Manutenção do cadastro tributário: Os 4 erros mais comuns

O cadastro tributário de produtos é importante para qualquer empresa. Independente do segmento, ou até mesmo perfil tributário, um cadastro de itens correto no que diz respeito às alíquotas tributárias, regras de entrada e codificações é determinante para o resultado tributário do negócio.

Na hora de preencher valores de tributos e mercadorias, é conveniente ser cuidadoso e evitar cometer erros que podem causar prejuízos à empresa.

Descubra como fazer a manutenção do cadastro tributário, ficando por dentro de algumas das falhas e deslizes mais comuns que as empresas cometem.

1. O código NCM errado da mercadoria

Cada mercadoria possui um código particular, chamado de NCM. Para muitos segmentos de empresas, o cadastro dos produtos é um grande problema. Muitas vezes, o erro já vem do fornecedor, que não conhece bem o assunto e envia a mercadoria já com a classificação errada. Essa classificação é passada para o sistema e, no final de tudo, o erro vai gerar outros erros.

Empresas que trabalham com uma quantidade elevada de produtos, como a farmacêutica, por exemplo, podem sofrer impactos na tributação do PIS e COFINS apenas por um simples erro no NCM de algum produto.

Erros com NCM podem levar a recolhimento maior ou menor de impostos. Quando o recolhimento é a menor, a multa mínima por lançamento de ofício é de 75%.

2. O cadastro tributário sem o preenchimento correto dos campos sobre o valor do imposto

A manutenção do cadastro tributário requer do gestor cuidados ao preencher os campos sobre a base de cálculo e valor do imposto. É preciso conhecer a alíquota incidente, pois erros com a alíquota e base de cálculo geram valores errados de impostos.

Na venda de produtos, é necessário indicar detalhadamente, no campo de observações, todas as bases legais e normativas que interferem na identificação do imposto:
● Suspensão;
● Redução da base de cálculo;
● Isenções;
● Substituição tributária (ICMS);
● Alíquota zero.
● E outras coisas essenciais.

Por ser um trabalho muito minucioso, as falhas podem acontecer com frequência. Um software de gestão fiscal e tributária pode fazer a manutenção do cadastro tributário do produto com eficiência.

3. A parametrização incorreta das regras de entrada

A venda de produtos costuma ser o foco da atenção das empresas. No entanto, a entrada de matérias-primas ou produtos finais também pode ser alvo de problemas fiscais se não conduzidos corretamente.

É preciso atentar para o fato de que os CFOPs de entrada e saída são diferentes entre si e, caso calculadas de maneira incorreta e registradas no SPED, a empresa pode ficar sujeita a multas e sanções.

Embora, aparentemente, seja uma tarefa simples, ainda há muitas empresas que cometem o erro. A multa, em geral, é de 10% sobre a operação, podendo sofrer redução conforme o caso.

4. A desatualização da manutenção do cadastro tributário

Atualmente, nenhuma empresa possui seu cadastro de produtos atualizado completamente.

Dessa forma, algumas consequências negativas podem trazer prejuízos ao empreendedor, como:

● Um produto que está isento de imposto, mas no cadastro aparece como tributável,
leva o cliente a pagar um imposto que não deveria;
● Um produto tributável que aparece como isento no cadastro leva o cliente a não
pagar o imposto que deve, sonegando imposto por desatualização;
● Valor incorreto do produto leva o cliente a calcular uma margem não realista,
deduzindo um parâmetro errado de lucratividade do empreendedor.

Por isso, uma das principais finalidades da manutenção do cadastro tributário é atualizar as informações, com uma revisão cuidadosa e periódica.

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