Manter uma empresa em dia e regularizada perante o governo é essencial para a saúde do negócio. E para que uma empresa possa exercer sua atividade de forma regularizada e em dia com o Fisco, é preciso cumprir uma série de exigências e atender a diversas normas definidas pela legislação tributária vigente. Essas demandas são as obrigações que uma empresa precisa atender para garantir seu funcionamento dentro da legalidade. E, como já estamos em 2020, não faz sentido executar isso de forma manual, não é mesmo? Então veja os motivos para se automatizar isso.
As obrigações acessórias
Obrigações acessórias são grupos de dados e informações contábeis e fiscais que são enviados periodicamente ao Fisco para a apuração e fiscalização de tributos incidentes nas operações de uma empresa. Em resumo, são declarações mensais, trimestrais e anuais, onde constam informações sobre a empresa.
Embora na era da contabilidade digital quase a totalidade dessas declarações seja enviada pela internet, os processos que cercam o cumprimento de cada obrigação (reunir documentos, digitar valores, preencher e recolher guias, realizar o input de dados etc.) trazem muita dor de cabeça – e riscos – aos contadores e empresários.
Sendo assim, os escritórios de contabilidade têm a função de organizar e declarar as obrigações acessórias das empresas, uma vez que a não entrega dessas informações dentro dos prazos estipulados pode gerar o pagamento de juros e multas, além de outras sanções, o que compromete o fluxo de caixa.
Declarar as obrigações acessórias é um dever administrativo necessário para apurar, fiscalizar e arrecadar tributos. Algumas das obrigações acessórias são:
- Emissão da nota fiscal de venda de mercadoria ou serviço;
- Emissão das guias de recolhimento dos tributos;
- Escrituração dos livros fiscais;
- Confecção e envio das declarações fiscais pertinentes;
- Demonstrações Contábeis;
- Folha de pagamento, contracheques;
- Confecção e envio das declarações sociais.
Apenas contextualizando, por obrigação principal entende-se o pagamento do tributo em si (imposto, contribuição, taxa), cujas regras são definidas pelo Código Tributário Nacional – CTN, mais precisamente no artigo 113, § 1, que diz que a obrigação é principal quando o contribuinte tem por dever o pagamento de tributo ou penalidade pecuniária. Assim, as obrigações acessórias, que variam de acordo com o regime tributário da empresa e, em alguns casos, também com a atividade exercida.
Quais as principais obrigações acessórias?
DAS – é o documento de arrecadação do Simples Nacional. É um imposto calculado sobre o faturamento mensal da empresa. Caso a empresa não possua movimento dentro do mês, será isento do imposto.
DIRF – é a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte. Ela é enviada anualmente para as empresas que fazem retenção do imposto (IRRF) e opcionalmente as contribuições retidas de seus fornecedores.
DCTF – ou Declaração de Débitos Tributários Federais, é uma declaração de competência da União, que contém informações relacionadas aos impostos federais, como IRPJ, IRRF, IPI, CSLL e outros.
EFD Contribuições – é uma obrigação federal que compõe o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, a ser enviada pelas empresas na escrituração da contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, bem como para a escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, incidente nos setores de comércio, serviços e indústrias, no acolhimento de receitas referentes aos CNAEs, atividades, serviços e produtos (NCM) nela relacionados.
SPED FISCAL – É um sistema gerenciado pelo governo que busca simplificar os processos de arquivamento, envio e validação das obrigações economizando papéis físicos. Serve para encaminhar ao governo federal as apurações de IPI e ICMS. Alguns estados dispensaram a entrega da GIA (Guia de Informações e Apuração). Somente requerem a entrega do SPED FISCAL.
GIA ESTADUAL – é a Guia de Informações e Apuração de ICMS. Serve para informar ao governo estadual as apurações individuais dos contribuintes a respeito do ICMS. Estão obrigados somente os contribuintes que possuem inscrição estadual.
GIA – SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA – é a Guia de Informações e Apuração de ICMS-ST que serve para informar ao governo estadual as apurações individuais dos contribuintes a respeito do ICMS-ST. Estão obrigados somente os contribuintes que realizam a venda de produtos sujeitos aos regimes de ST (Convênio ICMS 92/2015).
Automatizando a entrega de obrigações
A tecnologia bem aplicada nessa operação de escrituração, apuração e entrega de dados fiscais é fundamental, pois ela ajuda na leitura das informações que os clientes estão entregando no SPED, DCTF e tudo o que é informado para a Receita Federal. Com a relação completa, os profissionais conseguem fazer a leitura mais correta e encontrar as oportunidades dentro de cada um desses dados.
Por exemplo, no SPED Fiscal é preciso escriturar todas as Notas Fiscais emitidas e recebidas. Já no EFD Contribuições, os processos funcionam de uma outra forma. Então, aqui entraria o bom uso da tecnologia, ajudando exatamente a encontrar esse tipo de gap entre as informações.
Com a utilização de um software bem estruturado, é possível a área fiscal e tributária analisar e entregar créditos tributários dos últimos cinco anos, por exemplo.
O tempo que levaria para chegar a base com dezenas de arquivos SPED, dezenas de arquivos EFD Contribuições, mais o tempo para gerar planilhas e analisar cada uma delas é reduzido consideravelmente com o uso da tecnologia. Existem ferramentas que já leem todas as informações de um banco de dados (criado a partir do SPED e EFD-Contribuições, por exemplo) e dá a expectativa sobre as oportunidades do cliente.
Lembre-se que se você for uma empresa que compra mercadorias e emite notas fiscais, então pode ter créditos a receber. De modo geral, todas as empresas com escrituração fiscal e mercantil completas podem se beneficiar da prática de recuperação de impostos, excetuando aquelas tributadas por regime simplificado como as ME e EPP, optantes pelo Simples Nacional.
Para lidar com essas exigências, as organizações contam como o apoio de consultorias especializadas que apuram com eficiência todos os impostos relacionados ao negócio e as transações tributárias da empresa por meio de serviços de consultoria fiscal, revisões e análises de bases e procedimentos tributários.
Assim, contar com uma ferramenta automatizada como Auditto permite que você consiga ler essas informações de forma automática, identificando oportunidades de crédito e gerando economia tributária.
Se a Receita Federal já implantou a tecnologia na maioria dos seus processos, por que a sua empresa deveria ficar para trás? Entre em contato com a gente e saiba o que podemos fazer na busca pelos impostos a recuperar pela sua empresa!
