O arquivo XML é o coração de toda empresa, pois é através dele que é possível fazer uma gestão efetiva a fim de garantir a saúde financeira dos negócios.
Entretanto, com a tecnologia emergente chegando aos escritórios contábeis ficou nítido o quanto os processos eram precários e a defasagem desse controle acabou acarretando em multas diversas por atuação do Fisco.
Pois bem, foi aí que começou a verdadeira corrida atrás dos arquivos XML perdidos, pois como sabemos bem, as multas são passíveis de aplicação até o prazo de 5 anos.
Mas como recuperar esses arquivos, como saber se esses arquivos estão corretos e existe algo que pode me ajudar nessa tarefa?
Calma, vamos mostrar que sim é possível recuperar uma enorme quantidade de arquivos em um prazo muito menor do que você imagina. Afinal de contas, estamos falando de tecnologia.
O que é um arquivo XML de nota fiscal?
Apenas para relembrar, brevemente, para nos próximos parágrafos ficarmos mais alinhados quanto o tema.
O XML é a versão digital da nota fiscal, sendo esse formato, o eXtensible Markup Language, utilizado para fazer o registro de informações relativas à NFe (nota fiscal eletrônica), emitida no processo de compra e venda de um produto ou serviço.
Por conter todas as informações relevantes que o Governo precisa para ter um controle dos processos, e também para evitar possíveis sonegações, esse arquivo se torna um item essencial.
Lembrando que o XML, diferentemente do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), não acompanha a mercadoria negociada. Ou seja, após a emissão de uma NF-e, os arquivos XML também precisam ser automaticamente enviados pelo emissor.
De acordo com o artigo 33 da Portaria CAT nº 162/2008, o armazenamento dos XML durante o prazo de 5 anos é obrigatório, passível de autuações, multas ou até prisões preventivas caso o mesmo não seja apresentado quando solicitados perante ao Fisco.
Chegamos a conclusão então, que se o Fisco fizer uma solicitação de um arquivo XML referente ao ano, por exemplo, de 2018, e você não tiver, o que acontece?
Pois bem, esse é o problema que existe e por isso as empresas estão atrás do processo de recuperação desses arquivos.
Mas, como se perde esses arquivos?
Bom, na grande esmagadora maioria das casos o problema é de gestão.
Toda a empresa sabe que precisa fazer um registro de todos os dados de entrada e saída de mercadoria ou serviços. Entretanto, como o volume de documentos é imenso, uma coisa ou outra, que pode até parecer pequena no primeiro momento, mas que depois pode dar um mega trabalho, acaba “passando” sem ninguém perceber.
Como falamos em nosso texto anterior: Tudo sobre o arquivo XML da Nota Fiscal, o início do processo SPED, que se deu em meados de 2005, trouxe uma grande mudança na cultura das empresas, onde foi o start das grandes falhas operacionais.
Imaginem só a quantidade de documentos que foi preciso transformar do papel para o arquivo digital!
O fluxo de envio e recebimentos em fase inicial do XML acabou gerando um volume de dados eletrônicos que não foram disponibilizados pelo destinatário ou mesmo bases de dados perdidas ao longo dos anos. Ou seja, entre 2009 e 2012, em sua maioria as empresas só possuíam os DANFEs.
Hoje em dia, as empresas já conseguiram recuperar uma boa parte desses arquivos perdidos, mas mesmo assim é bom ficar atento e até contar com um sistema de gestão fiscal para ter a manutenção desses arquivos de forma assertiva.
Ou seja, ter um sistema robotizado de gestão fiscal pode ser a sua segurança de que todo os processo está sendo efetuado de maneira correta, pois com robôs trabalhando em um sistema 24/7, monitorando e auditando em tempo real todas as notas fiscais emitida contra seu CNPJ, fica bem mais fácil de ter total controle, não é mesmo?
Não estamos brincando quando falamos que a tecnologia, além de chegar para modernizar, também chegou para ajudar a rotina dos escritórios contábeis.
E como recuperar?
Bom, falamos nos tópicos anterior sobre o sistema de gestão robotizado que te ajuda a ter um controle de todas as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ, mas como fazer para recuperar esses arquivos, afinal de contas, ninguém quer levar uma multa, não é mesmo?
Bom, de uma maneira mais genérica, existem duas formas de se fazer essa recuperação: a manual e a robotizada, por isso vamos esclarecer as diferenças entre as duas.
Manual:
De acordo com o site da Fazenda, se você não exportou em XML ou não guardou em local seguro, pode tentar recuperar o arquivo XML da NF-e junto ao seu destinatário, caso tenha enviado o arquivo ao destinatário da nota, ou pode tentar recuperar a nota digitando os dados constantes na consulta no site.
Para obter a chave de acesso da nota autorizada transmita a nota da mesma série e número da que necessita a chave de acesso, o arquivo XML ou o DANFE, que receberá como retorno o código do erro 539 e a chave de acesso da nota autorizada. Somente os campos referentes ao emitente, série e número da nota devem ser preenchidos corretamente, pois o objetivo desta transmissão é apenas obter a chave de acesso da nota autorizada.
Se for usuário do Emissor de NF-e gratuito e ao validar for gerada a mesma chave de acesso da nota autorizada, conseguirá recuperar o protocolo, da seguinte forma: assinar, voltar ao gerenciamento de notas, clicar na nota e clicar em consultar situação da nota na SEFAZ.
Se não obteve a mesma chave de acesso da nota autorizada, continuar a recuperação dos dados da nota original autorizada.
Caso não seja usuário do Emissor de NF-e gratuito, verifique junto ao fornecedor do seu aplicativo como recuperar a nota, em procedimento similar ao descrito acima.
O download do arquivo XML da NF-e está disponível para o destinatário da NF-e na tela de consulta à NF-e, em www.fazenda.sp.gov.br/nfe, menu Consulta à NF-e.
Uma alternativa é contar com a ajuda de um serviço da Sefaz, chamado WebService de Distribuição, que te ajuda no processo de rastreio de todos os documentos físicas dos últimos 3 meses, mas lembrando que o prazo do Fisco é de até 5 anos.
Robotizada:
Com um sistema robotizado de gestão fiscal, como a da Auditto, por exemplo, os robôs fazem consultas de forma eletrônica, sem a necessidade de inputs manuais, diretamente na Sefaz, usando meios legais para fazer a consulta e resgate, sem a necessidade da chave de acesso (processo manual) desses documentos.
Confira como funciona um pouco mais o processo da Auditto e as vantagens de contar com um sistema robotizado para esses resgates dos arquivos:
+ Notas Próprias:
Resgate de qualquer XML, de qualquer período, com ou sem a chave de acesso.
+ Notas de terceiros dos últimos 90 dias:
Resgate da totalidade os arquivos, com ou sem a chave de acesso.
+ Notas de terceiros de período anterior aos últimos 90 dias:
Resgate de todos os XMLs que tenham chave de acesso. Esta função contempla análise de escriturações, relatórios de compra e Danfes, entre outros documentos, para elencar o máximo número possível de chaves.
Ou seja, com um sistema de gestão você consegue fazer um cruzamento muito maior de dados, saber as sequências corretas das notas e descobrir onde está o GAP, identificando exatamente qual nota precisa da escrituração para você conseguir ficar em dia com o Fisco.
Percebem a diferença entre as duas operações? Pois é, fica nítido que a forma robotizada te garante muito mais assertividade, segurança e otimização em seus processos.
Case de sucesso: recuperação de XML
A Elgin, grande empresa do setor eletrônico, com mais de 60 anos de história, estava com um grande problema, pois havia um vasto volume de XMLs perdidos em seu sistema de ERP.
Envoltos num cenário que trazia o receio das autuações do Fisco, já que no caso deles, por se tratar de um grande volume, significaria, também, altas penalidades, os responsáveis pelas áreas fiscal e contábil buscaram um sistema de robotização contábil para monitorar e rastrear todas as apurações necessárias. E só com a busca automatizada foi possível cumprir as obrigações fiscais antes de se tornar alvo das pesadas multas da fiscalização.
O resultado?
- Aproximadamente 90 horas ininterruptas de trabalho, com segurança total da informação e evolução da operação mostrada em tempo real;
- Rapidez no processamento do volume de informações com 100% da operação funcionando com escalabilidade total e sem apresentar falhas nos sistemas;
- + 350 mil NOTAS FISCAIS RESGATADAS;
- + 5 anos inteiros de DADOS PROCESSADOS;
- Tempo recorde de 60 dias, desde o INÍCIO ATÉ O FIM DA OPERAÇÃO.
Quais as principais vantagens de fazer a recuperação do XML?
De acordo com Celso Teixeira, head do núcleo de Inside Sales da Auditto, a principal vantagem da recuperação do arquivo XML é ficar em dias com as obrigações tributárias, mas, além disso, ainda há outros pontos tão relevantes quanto:
- Contar com um gestão mais efetiva;
- Minimizar multas;
- Conseguir fazer a reescrituração do SPED;
- Saber antecipadamente de possíveis autuações.
Robotização fiscal e tributária como você nunca viu!
Chegamos ao final do texto, agora, com a consciência sobre a importância de ter todos os arquivos do XML em dia. Não espere, como grande parte do mercado, ser alvo das multas aplicadas pelo Fisco para estar 100% em dia com seus documentos fiscais eletrônicos. Use os robôs para estar um passo à frente da fiscalização.
Conheça as soluções da Auditto e entenda tudo o que a tecnologia pode fazer por seu negócio.
