Em nosso texto anterior: Tudo sobre o arquivo XML da Nota Fiscal, abordamos um pouco sobre a importância do XML para a saúde financeira das empresas.
Entretanto, o que não mencionamos foi o quanto que uma gestão correta, além de te trazer inúmeras vantagens, ainda te previne possível atuações do Fisco.
Então, vamos aproveitar e entender um pouco melhor o quanto que a tecnologia vem para facilitar a rotina das contabilidade e otimizar ainda mais as entregas das obrigações fiscais.
O que é arquivo XML de nota fiscal?
Em resumo, podemos dizer que o XML é o formato digital da nota fiscal. Cada vez que ocorre um processo de compra e venda, um arquivo de XML é lançado.
O XML da nota fiscal não é impresso e deve ser armazenado de forma segura, para futuramente ser encaminhado para a apresentação do Fisco, quando solicitado conforme determina o artigo 202 do RICMS/SP.
Quem é obrigado a guardar o XML?
De acordo com a Legislação Brasileira, todas as empresas, independentemente do tamanho ou segmento de atuação são obrigadas a guardar os arquivos XML.
Por que eu preciso guardar o arquivo XML?
Em nosso texto anterior sobre o tema, explicamos é preciso guardar o XML por pelo menos o prazo mínimo de 5 anos, conforme determinação dos órgãos reguladores, que é o momento em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem cobrar dívidas atrasadas.
O que acontece se eu não possuir a XML?
Caso o contribuinte não apresente o arquivo XML, caso seja solicitado pelo Fisco, poderá ser severamente punido com multas, e dependendo da gravidade, prisão por fraude.
Então, quais as vantagens de contar com um sistema de gestão robotizado para controlar o XML?
Muito bem, fizemos um resumo dos principais tópicos sobre o arquivo do XML, mas podemos ir muito além. Vimos que os arquivos XML precisam ser guardados, por um prazo mínimo de 5 anos, então automaticamente é necessário fazer uma gestão para que esses arquivos, além de estarem corretos, não se percam ou se misturem com outros documentos. Por isso que contar com a tecnologia, em especial com um sistema de gestão robotizado, se torna, além de um benefício, uma grande vantagem competitiva de mercado. Listamos algumas vantagens:
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Ajudar na própria gestão da empresa:
Ter um sistema robotizado ajuda na gestão empresarial pelo simples fato de você conseguir ter um maior controle financeiro.
Vamos pensar juntos: se você não sabe onde estão os seus principais gargalos financeiros, como você consegue otimizar para potencializar seus lucros? Quando não se sabe onde está o erro, também não se sabe onde é possível aplicar melhorias.
Por isso, contar com um sistema robotizado te facilita um maior controle dessa gestão, te otimizando tempo e até aumentando a produtividade da sua empresa.
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Conseguir cumprir com as obrigações tributárias:
Sabemos que o volume gerado todos os dias pelos documentos fiscais é imenso. Imagina ter que checar isso todos os dias. É muito trabalho, não é mesmo?
Se você conta com um sistema de gestão fiscal, onde os robôs trabalham em um sistema 24/7 e ainda ficam monitorando todas as informações necessárias, você certamente ganhará mais confiança e tranquilidade, pois sabe que toda a questão tributária está sendo analisada e auditada da maneira correta.
Convenhamos, os robôs acabam reduzindo as falhas humanas, certo?
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Para não correr o risco de ser autuado na execução do processo de SPED junto ao Fisco ou outras fiscalizações:
Multas significam uma falha operacional muito grande, não é mesmo?
Ninguém quer ser autuado por parte do Fisco, pois dependendo do valor da multa, a empresa, de um forma mais grave, pode até vir a precisar declarar falência.
Contar com a ajuda dos robôs para a tranmissão do processo SPED, mas tendo a certeza que todos os documentos estão validados, auditados e corretos, é ter a certeza de você não levará uma autuação e poderá manter a saúde financeira da sua empresa em dia.
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Para que haja transparência no processo contábil:
Por fim, mas não menos importante, ter um sistema de gestão dos arquivos XML é criar uma relação de confiança entre contabilidade e cliente.
Já falamos desse tema em textos anteriores, mas se você ainda opera de forma manual, impreterivelmente poderá ter problemas na gestão e perder argumentos importantes na construção de confiança do cliente com o escritório contábil.
A solução é um robô!
Sistema robotizado para ajudar na sua gestão: ou você tem, ou pode, em um período muito curto de tempo, levar um xeque-mate!
Não perca mais tempo com processos manuais que te atrapalham em sua rotina, automatize e entenda o porquê das tecnologias disruptivas estarem revolucionando o mercado fiscal e contábil.
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