O custo do tempo: faça a automação fiscal ou fique pra trás!

O custo do tempo: faça a automação fiscal ou fique pra trás!

A administração de negócios nunca foi – e ainda não é – uma coisa fácil. Ao contrário! A quantidade de neurônios queimados ao se pensar estratégias de sucesso só cresce. Porém, quando o ser humano se vê travado por suas próprias limitações, a solução aparece com algo que sempre pode ser expandido: a tecnologia. No caso de escritórios contábeis, fazer tarefas manuais já é coisa do passado. A automação fiscal é a melhor saída para fazer o negócio crescer, em vez da dor de cabeça.

A modernidade e inovação já têm seu espaço garantido espaço nas empresas de contabilidade, por meio de sistemas contábeis e automatização de processos. Até porque, atualmente, o motivo principal de uma empresa de serviços contábeis buscar automação fiscal está atrelado ao compliance fiscal e à segurança jurídica na prestação das informações para o fisco.

Hoje, toda a informação prestada ao Fisco é eletrônica, então não tem como pensar que uma empresa de contabilidade não faça uso da automação fiscal para performar com seus clientes. Pensar em postergar a adoção de ferramentas tecnológicas em um escritório contábil é correr o risco de fracassar.

Portanto, o antônimo do fracasso é investir em automação fiscal. Mostraremos aqui um exemplo real de uma empresa que conseguiu se reinventar e alcançar o sucesso depois de se automatizar.

Um problema chamado SPED

O caso que vamos mostrar é um relato emblemático que escancara exatamente o que acontece quando não se tem um investimento em automação. Principalmente porque já não se consegue mais atender aos dispositivos legais se a contabilidade não tem automação fiscal. Ou seja, é investindo em tecnologia que se consegue prestar um mínimo de informações que o governo pede.

O exemplo dessa empresa contábil – chamaremos de RJR Contabilidade – começa em 2011, com o advento do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que foi o início da modernização da sistemática de cumprimento das obrigações acessórias realizadas e transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores. O SPED foi pensado para substituir a emissão de livros e documentos Contábeis e Fiscais em papel por documento eletrônico. 

A criação do SPED originou mais três grandes projetos: a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Depois vieram o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), FCont, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e a EFD-Contribuições.  

Essas obrigações chegaram e mudaram drasticamente o cenário contábil. Para a RJR Contabilidade, quando essas obrigações foram implementadas através das leis, e a primeira obrigatoriedade se deu com o EFD Contribuições em janeiro de 2012, o escritório, que durante anos se “acostumou” a trabalhar da mesma maneira, simplesmente não conseguiu atender a esse dispositivo legal dentro do prazo.

Ou seja, era preciso entrar na era da automação fiscal sob o risco de ficar para trás…

Atendimento lento = dinheiro curto

Bom, o SPED entrou em vigor. O que fazer? Quase no estilo “quem não tem cão, caça com gato”, o período de entrega das obrigações dos clientes da RJR Contabilidade foi iniciado sem ter uma metodologia definida, sem ter um processo organizado, sem ter uma ferramenta sequer para fazer a entrega da maneira como a lei previa a partir daquele momento. 

A falta de ferramentas adequadas para a automação fiscal requerida levou a RJR Contabilidade a não cumprir com um dispositivo legal do qual eles eram contratados para fazer. Os empresários e clientes, que esperavam o mínimo de eficiência do serviço e que a contabilidade entregasse tais obrigações da maneira correta, passaram a ficar preocupados com o risco de possíveis notificações e multas. Em outras palavras, o prejuízo futuro era certo. Se não cumprissem com a principal função de um escritório de contabilidade, os clientes iriam embora.

Ficou claro que a partir dali era um problema gigantesco manter a operação contábil na RJR Contabilidade da mesma maneira que foi feita por anos a fio. A mudança teria de ser rápida e radical.

À procura da paz (e da solução!)

Antes de todo esse movimento do Fisco para transformar as obrigações acessórias em arquivos eletrônicos, as informações eram prestadas em sistemas muito mais simples, com informações consolidadas. Um exemplo é a declaração de Imposto de Renda, que já é digital há tempos, mas com informações imputadas de forma manual, ou mesmo a DCTF ou a GIA, que são obrigações que consistem em formulários digitais onde se faz um imput manual de uma informação, mas de forma superficial e muito vaga. 

A mudança que o Sistema Público de Escrituração Digital trouxe foi de que as informações deixaram de ser prestadas de forma consolidada, em formulários padronizados, e alcançaram o nível de detalhamento dos itens previstos na legislação. Cada detalhe tem de ser informado. Hoje, a escrituração fiscal eletrônica atende a essa questão, eliminando a inserção manual de informações, deixando tudo automatizado.

Pois bem. A partir do momento que o SPED passou a valer, a RJR Contabilidade se lançou no mercado à procura de quem pudesse ajudar a solucionar essa questão. O mais importante desse passo: houve um reconhecimento de que o operacional não estava funcionando como deveria e que era preciso buscar auxílio. E esse reconhecimento foi RÁPIDO!

Na caçada pela solução de automação fiscal, a RJR Contabilidade conheceu uma empresa de sistemas que parecia perfeita para sanar o problema da falta de ferramentas adequadas para desempenhar o trabalho.

O objetivo era encontrar uma solução que tratasse o item, o objeto da escrituração, dentro da nota fiscal eletrônica em seu detalhe, e não apenas informações consolidadas como um todo. 

O pote de ouro no fim do arco-íris

Depois da tempestade sempre vem a bonança. E esse ditado popular mostrou-se verdadeiro… No caso, existiam alguns pontos específicos que a RJR Contabilidade estava buscando numa ferramenta para se manter competitiva no mercado. E o sistema tinha de ser completo para dar conta do SPED.

O que acontece é que o preenchimento do SPED deve ser feito com o auxílio de um software ERP que integre dados fiscais, trabalhistas e contábeis. Como a ECD carrega todos os lançamentos diários realizados pela sua empresa, dificilmente se conseguirá inserir todos eles de forma manual dentro do programa validador para a transmissão do arquivo do SPED para o Fisco.

Dependendo do tamanho do movimento da contabilidade, principalmente se ela atende diversos clientes – e esses clientes são empresas com grande volume na comercialização de produtos e serviços, essa operação torna-se impossível de ser realizada sem o auxílio de um software.

E não só isso: toda a informação fiscal contida num arquivo deve passar por uma validação antes da entrega. É justamente isso que era a pedra no sapato da RJR Contabilidade.

O próprio programa validador do SPED realiza algumas verificações com o objetivo de encontrar erros e discrepâncias que prejudicam a veracidade das informações. Alguns desses detalhes apontados impedem a transmissão da demonstração e será preciso corrigi-los antes de enviar. 

Além disso, existem alguns dados contábeis que o sistema não consegue identificar e, caso eles sejam enviados com erros, a empresa poderá sofrer algumas sanções — além de ser obrigada a retificar o documento.

Caso os dados estejam corretos, conferidos e validados, é preciso passar para a etapa de geração do arquivo oficial, que deverá ser armazenado em seu computador. Esse arquivo final deve ser assinado (por meio do certificado digital) pelo sócio, pelo contador responsável pela empresa, bem como pela pessoa jurídica. Só daí que se pode transmitir o arquivo.

Era esse nível de detalhe que a RJR Contabilidade não conseguia chegar, deixando de cumprir 100% a entrega das obrigações dos clientes como deveria acontecer. E é aí que a Auditto aparece!

No alvo!

Para a RJR Contabilidade, a solução da Auditto foi amor à primeira vista (ou no primeiro teste)! A empresa estava disposta a investir em uma solução de automação fiscal que evitasse a perda de tempo com a inserção manual de dados e que permitisse chegar a esse nível de detalhe com segurança e validade jurídica das informações.

Quando a RJR Contabilidade viu que o sistema conseguia atingir o nível de detalhe dos itens tanto da movimentação de entrada como da movimentação de saída de notas fiscais das empresas e que era possível todas as apurações dos impostos estaduais (ICMS) e dos impostos federais (PIS e Cofins) nos leiautes propostos pela legislação, fechou na mesma hora.

Esse passo, de investir em automação fiscal, foi algo necessário. Foi preciso reconhecer a limitação e ir atrás de uma solução para conseguir atender os clientes. E deu certo!

A contabilidade que não recebe essas informações o tempo todo num sistema que fornece a visão do Fisco sobre o negócio do cliente, quando chega a hora de entregar as informações não é possível saber se existe alguma inconsistência e corrigir esse erro antes do envio, mantendo-se o compliance. 

É assim que o sistema Auditto atua. E era isso que a RJR Contabilidade buscava: um sistema de automação fiscal que permite entrar no detalhe da obrigação.

A satisfação de obter o sucesso

Com a ferramenta, a RJR Contabilidade conseguiu o resultado esperado, transformando suas operações que não eram assertivas em verdadeiras estratégias de sucesso. Nesse caso, a maior satisfação, como empresa contábil, foi ter a tranquilidade da certeza de que se está honrando seus compromissos. E fazendo da melhor maneira possível!

Com o Auditto rodando, a RJR Contabilidade conquistou também a satisfação dos clientes. Os empresários começaram a procurar a contabilidade para resolver problemas que a concorrência não conseguia ainda porque já tinham ficado para trás, uma vez que ainda não possuíam um sistema de automação fiscal.

Além de entregar as obrigações com total conformidade com a legislação, a RJR Contabilidade passou a ser procurada por quem queria adquirir conhecimento na área e por quem buscava uma empresa contábil com estrutura robusta para atender com maestria toda a demanda que não parava de crescer. Isso valeu todo o investimento inicial.

É isso que a Auditto busca. Com o compromisso de deixar as empresas seguras, mantendo o compliance fiscal, a Auditto já é a maior empresa de tecnologia fiscal do país por entregar resultados como esse, integrando ferramentas e oferecendo soluções em um só lugar.

Ou seja, no cenário atual é impossível uma empresa atender a qualquer dispositivo legal sem falar a palavra automação fiscal, sem falar em compliance fiscal, sem falar em tecnologia. Então, é fundamental e um princípio básico para o dia a dia do escritório contábil o investimento em ferramentas tecnológicas. Para isso é que estamos aqui!

Faça como essa empresa: vire o jogo a seu favor e veja o que um sistema de automação fiscal pode fazer pelo seu negócio. Entre em contato com a Auditto e saiba mais!

Por Atracto