Conciliação de cartão: custa muito não investir

Devido ao uso cada vez mais massivo do cartão de crédito e débito como principal meio de pagamento e recebimento, a conciliação de cartão se tornou um fator fundamental sobretudo para quem faz vendas com cartão. Mas a necessidade em conciliar essas vendas nem sempre é clara e, muitos menos, se a contratação de um sistema para esta finalidade seria um custo ou investimento. Porém, custa muito não investir nisso.

Oferecer alternativas de pagamento hoje é algo obrigatório para qualquer negócio. Com o aumento no volume de compras remotas puxado pelo e-commerce, os instrumentos de pagamento e parcelamento são cada vez mais usados pelos clientes. Sem mencionar o uso de aplicativos eletrônicos de pagamento via celular e bancos virtuais, que vão passar a demandar mais atenção de quem vende uma mercadoria ou produto.

Portanto, quem não tem conciliação tem um problema…

O que é a conciliação de cartão?

Primeiramente, vamos explicar brevemente o conceito. A conciliação de cartão é uma etapa essencial de qualquer negócio que aceita cartões como forma de pagamento. O objetivo é trazer informações confiáveis e apresentar se as operações de cartão têm acontecido da maneira correta.

É importante frisar que em muitos estabelecimentos o pagamento em cartão representa mais de 70% dos recebimentos, logo o lojista precisa entender como esses valores serão retornados a ele. Com esse instrumento é possível verificar a situação de todas as compras efetuadas em cartão de crédito e débito.

Nesse relatório, é analisado, principalmente, se as compras foram aprovadas pelas administradoras dentro do tempo acordado com as operadoras de cartão.

Os problemas

Quem nunca passou pelo apuro de ter que acertar as contas com um fornecedor no dia, mas sabendo que só vai receber o dinheiro no dia seguinte? Ou um cliente pagar pelo serviço ou produto e o valor não cair na conta no mesmo dia? Infelizmente isso ainda é comum, ainda mais para quem não tem bem definido o controle de recebíveis.

Saber quanto vai receber é de extrema importância para que o empreendedor possa se planejar para o futuro e pensar em possíveis investimentos. Sem essa ideia de projeção, o crescimento da empresa muitas vezes acaba sendo comprometido.

Como muitos empresários e comerciantes ainda desconhecem o sistema de conciliação de recebíveis, acabam sofrendo com a ausência desse controle. Isso impacta diretamente na gestão financeira e estrutural do negócio.

O chargeback, que é o cancelamento da operação de compra, também aflige os empreendedores, principalmente aqueles que vendem no ambiente virtual (e-commerce). Isso costuma acontecer por fraudes ou então quando o consumidor não reconhece a compra e solicita o cancelamento e estorno do valor.

Outro problema comum que surge com a massificação do uso de cartões é o comerciante não ter o controle das taxas cobradas pelas adquirentes (que fornecem as maquininhas de cartão), além da necessidade de realizar uma conciliação eficiente para não perder o controle do fluxo de caixa.

Como as taxas variam de operadora para operadora, essas variações devem ser consideradas em absolutamente todos os controles financeiros.

Além disso, há ainda quem pense que por ser um comércio pequeno consegue dar conta de tudo e que se contratar um serviço de conciliação de cartão é inviável por ter uma equipe enxuta e por achar que é algo muito caro.

Os riscos de não fazer

A conciliação de cartão é extremamente importante para poder se ter uma visão correta do fluxo de venda e dos recebíveis. Isso evita prejuízos financeiros, tratando os riscos e as perdas antecipadamente. A conciliação deve ser diária, pois a venda é o fato gerador de todas as contas a receber da empresa, e somente o empreendedor sabe exatamente o que vendeu – ou sua equipe de vendas. Mas quem não tem certeza de tudo o que saiu já começa atrás da concorrência.

É para isso que serve a conciliação de cartão: que você tenha a gestão exata dos seus recebíveis, para que não tenha surpresas indesejadas.

Outro ponto importante é a previsão de estornos. É mais um problema comum que se for tratado com antecedência permite um fluxo de caixa bem controlado, já que eles são informados pelo adquirente com uma média de 30 dias de antecedência.

Quem não faz a conciliação de cartão ― ou faz de forma manual ― abre a brecha para erros de gestão, e isso resulta em prejuízo líquido e certo ao invés de exibir uma saúde financeira que levará ao crescimento e ao sucesso comercial. Mas, como fazer tudo isso?

A solução

Para melhorar a gestão financeira de um negócio, é fundamental realizar o controle das vendas com cartões de maneira assertiva e com quem é especialista no assunto. Como a maioria das vendas realizada em um estabelecimento se origina das operações dos cartões de crédito e débito, o uso de um software de gestão certamente possibilita uma melhor organização financeira.

A Auditto, por ser uma empresa especialista na oferta de soluções completas de softwares de alto valor tecnológico, oferece o Auditto Conciliação.

Essa ferramenta de gestão apresenta ao cliente as informações mais relevantes sobre as vendas e exibe relatórios detalhados do que o cliente realmente recebeu, evitando o risco de tributação sobre valores não repassados e organizando o processo de contas a receber de cartões.

Com o Auditto Conciliação você consegue identificar problemas, visualizar os processamentos de pagamento, evitar falhas de gestão ou mau uso das ferramentas de cobrança e até mesmo os erros de procedimento. Assim o negócio tem mais controle financeiro pelo acompanhamento constante dos processos relativos a cada pagamento e venda.

No módulo de conciliação de recebíveis do Auditto você consegue gerenciar todos os processos relativos ao adquirente, como taxas, prazos e parcelas, por exemplo.

É possível ainda verificar a situação da operação realizada por meio de cartão de crédito ou débito. Além disso, esse processo identifica, verifica e valida as transações, comprovando se a transação foi realmente paga pela operadora de cartão, coisa que somente um sistema automatizado é capaz de fazer em pouquíssimo tempo.

Com a confirmação dos valores recebidos é possível saber qual porcentagem dos valores de vendas que se está recebendo, permitindo calcular de forma mais simplificada as taxas administrativas.

Tecnologia de ponta com baixo custo

Para quem tem pequenos comércios, a ideia de ter um sistema cuidando de tudo aquilo que você fazia de forma manual pode assustar a princípio. Mas pra quê perder tempo quando você pode usar a tecnologia a seu favor?

Com isso você vai garantir agilidade e confiança nas informações, e sem trabalho operacional, colocando um fim nos processos manuais, apresentando resultados reais, apurando as taxas cobradas pelas adquirentes, chargeback, aluguel de POS (pontos de venda, as maquininhas) e antecipação de recebíveis.

Assim você e sua equipe ganham mais tempo para se dedicar a trazer mais clientes para o seu negócio. Controlando seus recebíveis e administrando corretamente as taxas acordadas com as operadoras, adquirentes e bancos, sobra mais dinheiro em caixa para você investir em seu negócio.

Nenhuma empresa consegue se manter “de pé” sem ter uma boa gestão financeira. As finanças bem administradas são a base de qualquer negócio. Sendo assim, é importante você ter o controle de tudo, inclusive da conciliação das operações realizadas por meio do cartão de crédito.

Um software de gestão proporciona a automatização do processo de conciliação, diminui os erros e os custos, além de aumentar a segurança e a qualidade das informações.

Aí eu vi vantagem…

Se você quer ter redução de riscos financeiros, controle total das entradas e saídas, dos valores a receber e do volume de vendas, então precisa de um sistema de conciliação de cartão.

Num país como o nosso, que infelizmente é o paraíso das fraudes de cartão de crédito, um sistema como o Auditto pode mitigar esse risco. A reação da empresa diante de uma movimentação suspeita pode ser bem mais ágil se ela realiza a conciliação de cartão diariamente. Com as informações financeiras geradas pelo sistema automatizado, é possível encontrar a origem da fraude e eliminá-la, evitando prejuízos maiores.

A prática da conciliação de cartão ajuda as empresas e comércios a adotarem um comportamento financeiro responsável. Assim, é possível recuperar dinheiro oriundo de vendas que poderiam ter perdido e se prevenir contra erros e fraudes.

Quanto menor o risco financeiro de um negócio, maior a possibilidade de se tornar competitivo e ampliar as margens de lucro. Ou seja, uma gestão financeira eficiente pode significar a diferença entre a sobrevivência e a morte do seu negócio no mercado. Por isso, deixar de investir nessa ferramenta pode custar muito caro ao seu negócio.

Para uma conciliação de cartão eficiente, sua empresa precisa de uma solução digital completa. Entre em contato com a Auditto para saber como podemos ajudá-lo!

Por Atracto (Colaboração: Juliana Tizziani, gerente de vendas de Conciliação de Cartões)