Como sabemos, a rotina de um núcleo contábil é extremamente intensa e ainda requer um elevado nível de atenção para todas as demandas burocráticas.
Mas, para alegria dos profissionais do segmento, a tecnologia evoluiu, ajudando a otimizar muitos processos.
Mas você realmente sabe tudo sobre esse documento tão importante?
Vamos descobrir!
O que é arquivo XML de nota fiscal?
XML é a sigla para eXtensible Markup Language, sendo essa uma recomendação de uma das principais organizações da internet, a World Wide Web Consortium (W3C), sendo o principal intuito gerar uma linguagem para necessidades especiais dentro e fora da rede online.
A origem do XML foi na década de 90, quando a internet se revolucionou e substitui vários protocolos de comunicação em rede através de computadores. Foi graças a esse processo, que hoje temos uma padronização de escrituração fiscal.
Até alguns anos atrás, na década dos anos 2000, a emissão das notas fiscais era feita por meio de talões elaborados com a autorização prévia do Fisco – a chamada Autorização de Impressão de Documento Fiscal (AIDF).
Além disso, o responsável por tal demanda precisava escrever bem, escrever rápido e praticamente não errar, pois não eram permitidas rasuras.
Ou seja: o desperdício de papel era imenso, o prejuízo era algo astronômico e o espaço que precisava para guardar tantos documentos e imensas pilhas de documentos físicas era algo fora do comum.
Foi somente em outubro de 2005, que a nota fiscal eletrônica adotou o formato do arquivo de XML em todo o território nacional, como parte do projeto SPED, tornando o processo de transferência de dados muito mais ágil.
Em resumo, podemos dizer que o arquivo XML é a versão digital da nota fiscal, que é emitida quando ocorre o processo de compra e venda.
Quais são as principais informações contidas no XML?
De acordo com o portal Administradores, as principais informações contidas no arquivo são:
– Dados da NF-e, como o modelo, número, data de emissão, data de saída e entrada e valor total;
– Dados do emitente, como nome e razão social, CNPJ, inscrição estadual, entre outras;
– Dados do destinatário, como endereço e inscrição estadual;
– Dados dos produtos e serviços: unidade comercial, quantidade, valor;
– Dados relativos ao ICMS;
– Dados do transporte;
– Dados de cobrança;
– Algumas informações adicionais, como dados de interesse do contribuinte.
Arquivo XML: tudo o que você precisa saber!
Bom, se você chegou até aqui já entendeu o que é o arquivo XML da nota fiscal. Mas agora, como você contador já sabe muito bem, essa é só uma parte do processo.
Isso mesmo, ainda temos as Notas Fiscais Eletrônicas e o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe). Por isso, vamos explicar direitinho o que são cada uma e quais suas funções.
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Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e chegou para modernizar os modelos em papel, que eram usados antigamente em transações comerciais. Em operações B2B para B2C, ela só era aplicada quando os destinatários estavam em diferentes estados do emitente.
Essa versão eletrônica, prevê a transmissão e o armazenamento online dos documentos.
A versão eletrônica conta com a transmissão e o armazenamento online dos documentos. Além de também ter como peculiaridade a segurança no preenchimento e a maior eficiência na fiscalização tributária perante a Receita Federal, já que as informações são verificadas no tempo real de lançamentos.
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Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe)
Já o Danfe, é o documento demonstrativo que acompanha o produto vendido. Ou seja, trata-se de um papel com o descritivo das principais informações da nota fiscal, que a sua empresa recebe quando compra e que fornece ao cliente quando vende.
Como é muito comum acontecer confusões com esse documento, precisamos esclarecer, que ele é erroneamente tratado como a versão impressa da NF-e.
É um erro que pode vir a custar caro, pois a nota verdadeira está no arquivo XML, que deve, sim, ser disponibilizado para consulta após cada movimento de compra e venda, mas ele nunca é enviado junto a mercadoria.
Além disso, o Danfe também vem junto com uma chave de acesso, composta por um código único de 44 algarismos. Ao consultá-la no portal da Nota Fiscal Eletrônica, é possível realizar uma checagem completa ou resumida aos campos da NF-e.
Fique de olho nas suas obrigações
Bom, percebemos então que a NF-e, Danfe e o arquivo XML são parte de uma mesma operação, com funções diferentes. Por isso, é de extrema importância dominar todas as obrigações associadas a esses processos.
Tanto o emissor quanto receptor devem guardar seus arquivos XML pelo prazo mínimo de 5 anos, conforme orientação dos órgãos regulatórios: Fisco. Como o XML substitui a nota fiscal, podem ser utilizados para a troca de um produto e também solicitados em uma fiscalização da Receita Federal, gerando multas na sua ausência.
Tecnologia como aliada
Até aqui já entendemos a obrigatoriedade e a importância do arquivo XML, mas em um meio onde são emitidas várias notas fiscais por dia, como é possível capturar, armazenar e fazer a checagem de todo esse volume de documentos?
Pois bem, a resposta não poderia ser outra: Tecnologia.
Usar um software de gestão contábil te ajuda a ter uma maior segurança na auditoria das notas e maior eficiência na fiscalização tributária por parte da Receita Federal, sem contar os benefícios de otimização de tempo e redução de custos, pois fazer toda essa triagem de forma eletrônica é muito mais prático e assertivo, não é mesmo?
Em nosso texto: Por que baixar e armazenar o arquivo XML das NF-e?, mencionamos o fato do sistema da Auditto, por exemplo, trazer a funcionalidade de rastrear os documentos para um total controle, com check-in dos recebimentos, tudo automatizado e que agreguem todas as funcionalidades em um só lugar.
Outro ponto que podemos destacar, é o que com a utilização da tecnologia em nuvem ainda não se tem o risco de nenhum documento ser perdido ou danificado.
Sabemos bem, que um documento que se perde já é motivo o suficiente para uma atuação do Fisco. Afinal de contas, como você vai provar a sua movimentação financeira sem os arquivos XML das notas fiscais?
Vale também lembrar que para baixar ou emitir uma nota é preciso do certificado digital, que tem como principal finalidade confirmar a veracidades das notas fiscais. Mas convenhamos, melhor contar com um sistema integrado que já vem com isso, não é mesmo? E adivinhe só, a Auditto vem.
Realmente, contar com um sistema que te ajuda a ter maior controle sobre toda a sua operação, além de auditar e armazenar com segurança e confiabilidade todos os arquivos de XML não é para qualquer um.
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