O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, também conhecido pela sigla DANFE, é uma versão simplificada e impressa da Nota Fiscal Eletrônica. Trata-se de um dos documentos exigidos para a gestão fiscal e tributária de uma empresa. Por isso, independentemente do segmento de atuação do negócio, é preciso ter atenção às operações jurídicas, tributárias e financeiras.

Atualmente, a principal função do DANFE é auxiliar na consulta da NF-e, bem como sua regularidade enquanto documento fiscal. Ou seja, problemas com o DANFE indicam falta de idoneidade da empresa. Além disso, auxilia na escrituração contábil de operações. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!

O que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica?

O DANFE é um documento eletrônico que tem códigos legíveis apenas por computadores e é, basicamente, um modelo resumido e moderno de uma nota fiscal. Nele constam informações resumidas da NF-e, mas isso não dispensa a nota original, pois o DANFE não a substitui.

O DANFE contém a chave numérica de acesso da NF-e, permitindo que o detentor dele confirme a existência dessa nota fiscal por uma consulta na internet. O DANFE, além da chave numérica, também precisa apresentar um código de barras, a fim de facilitar a leitura da chave.

Para o que serve o DANFE?

É importante ressaltar que é um documento obrigatório para que as mercadorias possam circular. Ele foi criado para ser usado com o produto durante o seu percurso até o destinatário. Assim, auxilia os órgãos fiscalizadores de carga no momento da consulta de informações sobre o que está sendo transportado. O DANFE, nesse caso, simplifica a demonstração das informações que constam na NF-e, agilizando a consulta ao sistema de notas fiscais eletrônicas.

O documento é essencial para quem recebe mercadorias. Isso porque os problemas com o DANFE indicam falta de idoneidade da empresa, que acontece com produtos falsificados ou, até mesmo, com um CNPJ clonado. Logo, o documento serve para realizar o acompanhamento de mercadorias e consultar a veracidade da NF-e.

Ademais, o DANFE auxilia na escrituração contábil. Nesse sentido, o documento precisa ser arquivado pelo prazo legal exigido para as notas fiscais e deve ser apresentado quando for solicitado. O documento coleta a assinatura do destinatário no momento da entrega da mercadoria/serviço, atuando como o comprovante daquela operação.

Quais elementos devem constar no DANFE?

Existem algumas informações que devem constar no DANFE emitido pela empresa. Entre as principais temos a chave de acesso. São 44 dígitos que permitem a leitura eletrônica do documento pelo computador. O código precisa ser escrito numericamente e representado por um código de barras correspondente.

Outras informações obrigatórias são a data e a hora de saída da mercadoria. Também é preciso inserir a placa do veículo que levará o produto, a natureza da operação e os detalhes do que está em transporte.

O papel para a emissão do DANFE deve ser sulfite, com tamanho mínimo A4 e máximo de um tipo ofício. É permitido utilizar folhas soltas, desde que elas estejam numeradas contendo a identificação do destinatário em cada uma. 

Caso seja necessário acrescentar informações adicionais, é possível inserir, mas elas não podem ocupar mais que 50% do verso do documento e não prejudicar a leitura das informações obrigatórias.

Além das informações obrigatórias, é preciso também seguir o layout obrigatório do DANFE. Ele é estabelecido pelo CONFAZ e pode ser encontrado no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica, é uma iniciativa do Ministério da Fazenda. As normas técnicas permitem personalização gráfica discreta, como a inserção do logotipo do emitente.

Como emitir o DANFE?

A emissão do DANFE é feita pelo mesmo sistema da NF-e, isso porque o Ministério da Fazenda não aceita informações divergentes em ambos os documentos. O processo é bem simples, pois acontece a partir da configuração do sistema gerador de NF-e e, então, a emissão do DANFE correspondente é feita.

Nesse sentido, o software de gestão contábil pode auxiliar. Pois tanto a NF-e quanto o DANFE podem ser emitidos diretamente na ferramenta. Além de garantir mais segurança na auditoria das notas, também permite maior eficiência na fiscalização tributária por parte da Receita Federal. Vale incluir, entre os benefícios, a otimização de tempo e a redução de custos. Afinal, esse processo realizado de forma automatizada é muito mais prático.

É importante ressaltar que a emissão do DANFE deve ser feita pelo mesmo responsável que fará a emissão da NF-e, antes que a mercadoria circule. Dessa forma, quando a mercadoria sair para a entrega, o item deve estar com a NF-e correspondente e, claro, pelo DANFE. Este, por sua vez, pode ser impresso mais de uma vez para que todas as obrigações tributárias sejam atendidas.

É obrigatório guardar o DANFE?

Uma das principais dúvidas em relação ao DANFE é sobre a necessidade de guardar o canhoto. Conforme informações da Receita Federal, o documento tem finalidade comercial. Logo, o DANFE deve ser armazenado a fim de confirmar a operação, inclusive para ser apresentado em caso de auditoria ou fiscalização.

Ainda sobre o armazenamento, o DANFE não pode ser usado para objetivos fiscais. Logo, ter o arquivo XML da NF-e é essencial. Após guardado, ele será usado caso seja necessário comprovar a validade da operação por até cinco anos.

Caso o DANFE seja extraviado, ele deve ser reimpresso e encaminhado à transportadora de novo. Se a mercadoria já tiver sido entregue, a reimpressão não precisa ser feita.

A gestão tributária e fiscal de uma empresa exige a compreensão de muitas questões fiscais. Os profissionais que querem realizar a emissão do DANFE de um jeito seguro e prático podem contar com o auxílio da tecnologia, com um software contábil, como o da Auditto. Assim, a rotina contábil será muito mais prática, eficiente e com menos riscos.

Agora que você já sabe o que é DANFE e a sua importância, aproveite a visita em nosso blog e veja como escolher o melhor sistema de gestão de documentos fiscais.

Sobre a Auditto

A Auditto é uma empresa especialista na oferta de soluções completas de software de alto valor tecnológico para redução da carga tributária, recuperação de créditos e compliance fiscal.

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