Sendo direto, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, também conhecido pela sigla DANFE, é uma versão impressa da Nota Fiscal Eletrônica. Atualmente, as principais funções do DANFE são acompanhar a circulação de mercadorias, e também auxiliar na consulta da NFe. Eventuais, problemas com o DANFE podem indicar inidoneidade daquele faturamento – e por conseguinte, da própria empresa. Além disso, a DANFE pode auxiliar na escrituração contábil das operações. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!
O que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica?
A NFe é um documento eletrônico, em formato XML, que tem códigos legíveis apenas por computadores e que segue um schema previamente estabelecido pela autoridade fiscal. O DANFE, por sua vez, é, basicamente, um modelo impresso de da nota fiscal a que se refere. Nele constam as informações constantes da NF-e.
Importante ressaltar que o DANFE é a expressão física de uma nota fiscal eletrônica, mas que não a substitui: este apenas irá servir para atender à necessidade de acompanhamento da circulação das mercadorias que constam daquela nota fiscal eletrônica específica.
O DANFE contém, ainda, a chave numérica de acesso da NF-e, permitindo que o detentor dele confirme a existência dessa nota fiscal por uma consulta na internet. Esse código também é apresentado em formato de código de barras, para facilitar sua leitura através de computadores.
Para o que serve o DANFE?
Como citamos anteriormente, o DANFE é um documento obrigatório para que as mercadorias possam circular. Ele foi criado para acompanhar o produto durante o seu percurso até o destinatário, exercendo em parte a função da antiga nota fiscal emitida em talonário de papel. Assim, o DANFE auxilia os órgãos fiscalizadores de carga e as barreiras fiscais no momento da consulta de informações sobre o que está sendo transportado. O DANFE, nesse caso, simplifica a demonstração das informações que constam na NF-e, ao mesmo tempo em que agiliza a consulta ao sistema de notas fiscais eletrônicas.
O documento é, portanto, essencial para quem recebe mercadorias. Isso porque os problemas com o DANFE podem indicar falta de idoneidade da empresa, tal como normalmente acontece com produtos falsificados ou, até mesmo, com um CNPJ clonado. Em suma, o documento serve para realizar o acompanhamento de mercadorias e consultar a veracidade da NF-e.
Para as empresas que ainda não possuem soluções de automação de suas tarefas, apresentando atraso tecnológico, o DANFE auxilia na escrituração contábil. O documento ainda coleta a assinatura do destinatário no momento da entrega da mercadoria/serviço, atuando como recibo daquela operação.
Quais elementos devem constar no DANFE?
Existem algumas informações que devem constar no DANFE emitido pela empresa. Entre as principais temos a chave de acesso. São 44 dígitos que permitem a leitura eletrônica do documento pelo computador. O código precisa ser escrito numericamente e representado por um código de barras correspondente.
Outras informações obrigatórias são a data e a hora de saída da mercadoria. Também é preciso inserir a placa do veículo que levará o produto, a natureza da operação e os detalhes do que está em transporte.
O papel para a emissão do DANFE deve ser sulfite, com tamanho mínimo A4 e máximo de um tipo ofício. É permitido utilizar folhas soltas, desde que elas estejam numeradas contendo a identificação do destinatário em cada uma.
Caso seja necessário acrescentar informações adicionais, é possível inserir, mas elas não podem ocupar mais que 50% do verso do documento e não prejudicar a leitura das informações obrigatórias.
Além das informações obrigatórias, é preciso também seguir o layout obrigatório do DANFE. Ele é estabelecido pelo CONFAZ e pode ser encontrado no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica, é uma iniciativa do Ministério da Fazenda. As normas técnicas permitem personalização gráfica discreta, como a inserção do logotipo do emitente.
Como emitir o DANFE?
A emissão do DANFE é feita após a transmissão da NFe. O processo é bem simples, e equivale literalmente a imprimir o XML que foi transmitido – usando para isso o layout estabelecido pela legislação vigente.
Nesse sentido, o software de gestão e automação pode auxiliar. Pois tanto a NF-e quanto o DANFE podem ser emitidos diretamente na ferramenta. Além de garantir mais segurança na auditoria das notas, também permite maior eficiência na fiscalização tributária por parte da Receita Federal. Vale incluir, entre os benefícios, a otimização de tempo e a redução de custos. Afinal, esse processo realizado de forma automatizada é muito mais prático.
É importante ressaltar que a impressão do DANFE deve ser feita antes que a mercadoria circule. Dessa forma, quando a mercadoria sair para a entrega, o item deve estar com a DANFE correspondente à NFe que acoberta a operação.
É obrigatório guardar o DANFE?
Uma das principais dúvidas em relação ao DANFE é sobre a necessidade de guardar o canhoto. Conforme informações da Receita Federal, o documento tem finalidade de comprovação comercial e, nesse sentido, é recomendável seu arquivamento junto à movimentação financeira da empresa.
Ainda sobre o armazenamento, o DANFE não pode ser usado para objetivos fiscais. Logo, ter o arquivo XML da NF-e é essencial. Após guardado, ele será usado caso seja necessário comprovar a validade da operação por até cinco anos – ou por dez anos, no caso das notas fiscais eletrônicas de saída.
Caso o DANFE seja extraviado antes da entrega da mercadoria, ele deve ser reimpresso e encaminhado à transportadora de novo. Se a mercadoria já tiver sido entregue, a reimpressão não precisa ser feita.
A gestão tributária e fiscal de uma empresa exige a compreensão de muitas questões fiscais. Os profissionais que querem realizar a emissão do DANFE de um jeito seguro e prático podem contar com o auxílio da tecnologia, com um software de gestão e automação como o da Auditto. Assim, a rotina contábil será muito mais prática, eficiente e com menos riscos.
Agora que você já sabe o que é DANFE e a sua importância, aproveite a visita em nosso blog e veja como escolher o melhor sistema de gestão de documentos fiscais.
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