Muito provavelmente se você chegou nesse texto, já deve ter lido a postagem que fizemos sobre a introdução dos 5 passos para robotizar um escritório contábil. Se ainda não leu, clique aqui e corre lá porque é interessante ter essas informações para continuar conosco na linha de raciocínio. Agora, se você chegou nesse parágrafo é porque está interessado neste primeiro tema, A SUPERVISÃO ROBOTIZADA. Mas você deve se perguntar: o que é a supervisão? O que a Auditto entende como sendo esse primeiro passo da robotização?
O CONCEITO DA ROBOTIZAÇÃO NA CONTABILIDADE
A robotização na contabilidade é uma solução cada vez mais popular para sistemas legados limitados e díspares, como ERPs encontrados nas operações financeiras e contábeis dos clientes, que afetam diretamente a eficiência operacional das operações de fluxo de caixa e de backoffice das empresas. Ou seja, sem o RPA, o resultado é prejuízo certo! De largada podemos dizer que o RPA pode ser usado para reduzir as tarefas de transcrição de dados em 80% nas parte de escrituração contábil – quando falamos de contas a pagar, fechamento financeiro, contabilidade tributária e muito mais. Mas uma pergunta permanece. Por quê? Por que o RPA está se tornando tão popular? Por que isso está tornando a robotização na contabilidade um termo que deve ser visto com atenção? Basta pensar que os robôs em contabilidade são semelhantes às planilhas de Excel, tão usadas em escritórios tradicionais. No entanto, a principal diferença entre eles é que, em vez de se limitar à execução apenas no Excel, o software RPA é executado em qualquer aplicativo de contabilidade que você apontar. Pense no RPA como uma “macro” que pode dizer a três outros aplicativos o que fazer em vez de apenas usar o Excel. A automação de processos robóticos na contabilidade também é frequentemente chamada de IA (inteligência artificial). Daí o maior uso dessa ferramenta. Ela evita problemas, como perda de tempo e de dinheiro.
PASSO 01: A SUPERVISÃO
Conceitualmente, tudo certo. Agora vamos para a prática, afinal você está aqui para entender como transformar o seu escritório contábil, certo? Na visão da Auditto, a robotização contábil começa com um passo importantíssimo: a supervisão. Enxergamos dessa forma pois ao entrar num escritório a primeira coisa que nossos robôs precisam fazer, inclusive para que de cara seja possível entregar resultados palpáveis ao empresário contábil, é exibir de maneira estruturada a situação operacional do escritório. Os robôs do Auditto apontam a situação de todos os CNPJs controlados pela contabilidade nos últimos 5 anos! E o que compõe essa primeira análise? O foco aqui é justamente entregar uma visão global das obrigações acessórias e principais, indicando ausências, divergências e problemas gerais com a situação fiscal dos clientes da contabilidade. Em resumo, na supervisão robotizada, nossa auditoria inicial entrega ao empresário a mesma visão do Fisco! E em um cenário onde o Fisco está cada vez mais automatizado, nada melhor do que conseguir enxergar como ele enxerga, antecipando possíveis problemas, certo?
MULTAS E PROBLEMAS
Todos nós sabemos que existem diversos problemas rotineiros na gestão contábil e fiscal, visto que o volume de informações é muito grande e os prazos são extremamente apertados. Frente a esse cenário muitas vezes os analistas ou a equipe que cuida das contas da contabilidade correm para fazer pequenos ajustes antes de realizar a entrega só para cumprir o prazo e, lá no Fisco, a determinação aparecer como cumprida. Mas como saber se, de fato, a equipe da contabilidade está cumprindo de forma correta? Como supervisionar as entregas, tendo a certeza de que os valores declarados não estão divergentes? E arquivos em branco só para cumprir o prazo? Eles existem? Enfim, sabemos das maneiras de, muitas vezes, dar um olé no Fisco para parecer que estamos em compliance. Maaaaaaaas… Já escrevemos aqui no blog da Auditto como o Fisco está ficando cada vez mais robotizado para fazer suas varreduras. Não tem como escapar. Quando o Fisco pega, a coisa fica feia! E também sabemos que, num geral, a corda estoura para o lado do contador, não é mesmo? Se um cliente recebe uma autuação, toma uma multa, a bomba explode para o contador que, invariavelmente, pode perder o cliente. Tendo um robô para fazer essa checagem, minimizamos exponencialmente esses riscos, já que o processo robotizado do Auditto, por exemplo, cruza as informações declaradas de forma automatizada, alinhando a consistência dos valores já apontados em outras entregas. Como estamos conectados diretamente ao sistema do Fisco, nós confirmamos que aquela entrega de fato ocorreu e está com os valores outrora declarados em obrigações paralelas e redundantes. Nosso sistema aponta o que está em confirmação, e o nosso robô faz automaticamente o processo validando que de fato foram entregues as obrigações.
PASSADO, PRESENTE E FUTURO… COM OPORTUNIDADES PARA O ESCRITÓRIO CONTÁBIL
Como foi explicado, o primeiro passo dessa auditoria e supervisão é trazer um raio-x da situação geral da contabilidade, olhando para os 5 anos anteriores. A partir de então os robôs passam a fazer toda a parte de conferência por dentro da plataforma, olhando para o futuro, sem necessidade de intervenção humana. Esqueça os inputs manuais e tenha o controle de toda a contabilidade desse ponto em diante! O sistema faz a conferência e auditoria de pré-entrega para que os prazos não sejam perdidos, e, mais que isso, que as obrigações estejam consistentes antes de subirem para o sistema dos órgãos fiscalizadores. De forma automatizada! Aqui os robôs garantem o compliance! Sabemos que mercado afora existem diversas ferramentas de controle nos quais são feitos os apontamentos e controlados os vencimentos. Aí, até esse ponto, estaríamos em pé de igualdade, certo? Mas, nessa visão entregue de maneira genérica, sempre fica uma dúvida referente a autenticidade das informações… O analista a equipe dizem que as entregas foram feitas, mas ficamos sem saber o que realmente foi executado, se houve edição, com que conteúdos as obrigações foram entregues, enfim… Voltamos ao problema inicial de falta de gestão assertiva. É verdade que algumas dessas ferramentas usam um mecanismo de upload de recibos e outras evidências para que os executores do processo provem que de fato houve uma entrega consistente. Apesar disso minimizar o risco de dúvida, por outro lado aumenta o trabalho, o que no fim das contas volta a tornar o processo mais caro, demorado e pouco assertivo. Mas sejamos sinceros, sabemos que nesses casos a equipe deixa de usar ou usa de forma parcial esses sistemas, porque o trabalho fica ainda mais complexo e demorado. Novamente voltamos aos mesmos problemas do início.
AS OPORTUNIDADES
Vamos falar de um ponto super positivo: oportunidades de aumentar o faturamento. Quando se tem um controle completo, como o entregue pelo Auditto, logo na primeira fase da implantação da robotização, o escritório contábil já pode ter ainda mais benefícios no processo. Além de poder estar tranquilo com relação à efetividade do serviço prestado aos clientes, quando se tem a visão macro dos processos, é possível encontrar possibilidades de novos negócios. Vou me explicar melhor… Ao olhar para o passado, voltando lá no ponto inicial da supervisão, podemos nos encontrar problemas na vida fiscal do cliente que não são referentes à nossa gestão. Tem quem queira simplesmente evitar essa visão para não entrar em mais imbróglios, mas aqui podem surgir processos importantes de recuperação de créditos, por exemplo, que ficaram esquecidos. Numa só tacada se tem supervisão garantida e mais lucros.
ESCRITÓRIO CONTÁBIL: ROBOTIZE JÁ!
Nos próximos textos, vamos trazer os outros 4 passos desse processo de robotização de um escritório contábil, mas esperamos que ao enxergar os primeiros benefícios você já esteja pronto para mudar a sua realidade e passar a ter uma vida empresarial ainda mais saudável e rentável. Nosso robôs foram criados justamente pelo motivo de que vemos necessidade de sanar essas dores fiscais e contábeis minimizando todo o ônus que os processos manuais têm causado aos contadores. Chegou a hora da revolução. Vamos juntos nessa? Acompanhe os próximos textos e evolua junto conosco na robotização dos seus processos.
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