Sua gestão fiscal é bagunçada? Então seu fim está próximo…

Uma das principais preocupações que um empreendedor deve ter em mente é com a sua organização em relação à gestão fiscal, para que o negócio consiga cumprir todas as regras da legislação. São dezenas de regras de acordo com o negócio e todas com validação e cruzamentos automáticos pelo Fisco. Se perder em meio a esse universo de arquivos e documentos é mais comum do que se pensa. E a bagunça na gestão fiscal pode decretar o fim de uma empresa.

Pode parecer exagero, mas isso acontece. Saber o que entra e o que sai da sua empresa com um clique pode fazer a diferença entre o dinheiro ficar na empresa para ser investido no negócio ou sair para o pagamento de uma multa.

A gestão fiscal de um negócio tem duas características que se sobressaem ante outras tarefas administrativas: é uma das áreas mais importantes e, ao mesmo tempo, mais complexas de uma empresa. Sem uma gestão eficiente, qualquer deslize pode gerar complicações para a empresa. O cuidado, então, deve ser redobrado.

Para isso, deixar toda essa tarefa de organização em mãos humanas é um tanto quanto arriscado… Por mais que a equipe fiscal de um negócio seja eficiente ao extremo, contar com a ajuda da tecnologia nessa tarefa pode poupar neurônios e garantir algumas horas a mais de sono tranquilo.

Justamente pelo aumento da capacidade de automação e fiscalização das autoridades competentes, prescindir de uma ferramenta que te mostre não apenas como o Fisco vê a sua empresa, mas que te avise como corrigir e que faça sua gestão fiscal com exatidão, tudo ao mesmo tempo e em tempo real, é começar errado.

Então, comece certo vendo os 4 problemas mais comuns de uma gestão fiscal ruim e como passar longe dessas falhas de organização.

1) Deixar de registrar notas fiscais

É obrigatório que as empresas emitam notas fiscais ao venderem seus produtos. Por outro lado, quando uma mercadoria é adquirida, também é necessário emitir uma nota, só que desta vez uma nota fiscal de entrada ou de compra. E nesse ponto que muitos esquecem desse registro, seja por descuido ou por falta de organização das contabilidades.

O empresário ou gestor que cuida de uma microempresa ou empresa de pequeno porte enquadrada no Simples Nacional tem a obrigação de escriturar esses documentos fiscais no Livro Registro de Entradas, de acordo com a legislação. Esses registros devem ser feitos em ordem cronológica e agrupados de acordo com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).

Mas não é só isso: além do registro, é preciso ter atenção quanto ao armazenamento das notas, conhecido como arquivo XML, que é onde estão todas as informações da NF-e. A legislação prevê o armazenamento desses arquivos por até 5 anos para fins fiscais.

Dessa forma, a gestão fiscal necessita de uma organização e precisão para que o arquivo seja baixado e armazenado da maneira correta, tanto para ser apresentado ao Fisco em caso de necessidade quanto para o registro e controle da movimentação da empresa.

Deixar de registrar essas notas significa que poderá haver oportunidades de créditos (recolhimento indevido ou a maior) e/ou contingências fiscais (recolhimento a menor, omissão ou inexatidão de informações) nessas notas que não foram escrituradas, gerando prejuízo certo nas contas da empresa. Portanto, fazer o acompanhamento detalhado das notas que constam contra seu CNPJ, na data em que foram emitidas, é primordial.

Porém, como ter esse controle 100% efetivo, sabendo no detalhe as informações das notas fiscais, acompanhando as movimentações, registrando as operações e calculando os valores de tributos no ato do registro, é uma tarefa extremamente complicada, existe a tecnologia para ajudar. Isso pode ser resolvido de maneira simples com um software fiscal.

Ter um sistema automatizado que permita uma vigilância constante dá a segurança necessária ao gestor além de proporcionar a vantagem de reagir rapidamente em casos de fraude. Isso é possível realizando a manifestação do destinatário, ou seja, informando a Receita Federal de maneira regular de que sua empresa desconhece a transação e evitando as penalidades referentes ao crime de sonegação de imposto.

2) Não fazer a manifestação do destinatário

A manifestação do destinatário é um instrumento muito útil que dá uma proteção extra à sua empresa. Essa opção permite que a empresa informe à Receita Federal sobre a sua ciência e participação ou não em determinada nota fiscal emitida contra seu CNPJ. Também permite, por exemplo, que a empresa comunique sobre documentos fiscais lançados por terceiros sem seu conhecimento.

A ciência da operação, pela qual a empresa declara saber sobre uma NF-e relacionada ao seu CNPJ, é um dos eventos fiscais previstos, assim como a comunicação pelo destinatário sobre o desconhecimento da operação, a confirmação (pedido entregue) ou a não realização (como em casos de recusa de recebimento de mercadoria).

Mesmo que a adoção da manifestação não seja obrigatória para todas as empresas, fazer uso desse recurso garante uma melhor gestão fiscal no seu empreendimento. Realizar a manifestação tem mais vantagens que desvantagens.

Entre as benesses para uma empresa que realiza a manifestação do destinatário está a possibilidade de se fazer o download do arquivo XML (arquivo codificador da NF), formalizar e oficializar toda a transação de forma digital sem a necessidade de guardar o anteriormente utilizado “canhoto assinado”. Outra grande vantagem é que com a manifestação do destinatário quem emitiu a nota fiscal fica impedido de fazer seu cancelamento, evitando problemas fiscais.

Fora que infelizmente ainda existem empresas que praticam atos ilícitos, como utilizar um CNPJ qualquer (pode, inclusive, ser o cadastro da sua empresa) para fraudar o Fisco e obter vantagens financeiras indevidas. Mesmo que você seja um empresário responsável e preocupado em fazer a gestão fiscal correta no seu negócio, nem todos agem da forma correta e dentro da lei. Em razão disso, é possível haver irregularidades sem que você perceba de imediato.

Dessa forma, ter uma ferramenta que verifique todas as notas emitidas contra seu CNPJ – e que acuse quais notas precisam ser vistas para que se faça a manifestação – possibilita que você tenha mais segurança na hora de prestar suas informações ao Fisco.

3) Não manter controle das obrigatoriedades fiscais

Nessa confusão de leis, regras e burocracia que precisam ser seguidas, a desorganização é um passo em direção ao abismo na vida de uma empresa. Para evitar problemas futuros, é imprescindível controlar datas, arquivos, registros, valores e informações completas, além de se preocupar com a qualidade das informações para entregar dados consistentes.

Logo, a melhor maneira de otimizar a gestão das obrigações é contar com um software de controle. Se antes você tinha que ter caixas para armazenar todos os registros de entrada e de saída, agora, essa organização é digital. Perceba que se hoje a Receita bater na sua porta, dificilmente o fiscal pedirá para checar sua papelada. Ele vai solicitar para ver seus arquivos XML, direto e reto.

Assim, além de se prevenir para melhor responder a uma possível ação de rotina da fiscalização, o controle e o armazenamento de arquivos XML colabora com a gestão do seu negócio. Um sistema automatizado permite conferir informações em determinada nota de maneira fácil e ágil e evitando que escape do seu alcance um detalhe que possa trazer prejuízos.

Como falamos ali em cima, ter esses dados sendo conferidos a todo instante e mostrados em tempo real evita dores de cabeça. Fazer um esforço no sentido de ter um controle rigoroso sobre todos os processos na sua gestão fiscal é mais do que recomendável.

4) Pensar que sem ajuda da tecnologia a coisa vai funcionar

Baixar, armazenar e conferir as informações das NF-e e repetir esse processo para outras notas é uma tarefa necessária, porém cansativa, pois precisa ser feita individualmente. Mesmo que sua empresa precise baixar apenas dez notas emitidas contra seu CNPJ mensalmente, essa tarefa tomará um tempo precioso.

É nesse momento que quem não faz uso das ferramentas tecnológicas que existem para ajudar na gestão fiscal já sai atrás da concorrência. Pra sanar esse problema, ter um sistema inteligente de gestão online, como o Auditto, permite não apenas a consulta, mas também o download de notas fiscais, qualificando o controle e o armazenamento dos arquivos XML, bastando, para isso, estar conectado à internet.

São muitas as dores de quem não faz uma gestão fiscal assertiva na sua empresa. Mas o Auditto resolve todas elas. E rápido. Mas falaremos mais em outro post!

Por Atracto