Imagine que você trabalha no setor de compras de uma empresa e encomenda muitas mercadorias para revenda, por exemplo, emitindo diversas notas fiscais. Aí uma pessoa mal-intencionada resolve usar os dados da sua empresa para executar operações ilegais sem o seu conhecimento, como emitir uma nota contra o seu CNPJ alegando uma compra que você não efetuou. E aí, como faz? Como fazer a conferência do pedido? Como descobrir o erro? Se você fizer a manifestação do destinatário, estará livre dessa dor de cabeça. Mas não é tão simples assim e, para complicar, TEM MUDANÇAS PARA 2020 nessa operação. Acompanhe para saber mais!

O problema

Quando uma empresa emite uma nota fiscal eletrônica para a sua empresa, você também se torna responsável dentro dessa operação, pois dizem respeito à sua empresa. Ou seja, as informações contidas neste documento são considerados como reais pelo poder público – a não ser que você negue. 

Assim, quando alguém emite uma NF-e contra o seu CNPJ, ao menos que você negue de forma ativa, o fisco considera que aquela operação de fato aconteceu. E é justamente para isso que existe a Manifestação de Destinatário.

Além de ser um requisito para baixar o XML da NF-e, manifestar-se sobre as notas que te identificam como destinatário é importantíssimo para toda empresa. 

Como é hoje

A Manifestação do Destinatário é o registro de eventos feito pela empresa que recebeu uma NF-e. Ou seja, é um recurso que permite que o destinatário do documento fiscal informe a Secretaria da Fazenda sobre o andamento da operação representada por aquela nota fiscal.

Através da MD-e, o destinatário pode informar ao fisco se as informações prestadas pelo emitente daquela NF-e são verdadeiras, através de um evento de manifestação que será vinculado à nota. Além disso, ainda é possível informar situações em que a operação não foi realizada ou você desconhece a origem do documento.

De acordo com suas características, a Manifestação do Destinatário pode ser dividida em 4 tipos: 

• Ciência da operação: é um evento em que o destinatário apenas declara que sabe da existência da operação informada na NFe. Porém, essa é uma manifestação inconclusiva – não sendo o posicionamento final sobre a operação. Após uma manifestação de ciência da operação, ainda será preciso realizar uma das outras três manifestações.
• Desconhecimento da operação: trata-se de uma manifestação conclusiva em que o destinatário informa que não está ciente da operação informada na NF-e.
• Confirmação da operação: aqui essa parte é uma manifestação conclusiva em que o destinatário confirma a operação informada na NF-e.
• Operação não realizada: é uma manifestação conclusiva que informa a SEFAZ de que a operação informada na NF-e não ocorreu na prática e indica quais foram as razões que levaram à não-ocorrência.

Para grande parte das empresas brasileiras, a Manifestação do Destinatário não é obrigatória. A exceção fica por conta dos seguintes casos:

• Estabelecimentos distribuidores de combustíveis em operações que envolvem combustíveis e lubrificantes, derivados ou não de petróleo;
• Estabelecimentos adquirentes de álcool para fins não combustíveis;
• Operações com cigarros, bebidas alcoólicas, refrigerantes e água mineral para estabelecimentos distribuidores e atacadistas;
• Nota fiscal com valor total superior a R$ 100 mil – qualquer que seja o tipo de mercadoria.

O grande problema é que isso tudo atualmente é feito de forma manual pela maior parte das empresas, sem contar que em quase a totalidade delas não há um sistema ERP capaz de fazer algumas conferências que facilitariam a vida dos gestores. Mas falaremos disso mais detalhadamente depois.

O normal é que, entre as opções manuais, é possível utilizar o Portal da Secretaria da Fazenda do estado, ou utilizar o aplicativo gratuito de Manifestação do Destinatário eletrônica, disponibilizado para todo o Brasil pela SEFAZ de São Paulo.

Detalhe: como em praticamente qualquer ação relacionada a documentos fiscais eletrônicos, a Manifestação do Destinatário exige um certificado digital A1 ou A3 para autenticação do usuário.

O que muda para 2020

Com esse panorama em mente, em linhas gerais, o que muda para 2020 é a tendência da obrigatoriedade da Manifestação do Destinatário para todas as empresas. Em abril de 2019 noticiamos aqui mesmo neste blog que essa operação passou a ser obrigatória para o Estado de Rondônia (desde o dia 01/04/2019).

O que salientamos à época era sobre o Ajuste Sinief 7/05, que instituiu novos prazos para a realização de cada operação na Manifestação do Destinatário a nível nacional. Entretanto, é sabido que cada Unidade da Federação possui autonomia para estabelecer prazos para a incorporação de tais práticas em seu próprio território, regulamentando as operações dentro do estado.

Cada estado pode ditar suas regras de implantação e, no caso, o estado de Rondônia, através do Decreto N° 23.260, de 11 de outubro de 2018, estabeleceu novos prazos para o registro dos eventos do MD-e. Ou seja, desde o dia 1º de abril de 2019, é obrigatória a Manifestação do Destinatário para o estado de Rondônia.

O documento ainda deixa claro que, independentemente dos prazos estabelecidos no artigo 1º, os eventos registrados anteriormente a estes prazos serão considerados válidos para todos os fins.

E também define prazos para o registro dos eventos da Manifestação do Destinatário, contados da data de autorização da NF-e:

I – Em caso de operações internas:

1. Confirmação da operação, em até 20 dias;
2. Operação não realizada, em até 20 dias;
3. Desconhecimento da operação, em até 10 dias;

II – Em caso de operações interestaduais:

1. Confirmação da operação, em até 35 dias;
2. Operação não realizada, em até 35 dias;
3. Desconhecimento da operação, em até 15 dias;

III – Em caso de operações interestaduais destinadas a área incentivada:

1. Confirmação da operação, em até 70 dias;
2. Operação não realizada, em até 70 dias;
3. Desconhecimento da operação, em até 15 dias;

No blog nós reforçamos que esse ponto merecia atenção porque isso é uma tendência em âmbito nacional, já que existem prazos bem definidos para certos grupos. 

Por isso que é tão importante se atentar à manifestação do destinatário, mesmo que sua empresa não seja obrigada a realizar ainda. Isso traz mais segurança jurídica, compliance fiscal e permite inclusive a tomada de crédito de maneira mais facilitada. Se não começou a fazer ainda, comece já!

Como fazer certo

Dizem por aí que os sistemas existentes no mercado são capazes de facilitar o processo de manifestação do destinatário. Mas já de cara podemos afirmar que não são completos. E é justamente isso que a Auditto entrega!

Vamos explorar um pouco mais… Quando o assunto é manifestação do destinatário, falamos de notas de entrada, que são as notas fiscais de terceiros emitidos contra a empresa. Os emitentes têm essa nota no sistema deles e isso fica registrado no Sefaz. Aì temos o primeiro ponto: segurança contra fraudes!

Como dissemos lá no começo, se uma pessoa tem todos os seus dados e pode emitir uma nota contra você a hora que ele quiser, então ele pode simplesmente segurar o XML e você nunca saberia que ele mentiu. Mas essa nota vai estar registrada na Sefaz. Então para você, como empresa, é indispensável ter um acesso à Sefaz para fazer a verificação de todas as notas que foram emitidas contra você de tempos em tempos.

E metade das empresas que a Auditto visita não têm esse processo definido. E quando existe, é manual, ou seja, nada prático. Você precisa acessar o portal da Sefaz com seu certificado digital e passar pela verificação de segurança para só aí entrar fazer a checagem da sua lista de notas. Imagine se uma empresa compra seis mil notas por mês! Um funcionário levaria um dia inteiro para fazer o “cara-crachá” de um único pedido de compra, separando os pedidos e as notas manualmente para conferir se está tudo ok.

Normalmente essas notas vão chegar como DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) no momento da entrega da mercadoria. E aqui temos outro problema. É comum deixar chegar a entrega para olhar todos os DANFe e verificar se esses documentos batem com os pedidos. Ou seja, o gestor só vai identificar tudo depois que ele deu baixa em todos os pedidos, correndo o risco de ter pedidos sem nota ou notas sem pedidos. Num volume grande de notas fiscais, isso é suicídio!

Para solucionar esses problemas é preciso ter uma ferramenta que faça a integração do ERP da empresa com a Sefaz. “Ok, mas tem um monte de empresas fazendo isso”, você pode estar pensando. Sim, realmente você está certo. Mas o que esses sistemas não fazem é dizer que determinada nota emitida corresponde ao pedido X. 

Se seu departamento de compras fez um pedido e a nota foi emitida pelo vendedor. O Auditto automaticamente avisa no painel de controle que aquela nota fiscal que foi emitida contra você corresponde àquele pedido, além de mostrar o status dessa operação. Se a mercadoria X chegar e o gestor registrar a entrada da DANFe correspondente, o Auditto avisa que aquela mercadoria X chegou e a nota fiscal já vai para a escrituração da empresa (para compor o SPED).

O Auditto automatiza esse processo de conferência de notas emitidas contra o seu CNPJ e cruza as informações com os pedidos das suas compras! A maioria das empresas não fazem isso porque os sistemas existentes não fazem esse cruzamento com o ERP; apenas constroem o acesso à Sefaz sem verificar o pedido correspondente àquela nota. O Auditto aponta onde está a falha na operação em toda a cadeia!

“Ok, entendi, mas onde entra a manifestação do destinatário aí?”, você pode ter questionado… Esse é justamente o meio de segurança que o Auditto proporciona para identificar quais os gargalos do processo. Se você tem uma nota emitida contra você e não há pedido feito que corresponda àquela NF ou não chegou o DANFe, o Auditto mostra no painel que existem tantas notas nessa situação e solicita que o gestor faça a Manifestação do Destinatário.

Dessa forma a empresa, através da manifestação, aponta para a Sefaz que desconhece aquela operação, mantendo o compliance. E o Auditto não escritura as notas para a composição do SPED da empresa se o gestor não solucionar esses alertas!

O SISTEMA AUDITTO AUTOMATIZA O PROCESSO DA MANIFESTAÇÃO!

Se o gestor manifesta o desconhecimento dessas NF emitidas contra a empresa através do sistema Auditto, a ferramenta automaticamente aponta para a Sefaz toda essa operação.

“Ah, mas meu processo é redondinho, não preciso usar a manifestação do destinatário porque tenho o controle de todas as NFs emitidas contra mim”, disse um gestor. Mas ele está correndo o risco de de receber notas em períodos diferentes sem saber, por exemplo, se uma empresa emitiu uma nota contra ele e sem ter conhecimento de que essa nota chegou.

Uma indústria trabalha com 45 dias para entrega e recebe um pedido dessa empresa, por exemplo, vai vender para essa empresa agora e faturar a nota sobre uma mercadoria que só vai chegar um mês e meio depois. E isso pode causar transtornos financeiros…

Lembre-se de que uma nota de compra sempre acumula créditos. Então se essa empresa comprou uma mercadoria para ser entregue em 45 dias, caso não tenha esse sistema automatizado de controle, ela só poderá fazer uso dos créditos para o SPED do mês seguinte, e que deverá ser feito de forma retificada porque a nota corresponde ao mês anterior. São dois problemas em um: o atraso da tomada de crédito e a escrituração fiscal! Uma bagunça sem tamanho…

O Auditto olha para dentro da operação e mostra quais notas precisam de atenção e de manifestação, entendendo as regras tributárias e preparando a escrituração automática de modo a manter o compliance, tudo sem input manual de informações. Uma NF que tenha uma determinada regra tributária diferente do comum será separada pelo sistema, que exigirá uma ação do gestor para tratar aquela operação. E uma vez feita essa parte, a próxima NF emitida contra você que tiver a mesma regra tributária será automaticamente escriturada porque os robôs do sistema são dotados de inteligência artificial para identificar aquela operação. Isso é feito só uma vez!

Com o Auditto você sabe tudo o que é emitido contra o seu CNPJ assim que a nota é emitida contra você. Isso proporciona uma maneira rápida e segura de verificar essa nota antes mesmo dele ser enviar para você. Assim, você tem os seus XMLs dessa nota em tempo real, conseguindo visualizar esse documento fiscal com assertividade. Você consegue usar o crédito fiscal de maneira legal e segura!

Com o Auditto, quando chegar o pedido que você já deu entrada, o sistema vai manifestar automaticamente. E ainda existe o passo seguinte que é a destinação da mercadoria, que é o que determina o crédito (se você compra uma mercadoria para revender é um crédito X, se compra para transformar é um crédito Y). Mas isso é assunto para outro dia.

Quer saber mais? Entre em contato conosco!

Por Atracto

(Colaboração: Celso Teixeira, gerente de Inside Sales)