Gestão fiscal: os erros que acabam com uma empresa

Gestão fiscal: os erros que acabam com uma empresa

“Acidentes acontecem”. Essa afirmação pode ser válida para vários setores de uma sociedade quando queremos relatar algo que realmente tenha esse significado de acontecimento casual, fortuito, inesperado. Porém, numa empresa, isso jamais pode acontecer. Para uma gestão fiscal eficiente com planejamento é preciso organização e informação adequada que evite os erros. E um erro jamais pode ser classificado como “acidente”. 

Nesse ponto, errar na gestão fiscal é mais que um simples acidente de percurso, podendo acabar com uma empresa. E o pesadelo de todo empreendedor é ter sua empresa nas estatísticas de negócios que enfrentaram a “morte precoce” devido a má gestão financeira ou tributária.

Com alguns cuidados é possível ser muito assertivo na gestão fiscal de empresas, incluindo negócios de todos os portes. Especialmente quando falamos de escrituração de documentos fiscais eletrônicos, há soluções para todos os erros mais comuns que insistem em aparecer nesse processo.

Correndo o risco de parecer repetitivo nas recomendações, alertamos que, basicamente, quando há erro em questões fiscais, a empresa é punida com multas ou forçada a recolher um valor remanescente acrescido dos juros. Como efeito acessório, os órgãos fiscalizadores bloqueiam as certidões de regularidade fiscal da empresa, que, no caso, se torna devedora. Ou seja, é sinal de que o processo de gestão fiscal não está funcionando como deveria.

Falta de atenção na emissão de notas ficais

Na hora de emitir uma nota fiscal eletrônica (NF-e), quem não se atenta a fatores como o preenchimento correto de campos relativos ao PIS, ISS e COFINS já começa se arriscando desnecessariamente. Quem não toma cuidado nessa hora pode se sujeitar a pagar impostos indevidos que acarretam multas em função de erros relacionados ao preenchimento. Ter um sistema automatizado de emissão de notas pode fazer a diferença para emitir os documentos com segurança.

Contudo, o uso de ferramentas insuficientes e o preenchimento incorreto dos tributos em documentos fiscais não eliminam os erros das emissões, mas ajudam a detectá-los mais facilmente. Assim sendo, ter um profissional capacitado para saber como fazer o procedimento também faz parte de uma boa gestão fiscal.

Erros no preenchimento de dados das NF-e

A escrituração fiscal digital (ou SPED Fiscal), como sabemos, modernizou todo o trabalho que as empresas tinham ao fazer seus registros fiscais. Ao mesmo tempo, o preenchimento de informações passou a exigir muita atenção para evitar irregularidades. Assim, muitos profissionais de contabilidade ainda cometem falhas nesse momento da gestão fiscal.

Um dos erros mais comuns no processo de preenchimento de uma escrituração fiscal digital é quanto aos códigos de notas. Uma nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e), por exemplo, tem o código 65 no seu preenchimento. Não utilizar o código ou usá-lo de maneira incorreta deixa a escrituração irregular.

Tenha a certeza de que o código escolhido é, realmente, o referencial adequado para cada operação consultando e conferindo antes do envio o código correspondente de cada operação. Saiba que um sistema automatizado pode fazer isso por você, parametrizando o preenchimento das informações do SPED.

Além disso, as notas fiscais eletrônicas devem conter os dados completos referentes a tributações, obrigações acessórias e fretes. Errar nesse preenchimento pode fazer com que o envio não seja feito ou mesmo que o negócio sofra com algum tipo de irregularidade fiscal.

Por mais que em um ano você saiba exatamente como fazer o preenchimento da escrituração fiscal digital, alterações na legislação podem incluir novos blocos, mudar códigos ou acrescentar novas obrigações a todo o processo. Desconhecer essas mudanças, portanto, é um erro grave na gestão fiscal porque, dessa forma, você não consegue garantir o preenchimento atualizado.

Prazos perdidos por desorganização

Sem uma agenda de obrigações bem elaborada, até mesmo aquelas entregas de rotina da gestão fiscal podem cair no esquecimento. Por exemplo, o envio da Escrituração Fiscal Digital (EFD) para gerar a apuração de Contribuições como o PIS e a COFINS deve ser elaborado no ambiente do Sistema Público de Escrituração Fiscal (SPED) e precisa ser enviado mensalmente à Receita Federal, mesmo que a empresa tenha emitido o fato gerador dessas obrigações tributárias, ou seja, a nota fiscal.

E a perda do prazo de envio da EFD acontece com mais frequência do que se imagina. Assim, caso a empresa não transmita o arquivo — assinado por meio de certificado digital — na data exigida, será aplicada uma multa que pode chegar a R$ 1.500,00 por mês ou por fração do período não enviado. Só isso, uma única vez, já causa um buraco considerável no caixa de um empreendimento. Quando é recorrente, então, pode acabar com uma empresa.

Outro erro que já citamos em posts anteriores e que coloca a empresa em riscos de sofrer sanções fiscais é a falha no armazenamento de NF-e. Ainda é comum que gestores desconheçam que o principal documento que deve ser guardado pelo tempo exigido pela legislação é o arquivo XML e não somente o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

A falta de um único arquivo XML pode gerar sanções graves, como o pagamento de multa que chega até R$ 1.000,00 por documento, caso ele seja solicitado e a empresa não e entregue em tempo hábil ao Fisco. E, conforme mencionado, de erro em erro, de prejuízo em prejuízo, a empresa pode virar estatística, e das negativas.

Não verificar notas emitidas contra seu CNPJ

Outra situação comum que pode acabar com a saúde financeira de uma empresa são as divergências nas notas fiscais que vêm dos fornecedores, ou aquelas emitidas contra o seu CNPJ, seja ela um simples erro no endereço ou também números que não batem quanto à quantidade de mercadorias, por exemplo.

Dessa maneira, a manifestação do destinatário é uma saída excelente para minimizar esse tipo de problema. Assim o gestor pode se manifestar se tem ciência da operação ou não, evitando cancelamentos de notas e outras complicações futuras.

Em caso de cancelamento de notas, este procedimento apenas pode ser usado caso o fornecedor das mercadorias detecte o erro antes de ocorrer o fato gerador do ICMS, ou seja, antes da circulação da mercadoria. Para o cancelamento, o prazo é de 24 horas. Ou seja, com uma gestão fiscal organizada é possível, dentro desse período, saber todos os passos e detalhes de uma operação. Para isso, vale contar com um sistema automatizado que informe sobre todas as notas fiscais e os detalhes implicados nas mesmas.

DETALHE: Em alguns casos não é possível efetuar o cancelamento da NF-e. Neste caso, quando o imposto destacado no documento for a menor que o devido, pode ser utilizada uma Nota fiscal Complementar. Esse documento complementar irá preencher a diferença a menor lançada no documento fiscal original.

Quando a Nota Fiscal Complementar for emitida em período de apuração posterior em relação ao documento original, deve o fornecedor, além de emitir a Nota Fiscal Complementar, recolher o ICMS por meio de guia de recolhimentos especiais.

Achar que a fiscalização não vai aparecer

Pode parecer uma chance remota, mas como a automatização e a digitalização estão tornando o controle e fiscalização mais eficientes, qualquer discrepância de informação pode ser motivo para você ter que apresentar as contas da empresa. Para isso, mantenha seus controles e arquivos organizados. Deixar para fazer isso só em uma determinada época pode trazer transtornos se você for pego de surpresa.

Salientamos esse discurso porque ainda hoje são os erros mais comuns que aparecem para serem resolvidos pelos gestores. Ao melhor exemplo do “acidentes acontecem” do início do texto, muita gente acha que isso nunca vai acontecer com elas. Mas, sim, pode acontecer com você.

Mesmo que pareça alarmista, existe solução. Não deixe de acompanhar os próximos textos que mostraremos como o sistema Auditto pode resolver esses problemas todos em um só lugar.

Por Atracto