Como transformar a rotina fiscal com processos robotizados

Já imaginou se fosse possível automatizar o cálculo dos tributos e a geração das guias para o pagamento e eliminar todas as rotinas manuais e repetitivas? Pois isso é possível. Essa é uma verdadeira revolução fiscal na rotina das empresas. Mas como isso funciona realmente? Quais são essas tarefas repetitivas? E por que preciso de um sistema diferente se já tenho um ERP rodando justamente para isso?

Vamos descobrir como… Com o avanço da tecnologia surgiu o RPA (Robotic Process Automation), que é uma tecnologia de automação empresarial que reduz a necessidade de intervenção humana. Dentro das rotinas fiscais, essa tecnologia produz diversos efeitos positivos. E é fato que a robotização já faz parte do dia a dia de diversas áreas das empresas. Assim, a área contábil e fiscal não poderia ficar de fora.

As atividades do departamento fiscal

Imagine uma empresa grande, que trabalha com compra e venda de mercadorias de diversos tipos, como um supermercado, por exemplo. O departamento fiscal dessa empresa fica responsável por todas as rotinas relacionadas aos tributos e às obrigações fiscais incidentes na operação desse mercado. Essa é uma atividade essencial para que uma empresa possua uma boa relação com o Fisco e mantenha-se dentro da legalidade.

Dentre as atividades executadas por um departamento fiscal de uma grande empresa podemos encontrar o recebimento fiscal da mercadoria que entra em estoque; a apuração de impostos, taxas e contribuições; a escrituração de livros fiscais – incluindo o ICMS, IPI e Livro Caixa; geração de guias para o recolhimento de impostos federais, estaduais e municipais; emissão correta das notas fiscais de saída; realização da Escrituração Fiscal Digital – EFD; elaboração das informações e transmissão do SPED e outras obrigações acessórias… isso só para citar algumas.

Muitas delas dependem de várias rotinas manuais que poderiam ser automatizadas para agilizar todos os processos internos. Mas todas essas as atividades agora já podem ser executadas sem a necessidade de intervenção humana.

Com a aplicação da robotização e da inteligência artificial (o chamado machine learning), as empresas que estão atualizadas conseguem obter saltos no seu desempenho – gerando benefícios que impactam nos resultados de toda a organização.

Imagine o tempo que pode ser economizado quando você possui um sistema que calcula o valor dos impostos e faz a geração das guias para o pagamento. Não é necessário que um profissional perca horas realizando cálculos e preenchendo informações (e ainda correndo o risco de cometer erros).

É o que a Auditto faz!

A popularização da robotização fiscal

A transformação digital chamou a atenção para a importância de se investir em tecnologia a fim de diferenciar negócios no mercado. E a RPA se mostra como uma oportunidade para que as empresas otimizem seus processos e gerem vantagem competitiva.

Muitas organizações já utilizam sistemas robotizados baseados em regras, por ser algo com mais tempo no mercado e exigir menos investimento. Entretanto, dada a evolução do mercado e o surgimento de tecnologias mais avançadas – sem entrar no mérito do cenário tributário brasileiro e as milhares de normas e regras expedidas diariamente -, a tendência é que as plataformas dotadas de machine learning e aplicações mais bem-desenvolvidas para esses fins fiquem mais acessíveis.

Além disso, a robotização de processos pode ser integrada a outras tendências do mercado. Isso é essencial para que uma empresa que trabalha com milhões de dados fiscais diários se sobressaia em sua operação, ganhando tempo, eficiência e economia financeira. Nesse sentido, a RPA está no centro das mudanças tecnológicas, oferecendo diversas possibilidades para as empresas que decidem investir em seu desenvolvimento.

É o que a Auditto faz!

Benefícios da robotização fiscal

A robotização de processos promove uma série de benefícios para o negócio. Entre eles está a agilidade na execução de tarefas. Um software de RPA pode realizar tarefas humanas em questões de segundos. Assim, a empresa garante agilidade e alta produtividade para suas funções, aumentando inclusive a qualidade nos resultados.

As práticas podem ser repetitivas, como a produção de documentos ou inclusão de informações em sistemas, incluindo a precisão nos cálculos de tributos e a facilidade em monitorar todos os compromissos fiscais ao longo do ano.

Isso gera um aumento da produtividade de todo o departamento fiscal, redução de custos no desenvolvimento dos processos internos e reduz as chances de erros e falhas drasticamente.

Além de funcionarem de forma mais rápida e eficiente, os robôs não precisam parar para descansar ou ter horário fixo de trabalho, bem como não apresentam limitações para o número de atividades feitas ou atuação em fins de semana. Assim, seu custo de manutenção é muito menor que o de um funcionário, ou seja, isso tudo leva menos tempo para gerar retorno financeiro para a empresa, tornando a solução ainda mais rentável.

Outro benefício da robotização de processos é que os profissionais qualificados da empresa não precisam mais realizar atividades repetitivas e que não representam tanto valor para o negócio. Esses colaboradores podem dedicar-se a questões estratégicas.

Porém, em termos de segurança, é preciso destacar que os sistemas atuais, apesar de toda a inteligência artificial das regras e protocolos, não são 100% eficientes. Basta um pequeno deslize de um colaborador para que aconteça a perda de dados importantes ou uma falha na contabilidade. Uma solução RPA pode mitigar os impactos negativos desse processo e diminuir consideravelmente o risco de se perder informações valiosas. Para isso, todavia, é necessário que um gestor esteja bem treinado para operar o sistema e identificar possíveis problemas na execução das tarefas diárias.

Por exemplo: se um mercado todo mês compra uma quantidade X de um determinado produto, já sabe que vai pagar Y de imposto. Uma leve alteração nesse item indica que existe um problema, como uma nota fiscal emitida contra o CNPJ do mercado que não foi registrada por nenhum funcionário, mas que o Fisco registrou a emissão pelo fornecedor.

Já em termos de escalabilidade, podemos dizer que essa vertente está diretamente relacionada ao gerenciamento das informações de uma maneira mais produtiva, economizando recursos, flexibilizando os trabalhos e aumentando a consistência da operação. A redução de custos está ligada à melhoria de desempenho que todos os setores da empresa apresentarão, sendo preciso menos tempo e menos recursos para a realização de diversas atividades.

É o que a Auditto faz!

Transformando a rotina fiscal na prática

A adoção da RPA deve ser feita de forma estratégica, considerando os objetivos do negócio, bem como suas práticas e seus processos. O primeiro passo para adotar a RPA é entender quais processos e práticas podem ser otimizados com uma aplicação de automação. Para isso, é necessário realizar um mapeamento detalhado operação, compreendendo informações, como etapas de atividades e recursos necessários para sua realização.

Quer um exemplo? Uma empresa que já tinha um bom sistema de RPA conhecido no mercado ainda estava com problemas na apuração de impostos e na coleta de dados das notas fiscais e procurou a Auditto. Vendo isso, a Auditto entendeu o problema e desenvolveu, através de inteligência artificial, uma programação que conversasse com o sistema ERP já instalado e evitasse o input manual de dados.

Era necessário uma equipe de quase uma dezena de pessoas apenas para classificar as informações fiscais e as regras que o sistema não contemplava para poder obter um relatório fidedigno sobre a apuração de impostos e organização dos documentos, o que era contraproducente para essa operação.

Como o sistema Auditto já vem com todas as regras fiscais, sendo necessário criar a regra apenas uma vez, os robôs identificam e processam as informações necessárias de todos os campos que o ERP do cliente executa a leitura e fornece os dados sem erros, processando essas informações com um tempo muito rápido de resposta. O Auditto lê o documento fiscal e classifica automaticamente os dados, jogando as informações direto no ERP do cliente conforme os critérios estabelecidos pela necessidade desse cliente.

Isso transformou profundamente a rotina fiscal da empresa, que passou a ter mais tempo e muito mais segurança na informação necessária para realizar as operações diárias. O processo robotizado da Auditto automatizou as tarefas rotineiras da equipe num piscar de olhos sem precisar substituir nenhum sistema já instalado, apenas realizando a integração com o ERP já existente.

Quer transformar a rotina fiscal da sua empresa com processos robotizados? É isso que a Auditto faz! Entre em contato agora e conheça mais das nossas soluções empresariais!

Por Atracto

(Colaboração: Anderson Lam, diretor de Produtos da Auditto)