o que também evita o desperdício de dinheiro para cobrir os custos com o trabalho que não foi realizado da forma como deveria ter sido feito.

Os dados obtidos a partir do sistemas Auditto passam por verificações que são realizadas pelo próprio sistema de forma constante. Esse fluxo de validação exclusivo do Auditto permite obter um desempenho infinitamente superior nesse quesito.

Ou seja, contar com uma ferramenta dessas é investir em economia de tempo!

O controle e a segurança dos dados corretos

De posse dos dados fornecidos pelo sistema, o profissional tem mais tempo para avaliar a situação fiscal do negócio de forma muito mais precisa. E é fato que depois da implementação de um sistema de automação fiscal as empresas observam redução de erros.

É de conhecimento público que a atuação fiscal no Brasil é pesada. Com os órgãos governamentais se automatizando continuamente, fica mais fácil do Fisco detectar irregularidades. E o descumprimento da legislação pode acarretar uma série de prejuízos para a empresa. Por isso, os sistemas de automação fiscal devem sempre constar na lista de prioridades por trabalhar a favor da sua empresa.

Portanto, uma empresa que deseja crescer e alcançar o sucesso no mercado, seja ela grande ou pequena, precisa acompanhar de perto os seus resultados. Dados confusos ou incorretos podem acabar atrapalhando na análise sobre o desempenho do negócio.

Da mesma forma, dados inconsistentes nos arquivos XML do cliente podem acarretar perdas financeiras. Ou seja, a chave para a obtenção de dados precisos e sua segurança está na utilização de recursos automatizados. Principalmente quando estamos diante de uma questão fiscal. Assim, proteger os dados é fundamental, o que já é feito automaticamente pelo Auditto.

As informações fiscais da empresa não ficam nem mesmo armazenadas no computador, mas sim em nuvem. Apenas os gestores da empresa podem consultar os dados, tornando a gestão totalmente segura.

Um bom sistema de automação fiscal também permite rastrear os documentos com segurança. O Auditto consegue consultar e resgatar de qualquer XML próprio da empresa, de qualquer período, com ou sem a chave de acesso. E também o resgate de notas de terceiros dos últimos 90 dias, ou anterior a esse período (desde que tenham chave de acesso).

Gestão inteligente e eficiente

Com uma carga tributária tão grande quanto a brasileira — cerca de um terço do Produto Interno Bruto (PIB) é destinado a pagar impostos, taxas e contribuições —, é preciso ficar atento para evitar erros. E nesse cenário de alta complexidade, o caminho para a eficiência passa obrigatoriamente por uma gestão integrada e unificada de processos.

Isso compreende desde o mais simples cadastro de parceiros de negócio até a emissão de documentos fiscais (NFe, CT-e, MDF-e, NFC-e) e seus impactos no cálculo e determinação de impostos, créditos tributários e na entrega de obrigações acessórias e relacionamento com as autoridades tributárias.

O fluxo de validação do sistema Auditto é capaz de atender aos mais diferentes requisitos exigidos pelo governo, tais como cálculo transacional de impostos, geração de documentos eletrônicos, monitoramento de alterações de regras tributárias (alíquotas, reduções de base de cálculo etc.), manutenção de compliance de obrigações fiscais acessórias, dentre outros.

Esse fluxo também é primordial para a verificação de erros antes da comunicação eletrônica às autoridades fiscais brasileiras através do SPED Fiscal. Com a inteligência do sistema, é possível identificar as inconformidades das informações dos arquivos XML antes da entrega das obrigações acessórias.

Vale lembrar que todo o sitema opera de forma integrada para melhorar a governança e minimizar o risco fiscal, o que garante o cumprimento correto da legislação. 

Isso é fazer gestão com inteligência. Uma automação fiscal eficiente permite às empresas o melhor aproveitamento de recursos em análise e otimização de resultados. Estes são passos essenciais para que as sua empresa se prepare para atender seu cliente da melhor maneira, tornando suas ações ainda mais rápidas e efetivas.

Com o Auditto, você tem precisão e segurança da informação, integração de dados financeiros, possibilidade de gestão à distância e organização e controle administrativo da empresa.

Implementando a automação fiscal

Com base em tudo que foi dito, você ainda tem alguma dúvida de que a automação fiscal é interessante para a sua empresa? Isso facilita a vida dos gestores e contadores, permite a obtenção de resultados muito mais precisos e seguros. Com a utilização de sistemas modernos, como o Auditto, a sua empresa estará blindada contra erros comuns e perda de eficiência.

Se ainda tem alguma dúvida se vale a pena investir em algo que parece tão caro, tendo em vista todas as funcionalidades que foram apresentadas, saiba que a relação custo/benefício é a melhor possível. Afinal, quem quer crescer e se manter competitivo no mercado precisa investir em si mesmo. 

E obter a segurança de não apresentar as obrigações do seu cliente com erros e tendo mais tempo para verificar outras possibilidades de trazer mais rendimentos para o negócio já vale esse investimento, não? Isso é obter qualidade em larga escala!

E ainda tem mais: o Auditto funciona de forma online, com servidores dedicados. Como esse assunto também demanda atenção, trataremos dele em um próximo texto.

Por Atracto