Toda empresa está exposta e sujeita à fiscalização. Manter os arquivos fiscais em dia, ou seja, ter esses documentos organizados e armazenados adequadamente, é uma forma de evitar prejuízos e complicações legais. Isso porque os registros são fundamentais para comprovar que a empresa está dentro da legalidade.
Nesse sentido, é válido informar que a lei estabelece o período que cada documento deve ser armazenado. O prazo é estabelecido pelo Código Tributário Nacional e pela legislação especial, variando conforme o tipo de arquivo fiscal, trabalhista ou previdenciário. De modo geral, recomenda-se a guarda dos arquivos fiscais por, no mínimo, cinco anos. Dessa forma, é possível realizar uma defesa em autos de infração.
Para saber mais sobre fiscalização e como defender seus investimentos com arquivos fiscais em dia, continue a leitura!
Entenda a importância de guardar os arquivos fiscais
É de suma importância dar atenção ao tempo de guarda dos documentos fiscais. O principal objetivo de mantê-los organizados e armazenados pelo tempo correto é comprovar a legitimidade das atividades da empresa perante os órgãos administrativos do Estado.
Em casos de fiscalização, por exemplo, se as informações estiverem incompletas ou indisponíveis, alguns problemas podem ser gerados. Assim, a empresa é autuada por meio de pagamento de multas e processos administrativos.
Além disso, realizar a guarda documentos dos arquivos é uma forma de o contribuinte se proteger de qualquer tentativa de constituição do crédito tributário por parte do Poder Público, que pode levar, por exemplo, à repetição de um pagamento que já foi realizado.
Convém frisar que a fiscalização de empresas pode e precisa ser evitada de um jeito simples: mantendo a gestão correta das áreas administrativa e fiscal do negócio.
Entenda que a fiscalização tributária brasileira está avançando a cada dia. Atualmente, existem diversas ferramentas tecnológicas para analisar as ações tomadas dentro de uma empresa, como tentativas de fraudes. Logo, torna-se indispensável ter atenção ao assunto para evitar problemas e prejuízos financeiros.
Saiba quais são os principais problemas que a fiscalização pode identificar
Como mencionamos, a gestão adequada dos arquivos fiscais evita a fiscalização. No entanto, não é possível garantir que o negócio não passe por esse processo. Logo, vale compreender os principais problemas que as autoridades fiscais podem detectar em casos de fiscalização. Com este conhecimento, é mais fácil proteger a empresa contra essas possíveis complicações.
Cadastro incorreto de produto
Um dos problemas mais encontrados na fiscalização é o erro no cadastro de produtos. Este cadastro contém todas as informações fiscais que são lançadas nas notas fiscais de saída, como alíquota e base de cálculo.
Qualquer pequena falha nesse cadastramento pode causar uma diferença considerável no montante de impostos pagos ao fisco ou, até mesmo, tributar um item que é isento ou imune a determinados impostos.
Ausência de notas fiscais
A falta ou omissão das notas fiscais é outro problema grave que a fiscalização pode identificar. Todas as vendas devem estar acompanhadas de seus respectivos documentos fiscais.
A circulação da mercadoria sem este documento pode resultar em penalidades, como sofrer a acusação de sonegação de impostos — crime que prevê prisão —, ter que arcar com multas, deixar a empresa sujeita a desvantagens fiscais e prejudicar a imagem e reputação o negócio.
Desorganização dos arquivos fiscais
A legislação fiscal determina que os arquivos fiscais devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos. Se durante o processo de fiscalização for solicitado que o empresário mostre algum documento, o gestor pode solicitar um prazo para essa apresentação. Com o arquivo em mãos, é possível provar que não há irregularidades.
Se a irregularidade for comprovada, no entanto, o fiscal pode aplicar uma multa, que deve ser paga no banco ou ao órgão público correspondente. Essa multa, geralmente, é onerosa e pode prejudicar a saúde financeira do negócio.
Veja como defender seus investimentos fiscais durante uma fiscalização
Vimos que a fiscalização exige que o empresário comprove que tem uma boa gestão de suas finanças e de seus arquivos fiscais. A melhor forma de passar por esse procedimento é adotar as melhores práticas para evitar irregularidades. Também é possível investir na automação, inclusive, esta é uma solução comum entre muitas empresas.
Por meio de um software, como o da Auditto, além da captura e guarda dos arquivos XML, há também um processo que atesta a qualidade dos dados em uma rotina de validação composta por um fluxo contínuo. O sistema armazena, organiza e realiza consultas referentes à nota fiscal eletrônica.
Tudo é feito de modo totalmente digital, o que proporciona mais agilidade e segurança para o processo. A rotina fiscal recebe uma gestão totalmente eficiente, pois o software da Auditto garante que todos os processos fiscais sejam monitorados e gerenciados em tempo real, evitando problemas com a Receita Federal e demais órgãos.
Para defender os seus investimentos com arquivos fiscais em um processo de fiscalização é necessário apresentar todos os documentos de forma organizada e devidamente armazenada. Realizar esse procedimento manualmente é desafiador, por isso contar com uma ferramenta de automação, como a da Auditto, é fundamental para evitar problemas.
A sua empresa já passou por algum processo de fiscalização? Aproveite a visita em nosso blog e leia também sobre auditoria fiscal!
