Por que baixar e armazenar o arquivo XML das NF-e?

Por que baixar e armazenar o arquivo XML das NF-e?

Se você trabalha com notas fiscais eletrônicas e com o arquivo XML, então já tem uma ideia das dificuldades de organização e armazenamento desses arquivos. Mas, com a tecnologia, o que era uma tarefa burocrática e que exigia tempo e organização do gestor ficou mais fácil e rápida.

Com um clique é possível baixar o XML da NF-e, consultar os documentos fiscais eletrônicos e eliminar os erros. Veja por quê:

O arquivo XML de nota fiscal

Primeiramente, XML é o formato padrão para registro das informações relativas às notas fiscais eletrônicas, uma versão digital da nota fiscal. O arquivo surgiu em meados da década de 90 para apresentar uma forma prática de troca de informações pela internet.

A nota fiscal é emitida quando existe a venda de um produto. Esse arquivo obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal. O princípio do XML é que ele pode ser lido por vários tipos de software, como, por exemplo, os específicos disponíveis na Receita Federal.

Além disso, outras empresas, como a Auditto, possuem uma tecnologia própria para leitura, visualização, armazenamento, conversão e rastreabilidade do XML. Isso garante segurança e agilidade em uma situação de fiscalização de órgãos fiscais, por exemplo.

A obrigatoriedade do XML

Sim, ele é obrigatório.  Se um emissor não gerar esse documento, será multado pela Receita. Como o XML serve para comprovar a emissão de notas para a Receita, acontece de várias empresas gerarem o arquivo e não o deixarem disponível pelo tempo mínimo necessário (que é de 5 anos, pela legislação atual). 

Dessa forma, é importante que haja uma gestão eficiente na empresa a fim de armazenar corretamente os arquivos em XML. Infelizmente ainda é comum, por causa de uma logística falha ou outros erros de procedimento, que muitos dos arquivos sejam perdidos. Isso gera custos enormes para uma empresa.

Sendo assim, gerar esse documento de forma digital e gerenciá-lo com o auxílio de uma ferramenta tecnológica pode garantir mais segurança para a empresa. E é disso que você precisa!

A utilização de um software de automação empresarial, como o Auditto, por exemplo, pode ajudar e muito na hora de organizar as informações. Assim, fica muito mais fácil localizar e baixar uma nota de um cliente quando for necessário uma auditoria ou uma simples conferência.

Fora que, em caso de perda, é possível fazer o resgate de qualquer XML próprio da empresa, de qualquer período, com ou sem a chave de acesso. E também o resgate de notas de terceiros dos últimos 90 dias, ou anterior a esse período (desde que tenham chave de acesso).

Como o sistema armazena os dados em nuvem, não corre-se o risco de perder nenhum dado ou arquivo, tendo ainda o benefício da organização fiscal. O dashboard do sistema é informativo e intuitivo, oferecendo leitura amigável e monitoramento em tempo real.

Vale lembrar que para baixar um XML – ou emitir uma nota – é preciso um certificado digital. A principal função é confirmar a autenticidade do documento. O certificado pode ser adquirido junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Auditto.

 O sistema gestor de documentos fiscais eletrônicos

Toda empresa que emite notas fiscais necessita fazer o monitoramento a gestão correta dos dados das NFs. E não apenas as notas fiscais eletrônicas, mas também das NFC-e e CT-e, entre outras. Com a transmissão e o armazenamento online dos documentos, há um grande volume de dados e outras informações importantes, como as regras fiscais de tributação.

Usar um software de gestão proporciona segurança no preenchimento das notas e maior eficiência na fiscalização tributária por parte da Receita Federal, além de economia de tempo e dinheiro. Mas como você monitora suas obrigações? Com  um software comum existente por aí?

O sistema Auditto, por exemplo, traz a funcionalidade de rastrear os documentos para um total controle, com check-in dos recebimentos, tudo automatizado e sem concorrentes no mercado que agreguem todas as funcionalidades em um só lugar. 

Com isso, a equipe fiscal consegue obter armazenamento, captura automática e validação dos documentos fiscais eletrônicos para consultas quando for necessário. Também é feita a baixa automática dos arquivos XML e SAT, tudo integrado com o ERP, fornecendo relatórios de controle e de movimentações de arquivos.

A grande vantagem é ter todo o processo fiscal da sua empresa em suas mãos. Além disso, esse sistema permite a personalização da solução de acordo com suas necessidades fiscais específicas, tornando a gestão um processo muito mais simples do que parece.

Mais segurança na emissão de NFC-e

A NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é a NF emitida para empresas e pessoas físicas (consumidor final) que não são contribuintes de ICMS. A NFC-e elimina a nota fiscal de venda ao consumidor, modelo 2, e o cupom fiscal. 

Com a NFC-e, é possível imprimir as notas ao consumidor em impressoras comuns, sem necessidade de autorização da Sefaz. Caso a empresa tenha mais de uma unidade operacional, não é necessária autorização da Sefaz para cada uma delas para emitir notas.

“Certo, mas isso eu já sei”, você deve estar pensando. Mas e como fazer a gestão disso? Como controlar as saídas e os impostos das notas?

Fácil. O sistema Auditto possui integração total da NFC-e com seu ERP, trazendo as informações referentes à venda e o financeiro. O sistema Auditto realiza a validação constante das NFC-e em busca de erros e inconsistências.

Como a fiscalização pode acontecer em tempo real, o contribuinte, além de saber que os XMLs estão armazenados de forma segura, também passa a ter a certeza de que seus impostos estão sendo corretamente destinados graças à esse fluxo de validação exclusivo.

Quando uma organização não possui dispositivos e soluções em software adequados para emissão de NFC-e do seu cliente, corre riscos desnecessários. Portanto, a escrituração fica muito mais simples e segura.

Praticidade para emissão de CT-e

O mesmo acontece com o CT-e. Fica muito mais simples emitir, documentar e arquivar as prestações de serviços de transporte de cargas que seu cliente realiza com o módulo gestor de Conhecimento de Transporte Eletrônico do sistema Auditto.

Para quem trabalha com transporte de mercadorias (rodoviário, aéreo, ferroviário etc.), é fundamental. Como o documento tem validade em todo o território nacional, deve ser apresentado durante as fiscalizações na estrada. Se não há como fugir das obrigações fiscais, é melhor que elas se tornem mais simples, não é mesmo?

Especialmente para quem tem o trabalho de fazer o fechamento fiscal, um sistema automatizado torna a tarefa muito menos penosa. Como o sistema é todo em nuvem, o acúmulo de papel deixa de existir e seu negócio passa a ser mais organizado, oferecendo rapidez e segurança para a empresa. 

O gestor de SAT

O SAT (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos) documenta, de forma eletrônica, as operações comerciais dos contribuintes varejistas do Estado de São Paulo, substituindo os equipamentos ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Antes do SAT a emissão de cupons fiscais era feita por meio de sistemas emissores disponibilizados pela Secretaria da Fazenda de São Paulo. 

Assim, esse sistema possibilita a emissão de cupom fiscal eletrônico, além de armazenar este documento de uma forma totalmente digital, registrando todas as informações referentes a negócios que envolvem mercadorias. 

Para validar os cupons fiscais de venda de um determinado produto e transmiti-las à Sefaz, as empresas necessitam de um software de gestão empresarial para integrar o SAT e emitir os cupons fiscais. E esse é um trunfo do sistema Auditto!

O Auditto faz a captura de todos os SATs transmitidos diretamente do portal da Sefaz e consegue fazer a baixa automática de todo cupom que foi emitido. Isso possibilita o gerenciamento de todas as compras e vendas de sua empresa já com o cálculo correto do valor dos impostos necessários que devem ser enviados para a Sefaz, tudo de uma forma totalmente automatizada. 

Sem mencionar que tudo isso é integrado ao ERP e às outras funcionalidades, agrupando os diferentes arquivos em uma mesma plataforma. Portanto, é garantia de validade e qualidade das informações fiscais da empresa, além de proporcionar agilidade à sua rotina, mitigando o risco de erros.

Só isso?

Somente o Auditto reúne todas essas funcionalidades num mesmo sistema com um processo único de fluxo de validação. Periodicamente os dados e informações das notas, arquivos XML e SAT, são conferidos. Isso torna o processo mais ágil e prático, garantindo também que todas as variáveis utilizadas sejam devidamente faturadas e recebidas.

Tudo isso formará a base para a automação e escrituração fiscal dos documentos de diversas empresas nos mais variados ramos de atividade.

E se isso não foi o suficiente para te convencer a testar e adquirir o sistema Auditto, saiba que não para por aqui.  O sistema Auditto tem muito mais vantagens nesse processo de fluxo exclusivo. Mas falaremos mais tarde.