Escrituração de notas fiscais: ou você faz ou seu negócio já era!

Escrituração de notas fiscais: ou você faz ou seu negócio já era!

Toda empresa no Brasil que emite notas ficais precisa fazer a escrituração desses documentos, processo indispensável para que as obrigações sejam entregues e apuradas corretamente, conforme rege a lei. Como sabemos que não é uma tarefa das mais simples e requer disciplina e organização, um erro pode custar muito caro e até mesmo acabar com um empreendimento. Sobretudo quando falamos do Fisco. 

Não é segredo que com a crescente automatização dos órgãos fiscalizadores ficou muito mais fácil identificar aquele contribuinte que sistematicamente deixa de prestar as obrigações fiscais corretamente, seja por desconhecimento, descuido, negligência ou de maneira intencional.

Se você é um deles, infelizmente temos uma péssima notícia: você está acabando com o seu negócio e com a oportunidade de ser um empreendedor de sucesso. Não é melhor apostar em soluções que facilitam a sua vida e automatizam as suas atividades? Não é melhor eliminar o erro que custa mais caro que um sistema que vai organizar sua gestão fiscal? Veja então como evitar os erros comuns de uma escrituração de notas mal feita.

Defina a escrituração fiscal de notas

Primeiramente, vamos deixar claro que escriturar as notas fiscais é um procedimento obrigatório para as empresas que usam a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, CT-e, NFC-e). Elas devem fazer o lançamento e a apuração de impostos para transmitir os dados às receitas municipais, estaduais e federal. Portanto, manter uma empresa em dia e regularizada perante o Governo é essencial para a saúde do negócio. 

Antigamente, essa prestação de contas era feita manualmente, com base nos livros e registros físicos que as empresas mantinham. Com a NF-e, a escrituração fiscal digital modernizou o processo de registro e armazenamento de arquivos, já que não é mais preciso fazer isso em papel. O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) substitui a escrituração em livros e o armazenamento de material físico nas organizações.

Todavia, ao mesmo tempo, o preenchimento de informações passou a exigir muita atenção para evitar irregularidades. Assim, muitos profissionais de contabilidade ainda cometem falhas nesse momento. 

Vale lembrar que, pela legislação, é obrigatório armazenar os documentos fiscais pelo prazo mínimo de 5 anos como forma de comprovar que a empresa executa os procedimentos corretos.

É justamente este um dos erros mais perigosos para a empresa. Quem não guarda suas notas fiscais tende a sofrer multas e sanções. E não adianta guardar esses documentos em uma pasta num computador qualquer. Se você precisar daquela nota emitida em fevereiro de 2016 para um fornecedor específico, você consegue ter acesso a isso na hora? E se a máquina der problema e você não conseguir acessar esses dados?

A falta de uma estrutura definida, organização, gestão e de um sistema que centralize o acesso a esses dados pode colocar tudo a perder… A escrituração fiscal é coisa séria!

Saiba os diferentes tipos de códigos e os erros que podem surgir

Para fazer a escrituração, é preciso conhecer as classificações e códigos de tributação do governo:

– Classificação Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), que classifica notas de entrada e saída para delimitar a categoria do produto, a aplicação de movimentação de estoque financeiro e recolhimento tributário;

– Código de Situação Tributária (CST), um código de 3 dígitos que delimita a tributação do produto e que está relacionado ao CFOP; e

– Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), código de 8 dígitos para identificar a natureza das mercadorias e promover o desenvolvimento do comércio internacional.

Justamente nesse ponto é que acontecem alguns dos erros mais comuns na hora de preencher uma escrituração fiscal digital. Seja por inexperiência do funcionário da empresa responsável por emitir notas ou por erros de cálculo e parametrização nos sistemas ERP, muitas notas acabam emitidas com informações inconsistentes nesses tipos. Isso pode chamar atenção do Fisco e acabar gerando multas.

Preencha os dados para não comprometer a apuração

As notas fiscais eletrônicas devem conter os dados completos referentes a tributações, obrigações acessórias e fretes. Isso permite que o envio da EFD gere uma conferência adequada de dados e mantenha a empresa em conformidade fiscal.

Errar nesse preenchimento pode fazer com que o envio não seja feito de maneira adequada ou mesmo que o negócio sofra com algum tipo de irregularidade fiscal. Como dissemos, o Fisco está de olho nessas inconformidades, o que ficou mais fácil de ser detectado depois do advento do SPED.

O melhor jeito de evitar esse problema é alinhar a atuação contábil com a administrativa e de gestão. Além de contar com uma ferramenta que aponte essas inconsistências, é importante se preocuparem implementar uma cultura de gestão que mostre a necessidade de fazer esses registros de maneira adequada e completa. Assim, o preenchimento da escrituração não será um problema.

Não perca o controle de compras e vendas

Ao adquirir uma mercadoria, muitas corporações não se preocupam em confirmar se a nota fiscal recebida é válida ou se foi cancelada pelo fornecedor. Em grande parte dos casos, é feita apenas uma checagem física e “por cima”, conferindo se o número de mercadorias no caminhão corresponde à quantidade apontada no XML.

Porém, depois do recebimento, o único momento em que esse erro irá aparecer, será quando a empresa declarar o SPED Fiscal, gerando possivelmente uma autuação por parte do Fisco e, com certeza, todo um retrabalho para levantar onde essa informação se perdeu. O mesmo costuma acontecer quando a empresa vende uma mercadoria e tem uma gestão de saída desorganizada.

Saiba se está pagando impostos a mais ou a menos

Deixar de lançar uma nota no sistema pode causar um grande furo no seu fluxo de caixa, por exemplo. Ao não registrar uma nota fiscal, seja de entrada ou de saída, sua empresa pode estar pagando impostos a mais ou deixando de se creditar de impostos. Das duas formas você estará perdendo dinheiro.

Apenas para pincelar sobre o assunto, isso acontece pela apuração de impostos em cada nota fiscal – no caso, o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Esse imposto destina-se a tributar qualquer tipo de circulação de mercadoria e tem a sua alíquota definida por cada estado onde ocorre a operação, ou seja, a tributação do ICMS é gerada todas as vezes que se realiza a venda de uma mercadoria.

Como é grande a movimentação de mercadorias no Brasil, se o produto passar por diversos processos de venda, como do produtor para o atacadista e deste para o varejo, em cada um dos processos deve ser tributado o ICMS.

Para facilitar essa série de tributações foi criada a Substituição Tributária (ST) no qual todo o processo de arrecadação de impostos da cadeia comercial é realizado em um só momento. Ou seja, um único contribuinte realiza a arrecadação dos impostos de toda a cadeia comercial, substituindo as tributações das operações subsequentes.

Esse é um dos fatores que complicam a empresa que não faz o registro das notas fiscais de entrada e de saída, ou tem uma gestão fiscal desorganizada. Sem isso, não se consegue fazer a escrituração correta das notas e pode acontecer da empresa estar perdendo créditos de ICMS sem saber.

Não hesite em pedir ajuda especializada

Continuando o assunto do bloco anterior, o Crédito de ICMS é uma ferramenta da não cumulatividade do imposto que reduz o impacto no valor final do produto. Trocando em miúdos, há a possibilidade, por exemplo, de uma empresa que forneça um determinado serviço ou venda uma mercadoria, como refeições prontas, de obter crédito de ICMS sobre essas vendas.

Nesse cenário específico, a empresa já pagou o imposto pela compra de produtos alimentícios em cada item adquirido. Na hora de montar um prato com os itens comprados para venda ao consumidor final, o imposto seria cobrado novamente. Mas, a legislação prevê que em alguns casos exista uma alíquota de débito para a venda, ou seja, a empresa obtém crédito ao comprar mercadorias com imposto retido por substituição tributária.

Porém, por desconhecimento da legislação e pela dificuldade de se listar os produtos contemplados pela lei, a maioria das empresas que têm direito a esse tipo de crédito não faz essa apuração e nem fica sabendo disso. Ou seja, elas deixam de obter valores que seriam muito bem-vindos no caixa, podendo ser usados para abatimento de impostos futuros e equilibrar as contas do negócio.

Como vimos, a escrituração errada de notas fiscais é um grande entrave à gestão de um negócio, não apenas na parte fiscal. Deixar de contar com uma ferramenta que forneça todos os detalhes de uma escrituração fiscal é um tiro no pé.

Para isso é que a Auditto existe, fornecendo soluções completas para uma gestão de documentos fiscais eletrônicos como ninguém nunca viu.

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Por Atracto