Em nosso texto anterior: Tudo sobre o arquivo XML da Nota Fiscal, abordamos um pouco sobre a importância do XML para a saúde financeira das empresas.

Entretanto, o que não mencionamos foi o quanto que uma gestão correta, além de te trazer inúmeras vantagens, ainda te previne possível atuações do Fisco.

Então, vamos aproveitar e entender um pouco melhor o quanto que a tecnologia vem para facilitar a rotina das contabilidade e otimizar ainda mais as entregas das obrigações fiscais.

 

O que é arquivo XML de nota fiscal?

Em resumo, podemos dizer que o XML é o formato digital da nota fiscal. Cada vez que ocorre um processo de compra e venda, um arquivo de XML é lançado.

O XML da nota fiscal não é impresso e deve ser armazenado de forma segura, para futuramente ser encaminhado para a apresentação do Fisco, quando solicitado conforme determina o artigo 202 do RICMS/SP.

Quem é obrigado a guardar o XML?

De acordo com a Legislação Brasileira, todas as empresas, independentemente do tamanho ou segmento de atuação são obrigadas a guardar os arquivos XML.

 

Por que eu preciso guardar o arquivo XML?

Em nosso texto anterior sobre o tema, explicamos é preciso guardar o XML por pelo menos o prazo mínimo de 5 anos, conforme determinação dos órgãos reguladores,  que é o momento em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem cobrar dívidas atrasadas.

 

O que acontece se eu não possuir a XML?

Caso o contribuinte não apresente o arquivo XML, caso seja solicitado pelo Fisco, poderá ser severamente punido com multas, e dependendo da gravidade, prisão por fraude.

 

Então, quais as vantagens de contar com um sistema de gestão robotizado para controlar o XML?

 

Muito bem, fizemos um resumo dos principais tópicos sobre o arquivo do XML, mas podemos ir muito além. Vimos que os arquivos XML precisam ser guardados, por um prazo mínimo de 5 anos, então automaticamente é necessário fazer uma gestão para que esses arquivos, além de estarem corretos, não se percam ou se misturem com outros documentos. Por isso que contar com a tecnologia, em especial com um sistema de gestão robotizado, se torna, além de um benefício, uma grande vantagem competitiva de mercado. Listamos algumas vantagens:

 

 

  • Ajudar na própria gestão da empresa:

Ter um sistema robotizado ajuda na gestão empresarial pelo simples fato de você conseguir ter um maior controle financeiro.

Vamos pensar juntos: se você não sabe onde estão os seus principais gargalos financeiros, como você consegue otimizar para potencializar seus lucros? Quando não se sabe onde está o erro, também não se sabe onde é possível aplicar melhorias.

Por isso, contar com um sistema robotizado te facilita um maior controle dessa gestão, te otimizando tempo e até aumentando a produtividade da sua empresa.

 

 

  • Conseguir cumprir com as obrigações tributárias:

Sabemos que o volume gerado todos os dias pelos documentos fiscais é imenso. Imagina ter que checar isso todos os dias. É muito trabalho, não é mesmo?

Se você conta com um sistema de gestão fiscal, onde os robôs trabalham em um sistema 24/7 e ainda ficam monitorando todas as informações necessárias, você certamente ganhará mais confiança e tranquilidade, pois sabe que toda a questão tributária está sendo analisada e auditada da maneira correta.

Convenhamos, os robôs acabam reduzindo as falhas humanas, certo?

 

 

  • Para não correr o risco de ser autuado na execução do processo de SPED junto ao Fisco ou outras fiscalizações:

Multas significam uma falha operacional muito grande, não é mesmo?

Ninguém quer ser autuado por parte do Fisco, pois dependendo do valor da multa, a empresa, de um forma mais grave, pode até vir a precisar declarar falência.

Contar com a ajuda dos robôs para a tranmissão do processo SPED, mas tendo a certeza que todos os documentos estão validados, auditados e corretos, é ter a certeza de você não levará uma autuação e poderá manter a saúde financeira da sua empresa em dia.

  • Para que haja transparência no processo contábil:

Por fim, mas não menos importante, ter um sistema de gestão dos arquivos XML é criar uma relação de confiança entre contabilidade e cliente.

Já falamos desse tema em textos anteriores, mas se você ainda opera de forma manual, impreterivelmente poderá ter problemas na gestão e perder argumentos importantes na construção de confiança do cliente com o escritório contábil.

 

A solução é um robô! 

Sistema robotizado para ajudar na sua gestão: ou você tem, ou pode, em um período muito curto de tempo, levar um xeque-mate!

Não perca mais tempo com processos manuais que te atrapalham em sua rotina, automatize e entenda o porquê das tecnologias disruptivas estarem revolucionando o mercado fiscal e contábil.

(Por Atracto)

Sobre a Auditto

A Auditto é uma empresa especialista na oferta de soluções completas de software de alto valor tecnológico para redução da carga tributária, recuperação de créditos e compliance fiscal.

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