Monitoramento das obrigações: reduza falhas operacionais!
Riscos operacionais afetam a reputação e a estabilidade financeira de uma empresa de forma significativa. A falta de estratégias fortes de mitigação de risco, ou um bom monitoramento das obrigações, resulta em várias falhas operacionais, levando a crises na gestão organizacional.
Caracteristicamente, o processo começa com a avaliação de fatores que podem surgir, bem como incertezas, que também afetam os objetivos das operações existentes e futuras.
Quanto mais cedo os controles são estabelecidos na jornada de risco, e o monitoramento das obrigações passa a ser feito através de um software eficaz, mais fácil é a detecção de risco e mais eficientes são os mecanismos de mitigação.
Predominantemente, as falhas operacionais são melhores descobertas, controlados e mitigadas através das abordagens que trataremos a seguir. Vamos lá?
O estabelecimento de um sistema de contabilidade
Contabilidade é um processo de gravação das transações financeiras de uma empresa. Manter bons registros e um monitoramento das obrigações para o seu negócio pode ajudá-lo a candidatar-se para um financiamento, avaliar seus resultados, gerir eficazmente e cumprir as obrigações fiscais.
Para fins fiscais, as empresas são obrigadas a manter registos relacionados com a suas vendas, os pagamentos aos empregados, aposentadoria, imposto de benefícios, créditos fiscais, entre outros.
Importância do monitoramento das obrigações
Existem dois tipos de métodos de contabilidade: caixa e competência. Um software para fazer o monitoramento das obrigações e registrar a transação no momento em que o dinheiro foi pago ou recebido, independentemente de quando a operação de venda ocorreu ajuda bastante a reduzir falhas operacionais.
É importante que esse sistema se adapte às empresas e seja integrado ao sistema geral de automação.
A segregação de tarefas através das aplicações de um software
A separação efetiva das tarefas e funções reduz as falhas operacionais e riscos relacionados com a fraude. Isso impede que um indivíduo possa tirar proveito dos numerosos aspectos das operações e processos dos negócios. Além disso, é possível controlar as datas de entregas e lançamento de informações com mais segurança e eficácia.
Reduzindo a complexidade nos processos
O monitoramento das obrigações de forma automatizada reduz a complexidade quando se trabalha em diferentes processos do negócio, diminuindo radicalmente os riscos operacionais. As organizações podem conseguir isso, restringindo as atividades manuais, o número de pessoas e as exceções que surgem durante a execução dos processos de negócios.
Acompanhamento e as avaliações em intervalos regulares
Os processos são mais eficazes com indicadores de desempenho bem desenhados. Estabelecer Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) é fundamental para a detecção e mitigação de riscos e falhas operacionais, desde que sejam continuamente monitorados e analisados. Isso ajuda a identificar discrepâncias de forma proativa e gerenciá-los em conformidade.
Através de um sistema automatizado e de um software para monitoramento das obrigações, fazer esse acompanhamento e avaliações será muito mais fácil e com resultados mais fidedignos.
Armadilhas evitáveis no caminho para a automação
Vemos uma crescente adoção de testes funcionais automatizados por empresas que reconhecem a necessidade de melhorar a forma como eles entregam seus produtos e acompanham seus resultados, baseados em software de atualização de produtos e serviços em um ambiente competitivo, em ritmo acelerado.
No entanto, é preciso alguma atenção para não cair em armadilhas evitáveis durante o processo de modernização:
Falta de planejamento a longo prazo e um roteiro
Com frequência, as empresas implementam testes automatizados em uma base ad hoc, sem o plano de longo prazo e um roteiro necessário para ter sucesso em uma escala maior.
Apesar do apoio de alto nível inicial e orçamentos substanciais, sem um plano de longo prazo para a automação de testes funcionais, o projeto inicial termina.
Equívoco em pensar que automatizar é uma maneira rápida de cortar custos
Há uma crença generalizada de que automatizar levará a reduções de custos imediatas porque menos recursos são necessários para realizar as operações.
A automação pode, eventualmente, gerar economia de custos sustentáveis, mas o custo por si só não deve ser o fator principal quando se considera a possibilidade de automatizar o monitoramento das obrigações e outras funções do negócio.
A governança corporativa, diminuição de risco e monitoramento das obrigações de forma a manter sua contabilidade em ordem e em dia, habilitados pela tecnologia pode efetivamente apoiar a gestão da diminuição do risco operacional.
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