Toda empresa, que esteja no início ou esteja há muitos anos no mercado, já cometeu ou ainda comete erros. Pode ser o envio equivocado de um e-mail, uma informação que não foi repassada da forma correta ou o atraso no envio de um relatório: tudo impacta o negócio. Quando falamos sobre as falhas nos escritórios contábeis, esse impacto é ainda mais preocupante, pois pode significar multas e punições para o cliente, prejudicando-o drasticamente e fazendo que ele perca a credibilidade na empresa contratada.
A rotina contábil é muito agitada, conta com muitos clientes, diferentes processos e diversas atividades que precisam ser realizadas em um só dia. As atividades manuais e burocráticas, inclusive, que demandam muito tempo dos profissionais, são passíveis de falhas. Mas, afinal, como reduzir essas falhas nos escritórios contábeis? Veja as respostas neste post!
Invista em conhecimentos e atualizações
Uma das principais falhas nos escritórios contábeis ocorre por conta do dinamismo da legislação brasileira, que passa por muitas mudanças em um curto período de tempo. Logo, não acompanhar essa evolução pode fazer com que o profissional de contabilidade cometa erros. Consequentemente, as empresas dos clientes podem perder isenções e, até mesmo, facilidades previstas em lei.
Uma forma de sanar esse problema é acessar diariamente notícias e regulamentos sobre a nova jurisprudência, os novos regulamentos e os novos padrões do segmento em que os clientes atuam. Lembre-se: o fato de o escritório estar consolidado, ter um nome respeitado no mercado e contar com uma carteira grande de clientes não significa que não seja necessário buscar novos conhecimentos, metodologias e, claro, a atualização constante. Tudo contribuirá para o desenvolvimento do negócio e ampliação da rotina contábil.
Organize a rotina de acordo com a demanda de atividades do escritório
Não existe uma fórmula pronta para organizar a rotina e reduzir as falhas nos escritórios contábeis. No entanto, o ajuste de pequenas atividades já é o primeiro passo para que a rotina fique mais organizada e as chances de erros sejam minimizadas. A partir do momento em que o escritório assume responsabilidades fiscais e tributárias de uma empresa, a organização é um aspecto que permite que datas e prazos sejam cumpridos.
Para isso, a definição dos processos é essencial. Assim, é possível ter mais clareza nas atividades e garantir maior produtividade. É preciso mapear todos os processos rotineiros; organizar as tarefas, ou seja, determinar as responsabilidades e funções de cada profissional; e criar um fluxograma, que facilita a visualização e trata das ações realizadas em um processo. Também é possível investir em ferramentas e softwares de gestão, que melhoram a rotina, pois operam de modo a executar tarefas robóticas, reduzindo os erros cometidos por mãos humanas.
Torne a gestão contábil eficaz
A gestão contábil, quando feita da forma correta, favorece o sucesso do negócio. A partir dela é possível ter uma visão macro de tudo o que é feito na rotina e os possíveis gargalos para que, assim, um plano de ação seja definido. Mas, conforme a carteira de clientes cresce, fazer a gestão começa a se tornar algo desafiador, principalmente considerando a alta demanda de atividades, os prazos a serem cumpridos, entre outros fatores. Consequentemente, a qualidade das entregas cai e a satisfação dos clientes fica em risco.
Nesse caso, o uso da tecnologia recebe destaque. Softwares e ferramentas contábeis auxiliam bastante não somente no sentido financeiro, mas também na automatização de atividades manuais e repetitivas. Assim, o tempo dos profissionais pode ser dedicados a ações mais estratégicas e importantes para o negócio.
Use um sistema em nuvem em seu escritório
Entre as falhas nos escritórios contábeis mais graves está a perda de documentos importantes. O número de papéis, dados e documentos é muito grande nesse setor. Por isso, quando tudo fica salvo apenas em uma pasta convencional no desktop, é muito comum que informações se percam, itens sejam deletados e, até mesmo, corrompidos. Nessa hora, infelizmente, não há nada a ser feito.
Sendo assim, a indicação é investir em um sistema em nuvem. Com ele, todas as informações ficam armazenadas em um único sistema — que é online, pode ser acessado de qualquer lugar e por qualquer pessoa que tenha autorização. A segurança digital na contabilidade é essencial, e o sistema em nuvem é muito indicado por conta da eficiência e facilidade.
Utilize a tecnologia para reduzir falhas nos escritórios contábeis
Vivemos em uma época em que a tecnologia é muito utilizada para que empresas otimizem a rotina e não percam a produtividade. Mas, muito mais do que isso, o uso de ferramentas e softwares na rotina contábil é um requisito para garantir a sobrevivência da empresa diante de um mercado tão competitivo.
Muitas falhas nos escritórios contábeis são cometidas por conta do volume de tarefas manuais e burocráticas, que demandam muito tempo e atenção dos profissionais. Quando a robotização é implementada, isso não acontece. Afinal, diversas atividades são feitas de forma automática, como geração de boleto e nota fiscal, atualização do fluxo de caixa, aplicação de normas, entre outros diferenciais que auxiliam tanto na otimização do tempo quanto na redução significativa de erros operacionais, conferindo visibilidade ao negócio.
As empresas de contabilidade precisam estar atentas às mudanças do setor, às atualizações sobre a legislação brasileira e aos avanços tecnológicos. A junção de todos esses quesitos faz com que as falhas nos escritórios contábeis sejam reduzidas de forma significativa, agregando em diversos âmbitos da empresa, que vão desde um posicionamento competitivo no mercado até a organização para focar na aquisição de novos clientes.
E você, conhecia essas informações para reduzir as falhas em seu escritório de contabilidade? Viu como é possível reduzi-las com simples ações e incluindo a tecnologia na rotina? Acesse o site da Auditto e conheça as soluções que vão transformar a sua empresa!
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