Os erros no SPED que podem custar caro
Como dissemos nos outros três textos anteriores (você pode ler AQUI, AQUI e AQUI), o SPED é um importante instrumento fiscal porque reúne de maneira simplificada toda a documentação necessária para os órgãos fiscalizadores e elimina a escrituração física, feita em papel. Porém, apenas parece simples. Os erros no SPED Fiscal aparecem a todo momento para quem não se prepara.
Como é através dele que se torna possível saber o que é vendido, para que é vendido e por quanto se vende, para o governo, o SPED torna a fiscalização menos burocrática e mais rápida. Já para as empresas, o SPED elimina a necessidade de documentação escrita e armazenamento físico de documentos e simplifica a entrega de documentação para os fiscos.
E é justamente por reunir todas as informações de gestão tributária, contábil e financeira de uma empresa, o grande número de campos a serem preenchidos, as atualizações legislativas constantes, os prazos faz com que aconteçam possíveis falhas nos lançamentos, entre outros detalhes. Ou seja, os erros no SPED acabam sendo algo até comum.
Tais falhas podem ser atribuídas à diferença nas leis de cada estado, à atuação de um profissional não capacitado, à aplicação equivocada das alíquotas ou, mais comumente, a erros humanos. E isso vale para o SPED Fiscal, Contábil, EFD-Reinf… É o que queremos ajudar a evitar.
Por isso, reunimos aqui alguns erros no SPED mais comuns. Veja quais são:
1. Desconhecer a legislação
Grande parte dos erros no SPED costuma acontecer quando o gestor envolvido não conhece a fundo a legislação vigente. O grande problema dessa parte é que as leis costumam mudar com alguma frequência e sem aviso prévio, como é o caso de alíquotas e regras municipais, por exemplo, que acabam interferindo na elaboração do documento. Mesmo que seja trabalhoso conhecer todas as minúcias, negligenciar essa atividade pode levar a falhas pequenas, como atrasos nos prazos de entrega ou a desconsideração de determinadas alíquotas, ou mesmo levar a equívocos maiores.
Para minimizar as possibilidades de erro ao longo do processo, é fundamental compreender como a legislação do SPED e a legislação tributária local funcionam. Procure saber as regras de isenção, quais tributos incidem sobre quais atividades, estude melhor os textos legais etc., lembrando que esse é um investimento importante para facilitar o preenchimento e transmissão dos dados.
2. Esperar para fazer os lançamentos
Um erro comum que a maioria dos responsáveis por informar as obrigações ao Fisco comete em relação a qualquer registro tributário é adiar o lançamento. Há sim quem acredite ser mais eficiente juntar as informações do SPED Contábil para anotar tudo de uma única vez. Todavia, a verdade é que esse pensamento quase sempre se prova contraproducente quando se trata de fazer o controle fiscal e tributário.
Isso se deve, em primeiro lugar, pela perda de boa parte das informações necessárias, seja devido a esquecimento ou falta de organização. Independentemente do motivo, esses erros podem muito bem ser detectados pela Receita, automaticamente gerando alguma suspeita de fraude.
3. Não ter atenção ao preencher os valores
Parece algo básico, mas esse ponto ainda é traiçoeiro. Como é preciso fazer um somatório para se chegar ao valor final do documento fiscal, pode acontecer de existir incoerência entre os valores declarados nas NF-e e no SPED Fiscal. Muitas vezes, os erros no SPED acontecem por desatenção dos colaboradores justamente na hora de somar ou de preencher os números, por diversos fatores. Nessa situação, é recomendável explicar claramente à sua equipe sobre a importância de não cometer erros nos dados, já que essas falhas podem custar caro ao final.
4. Não verificar a base de cálculo de alíquotas e impostos
Como dissemos, são muitas as regras e leis tributárias e fiscais que regem os cálculos para elaboração correta do SPED. Mesmo assim, faltar com atenção nessa hora pode ser fatal. Dito isso, é bom saber que os parâmetros que relacionam os campos da base de cálculo com os respectivos percentuais de impostos devidos podem resultar em valores divergentes.
Dessa forma, ao elaborar o documento sem verificar fielmente as tributações faz com que a estrutura de análise do arquivo possa interpretar de maneira diferente essa inconsistência e o sistema irá travar a validação dos dados, impedindo a transmissão. A parte boa é que esses tipos de erros no SPED podem ser corrigidos.
5. Não verificar a relação entre alíquotas e origem dos produtos
Esse também é um grande entrave à transmissão do SPED Fiscal. Ao se iniciar a elaboração do documento, é preciso que o seu checklist contemple a verificação da tabela de pesquisa de alíquotas, que pode estar desatualizada ou com números errados. Uma falha nesse procedimento pode resultar em erro no processo de análise feito pelo SPED Fiscal, ocasionando multas.
Além disso, qualquer equívoco no sequenciamento dos números das notas fiscais emitidas e/ou canceladas pode incorrer em análise indevida por parte do sistema validador do SPED.
Sabemos que verificar as notas manual e individualmente é praticamente inviável, além de ser altamente improdutivo. Hoje já existem soluções de software fiscal que emitem as notas fiscais eletrônicas sem erros de parametrização, evitando problemas como a sequência incorreta e poupando muito tempo de trabalho, o que ajuda demais a minimizar os erros no SPED.
6. Informar NCM e alíquotas erradas
Ainda nesse assunto, periodicamente a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) sofre alterações legais, o que acaba por mudar os valores das alíquotas. Dessa maneira é comum que os responsáveis por elaborar o SPED Fiscal acabem cometendo erros nesses campos, simplesmente por não verificarem se houve alteração ou atualização dessa base de dados. Apesar de acidentais, esses equívocos podem ser vistos pelo Fisco como tentativas de evasão fiscal.
Também podem ocorrer casos em que itens com descrições diferentes são informados com o mesmo código, ou mesmo acontecer o contrário: situações em que mercadorias que têm um mesmo código, mas apresentam descrições distintas. Além de gerar questionamentos e multas do Fisco, esses tipos de erros no SPED podem causar problemas no estoque, já que as entradas e saídas não são registradas corretamente.
Segundo orientação do Guia Prático do SPED da Receita Federal, a identificação do item (produto ou serviço) deverá receber o código próprio do informante do arquivo em qualquer documento, lançamento efetuado ou arquivo informado, ou seja, o código de produto deve ser o mesmo na emissão dos documentos fiscais, na entrada das mercadorias ou em qualquer outra informação prestada ao fisco.
Portanto, o código utilizado não pode ser duplicado ou atribuído a itens (produto ou serviço) diferentes e não é permitida a reutilização de código que tenha sido atribuído para qualquer produto anteriormente. Erros no SPED gerados a partir dessa desatenção são bem comuns…
7. Não abrir e fechar os blocos sem movimentação
Esse ponto diz respeito à EFD ICMS/IPI. Nesse caso, mesmo que a empresa não esteja obrigada à escrituração de um determinado bloco, deve ao menos abrir e fechar este bloco. Por exemplo: K001 (abertura do BLoco K) e K990 (encerramento do Bloco K).
O Guia Prático de Orientação da EFD ICMS/IPI diz que “Entre o registro inicial (registro 0000) e o registro final (9999), o arquivo digital é constituído de blocos, cada qual com um registro de abertura, com registros de dados e com um registro de encerramento, referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos e de outras informações econômico-fiscais. A apresentação de todos os blocos, na sequência é obrigatória, sendo que o registro de abertura do bloco indicará se haverá ou não informação.”
Ou seja, até esse detalhe pode causar problemas. A falta de planejamento e apuração para a entrega do documento resulta, muitas vezes, em incoerências no preenchimento das informações e erros no SPED entre base de cálculo, alíquota e impostos. Esses problemas podem ser interpretados pelo fisco como má conduta fiscal e são passíveis de multas e penalidades. Dessa forma, atente-se aos cálculos e ao preenchimento dos dados para evitar dores de cabeça e refações!
8. Não contar com um software de gestão
Não é de se admirar que num dos ambientes tributários mais complexos do mundo, até mesmo as ferramentas criadas para facilitar a fiscalização e padronização das informações acabem por complicar essa tarefa, dada a quantidade de alíquotas e suas respectivas combinações, bem como todos os detalhes das obrigações. Isso tende a gerar uma confusão generalizada na cabeça de qualquer um – sobretudo aos que não têm familiaridade com o modelo.
E esse é um dos pontos mais importantes! Um sistema de gestão eficiente pode te ajudar a eliminar todos os erros no SPED e as dificuldades que citamos nesse artigo, acompanhando os processos da sua empresa em tempo real e apurando cada informação lançada. A partir disso, o software gera os arquivos conforme os leiautes corretos e valida as sequências e os cálculos. Assim, a sua equipe economiza tempo e dinheiro na prestação do SPED e suas variações, minimizando os riscos de erros em suas entregas.
Outra dica é: a melhor forma de conferir se qualquer protocolo vem gerando o resultado esperado é testá-lo em uma condição tão próxima da realidade quanto possível. Por isso, se você quer entregar os arquivos sem erros no SPED, a melhor opção é fazer auditorias e testes frequentes para determinar quais são os pontos falhos e, claro, ajustá-los.
Ao contar com uma plataforma integrada, o trabalho do contador se torna muito mais prático e rápido. Em vez de perder muito tempo preenchendo informações manualmente, as tarefas repetitivas são facilmente automatizadas, abrindo espaço para uma atuação mais estratégica e evitando a duplicidade de informações, por exemplo.
Além disso, é comum que o gestor que precisa entregar um SPED passe horas apenas esperando o sistema fazer o upload dos arquivos antes de entregar ao Fisco. Sabemos de empresas que já esperaram mais de 36 horas apenas para entregar um EFD-Contribuições, ou seja, você fica mais de um dia e meio com um computador parado apenas nessa tarefa!
Não seria mais fácil contar com um sistema integrado que fosse escalável de modo a fazer tudo em poucos minutos, entendendo a necessidade de aumentar ou diminuir a quantidade de processadores de acordo com sua demanda? Acreditamos que sim!
Conclusão
Não são apenas esses os erros do SPED que podem acontecer na preparação do arquivo. É preciso destacar, porém, que gerar o SPED de forma adequada é crucial para não ter problemas graves em qualquer empresa. Por isso, fique à vontade para revisar sempre este conteúdo, ok? Assim você ficará cada vez mais alerta para os possíveis erros no SPED, evitando cometê-los!
E lembre-se: para auxiliar as empresas nesse processo, existe a Auditto. Somos especialistas em projetos SPED e sabemos como evitar todos esses percalços.
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Por Atracto
