Em tempos de instabilidade econômica, reduzir lucros é um dos principais objetivos dos gestores. Trata-se de uma forma de manter o negócio sólido e em constante crescimento. Apesar de necessária, é também uma medida desafiadora. Afinal, o que, de fato, impacta nos custos da empresa? Será que as ações para ter maior rentabilidade estão sendo aplicadas da forma certa? Existem recursos que podem auxiliar neste momento?
A tecnologia na contabilidade, além de otimizar a rotina, também é bastante importante neste aspecto. Apenas com a inserção de algumas soluções digitais, por exemplo, já é possível reduzir gastos com impressão e armazenamento físico de documentos.
Diante da importância do assunto, trouxemos neste post informações que visam reduzir os custos por meio da tecnologia na contabilidade. Acompanhe!
Dê adeus aos papéis e à impressão com a tecnologia na contabilidade
O dia a dia de um escritório é repleto de documentos, notas fiscais, certificados e papéis em geral. É realmente necessário fazer tantas impressões e tantas cópias de documentos? Os gastos com folhas de sulfite, muitas vezes, são gigantes. Mas como a atividade é vista como “essencial”, acaba fazendo parte das compras do mês e passando despercebida.
Além do desperdício gerado com os papéis, os custos com os cartuchos de tintas da impressora também impactam no orçamento. No entanto, a tecnologia ajuda a reduzir esses gastos e, ainda, melhora a rotina dos profissionais.
Salvar os documentos em nuvem é uma ótima opção. Por que gastar com pilhas e mais pilhas de papéis, cópias e documentos quando é possível digitalizar tudo e ainda aumentar a segurança? É isso que a tecnologia do sistema em nuvem faz! Ela mantém tudo em um ambiente digital, que pode ser acessado de qualquer dispositivo que tenha autorização.
Minimize os erros de cálculos e lançamentos por meio da automação
Não há como negar que, por mais que o profissional tenha o máximo de cuidado ao lançar as informações em um site de um órgão público, por exemplo, o processo está suscetível a erros. O maior problema, nesse caso, é que os erros podem ser fatais para a saúde financeira da empresa.
Basta um erro de cálculo de impostos e declarações para que transtornos sejam causados. Nesses casos, o órgão competente poderá cobrar o valor que ficou faltando ou, até mesmo, aplicará uma multa por inconsistência em uma declaração entregue com uma informação equivocada. Ou, então, em situação de imposto apurado para mais que o devido, a empresa não conseguirá realizar o estorno.
Os erros humanos podem ser facilmente cometidos quando é preciso lidar com um alto volume de dados e informações. Nesse sentido, conte com um software de automação. As atividades passam a ser realizadas por robôs, de forma totalmente automatizada, o que reduz as chances de falhas nos lançamentos e nos cálculos e ainda facilita a visualização de possíveis problemas ou fraudes.
Cumpra com todos os prazos e evite multas por atrasos
Outro aspecto que impacta a saúde financeira do escritório de contabilidade e de todo negócio é a falta de cumprimento dos prazos — incluindo esquecer de avisar o cliente quando algum evento acontecerá.
Nem sempre anotar na agenda e colocar um lembrete perto do computador são ações, de fato, eficientes. Por isso, mais uma vez entra a tecnologia na contabilidade. Ferramentas de automação, além de otimizarem processos, também emitem alertas quando o prazo de algum lançamento, pagamento ou emissão estiver próximo. Assim, é muito mais seguro cumprir com todas as obrigações.
Além de evitar multas e outras punições, os profissionais poderão aproveitar o tempo para agir com antecedência, o que facilita o planejamento e, em alguns casos, beneficia os clientes.
Adote a tecnologia na contabilidade e reduza custos
Além de facilitar a rotina, a tecnologia na contabilidade também favorece a saúde financeira. Ao investir em soluções que reduzem o excesso de papéis, diminuem as chances de erros e, consequentemente, os riscos de multas, e ainda favorecem que prazos sejam cumpridos, o negócio pode dedicar esforços financeiros a outras questões mais estratégicas.
Também é importante ressaltar que a tecnologia na contabilidade aumenta a produtividade da equipe, o que acarreta uma entrega de mais qualidade aos clientes. Afinal, quando os profissionais conseguem dedicar tempo e esforço a questões mais intelectuais, o escritório é beneficiado como um todo.
Sem contar que com robôs trabalhando 24 horas todos os dias da semana não é necessário investir em contratações operacionais. Isso porque a ferramenta executa esse e outros papéis importantes — mais uma redução de gastos na folha.
Como vimos, a tecnologia na contabilidade é uma tendência presente e que só tende a crescer. Apesar de o segmento ainda ser resistente a mudanças, a evolução dos processos exige que soluções sejam aplicadas à rotina, a fim de aumentar a segurança e otimizar o tempo.
Sem contar que, conforme os avanços tecnológicos surgem e mais empresas se beneficiam deles, os modelos de negócio que ainda investem em processos tradicionais ficam fadados ao retrocesso. Por isso, é hora de aproveitar o momento para transformar a sua empresa e colocá-la rumo ao sucesso e à inovação!
E você, como tem reduzido os custos da contabilidade por meio da tecnologia? Deixe a sua resposta nos comentários e compartilhe a sua opinião com mais profissionais da área!
