A crise da pandemia do novo coronavírus transformou a rotina do escritório contábil. Infelizmente, devido ao isolamento social, muitas empresas tiveram que fechar as portas e outras diminuíram drasticamente o número das vendas.
A contabilidade, independentemente do cenário do país, tem um papel essencial. No entanto, devido a tantas instabilidades e ao aumento da concorrência, muitos escritórios perderam clientes.
Mas é possível reverter essa situação e fortalecer a atuação do escritório contábil no mercado. Para isso, é necessário contar com habilidades para orientar e gerar valor aos clientes. Continue a leitura e veja o que fazer!
Oriente e esclareça as dúvidas dos seus clientes
A pandemia trouxe incertezas para todos. Apesar de ainda não termos certeza de como serão os próximos meses, já é possível prever um cenário menos caótico, principalmente devido à flexibilidade da quarentena e aos estudos da vacina de imunização.
O escritório contábil, nesse caso, precisa ser transparente com os clientes. Para isso, a comunicação é a melhor forma de diminuir os medos e as ansiedades. Praticar a empatia e expressar apoio são as bases desse relacionamento.
A comunicação deve ser transparente e honesta. Informe quais ações o escritório está adotando para agir na ocasião — até mesmo para que os clientes entendam que estão todos na mesma situação e podem passar por isso juntos. Coloque-se à disposição para esclarecer dúvidas e orientar os melhores caminhos.
Ofereça ofertas temporárias e flexibilize as datas de pagamento
Se o escritório contábil não quer perder clientes, é preciso pensar em formas de retenção. Uma boa saída é oferecer ofertas temporárias, como descontos por três meses e extensão de datas de pagamento.
O escritório contábil é um aliado do negócio, ajudando-o a continuar bem-sucedido mesmo em tempos instáveis. Reforce esse posicionamento para que o cliente enxergue o valor dessa parceria.
Muito cuidado com a abordagem! Não perder clientes é ajudá-los e apoiá-los nesse momento. Ouça cada caso e pense em formas diferentes de auxílio. Acredite: demonstrar empatia ajuda a estreitar e a fortalecer a relação.
Monitore prazos e entregas
Um dos fatores que impactam a credibilidade do escritório contábil é o cumprimento de prazos. Dar atenção a esse ponto demonstra o quanto a empresa se preocupa com o cliente.
Nesse sentido, é necessário ter atenção às datas estipuladas pela Receita Federal, garantindo o envio correto de todas as obrigações e evitando penalizações (e dores de cabeça).
Para isso, o software de automação de processos é muito interessante. A Auditto, por exemplo, conta com a agenda de obrigações, que permite o controle de entrega de obrigações acessórias com confirmação automática de entregas, prazos e responsáveis.
Tenha um canal de comunicação sempre à disposição do cliente
Hoje em dia, é muito fácil criar canais de comunicação para estar sempre em contato com os clientes. Mas nem sempre eles são efetivos, pois, se não houver monitoramento, o cliente pode levar dias para ter a sua solicitação atendida — e isso compromete o relacionamento com o escritório contábil.
Sendo assim, o mais indicado é ter pessoas responsáveis por responder às mensagens e às solicitações. É possível determinar alguns horários para que essas verificações sejam feitas. Além disso, pode ser interessante garantir que as mensagens estão sendo respondidas por meio da classificação e marcação. Coloque os clientes mais urgentes no topo de prioridades e os demais no final da lista.
Lembre-se também da personalização. Mensagens prontas são eficientes somente quando são recados. Em casos de dúvidas, reclamações ou pedidos, responda de forma personalizada.
Colete feedbacks e crie um plano de ação
A melhor estratégia para não perder clientes é evitar que eles fiquem insatisfeitos e, principalmente, identificar quando isso acontece para agir com antecedência. O feedback, nesse caso, transforma uma ameaça em uma ótima oportunidade.
Aqui, vale criar um questionário online ou fazer um telefonema rápido e monitorar canais de reclamação, como o Reclame Aqui. Ao receber possíveis queixas e insatisfações, mostre disposição para solucionar o problema e amenizar a situação.
Não espere que o cliente acione a empresa para reclamar. Tome a iniciativa para conhecer os problemas e criar um plano de ação para evitar que esses erros se repitam.
Use a tecnologia a favor do escritório contábil
Em momentos de instabilidade econômica e, ao mesmo tempo, de competitividade, saber se destacar, oferecer um diferencial e gerar valor ao cliente é primordial para o escritório contábil.
A tecnologia é a melhor aliada. Como mencionamos, o software de automação de processos da Auditto oferece muitos ganhos. Além de garantir o cumprimento dos prazos e o envio correto de informações, ele também otimiza o tempo nos processos fiscais e oferece maior controle dos processos.
Quando falamos sobre ações para não perder clientes, a automação é muito importante. A partir dessa tecnologia, os profissionais têm controle total da gestão e dos processos e conseguem apresentar o diferencial do escritório ao mercado para a conquista e fidelização de clientes.
Ter diferenciais que agreguem valor é fundamental para que o escritório contábil não perca clientes e conquiste novos. Não negligencie nenhum aspecto mencionado neste texto para garantir a competitividade e o sucesso da empresa. Não se esqueça de que a contabilidade do futuro é baseada em tecnologia. Invista em ferramentas, otimize a rotina, aumente a qualidade dos serviços, economize tempo e aumente a performance no mercado!
Gostou das dicas? Acesse o site da Auditto e veja como podemos ajudar o seu escritório contábil com soluções únicas!
