Em todos os nossos textos até aqui ficou notório o quanto que a evolução da tecnologia mudou significativamente todas as áreas do mercado de trabalho. E no segmento da contabilidade não poderia ser diferente. Nas últimas décadas vimos como, aos poucos, o mercado foi mudando e se adaptado para ir eliminando processos que simplesmente não faziam mais sentido.
Entretanto, acompanhar esses progressos não é exatamente uma das tarefas mais fáceis, pois isso demanda dos escritórios contábeis e também dos profissionais da área uma atenção extra para as novidades do mercado, que podem acabar se tornando um grande diferencial competitivo.
Mas os processos da contabilidade, como o da escrituração, por exemplo, são essenciais, mas muito trabalhosos. É impossível fazer esse processo de forma mais ágil, certo?
Bom, nós discordamos em número, gênero e grau. Vamos mostrar como através de sistemas robotizados, é possível alavancar os resultados do seu escritório e ainda eliminar de uma vez por todas o processo manual da escrituração.
Confira.
O que é a escrituração contábil?
Você, contador, sabe de trás para frente o que é a escrituração e qual o papel dela para as empresas, mas vamos aproveitar para relembrar e esclarecer mais detalhes sobre o tema.
No âmbito contábil e empresarial, o termo escrituração contábil também é conhecido como: “escrituração mercantil”, “escrituração comercial”, “escrituração fiscal” ou mesmo “escrituração tributária”.
Em resumo, podemos dizer que a escrituração consiste no registro de todos os dados relacionados às atividades das empresas, que são organizadas pelos contadores, que fica responsável por algumas obrigações, como: produção de relatórios (Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultado do Exercício), pelo envio de declarações (Declaração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, SPED Fiscal e SPED Contábil) e pela apuração de impostos (IPI, ISS, PIS, Cofins e IRPJ).
É importante ressaltar que toda a empresa, não importa seu tamanho ou segmento de atuação, deve manter a escrituração em dia.
Quais são os tipos de escrituração?
Segundo informações do Jornal contábil, existem inúmeros tipos de escrituração fiscal, mas são 4 as mais realizadas pelas empresas.
- Notas de entrada e saída: Todas as notas fiscais relacionadas a compra e venda de mercadorias. Os registros devem ser realizados em ordem cronológica, considerando também cada um dos CFOPs Código Fiscal e Operações e Prestações;
- Notas de serviços tomados e prestados: Também é dever da empresa a emissão de notas e escrituração de todos os serviços contratados e prestados;
- Notas de conhecimento de transporte: Todas as empresas que oferecem serviços de transporte, em âmbito municipal e estadual, devem emitir notas e escriturar sua movimentação;
- Livro de movimentação de combustíveis: Escrituração exclusiva de empresas que transportam combustíveis.
Qual a importância desse processo?
Conforme falamos já em nosso texto: Escrituração de notas fiscais: ou você faz ou seu negócio já era!, escriturar as notas fiscais é um procedimento obrigatório para as empresas que usam a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, CT-e, NFC-e). Elas devem fazer o lançamento e a apuração de impostos para transmitir os dados às receitas municipais, estaduais e federal. Portanto, manter uma empresa em dia e regularizada perante o Governo é essencial para a saúde do negócio.
Pela legislação, é obrigatório armazenar os documentos fiscais pelo prazo mínimo de 5 anos como forma de comprovar que a empresa executa os procedimentos corretos.
O que acontece se minha empresa não fizer a escrituração?
Por estarmos tratando de um processo essencial e obrigatório, a empresa que não cumprir com a escrituração fiscal de seus documentos, ou pior, se a cumprir, mas com erros, fatalmente terá que arcar com multas ou penalidades dos órgãos reguladores.
Convenhamos, ninguém quer levar multa do Fisco, não é mesmo? Por isso, é de extrema importância não fazer mais esses processos de forma manual, mas vamos falar das vantagens da robotização um pouco mais para frente.
Quais as vantagens em manter a escrituração atualizada?
Bom, dentre as vantagens podemos já falar da não autuação do Fisco, mas vai muito além disso.
Na prática, manter a escrituração atualizada permite a empresa ter uma maior consciência da sua movimentação financeira, mas podemos citar algumas outras, como:
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Comprovação em juízo, caso necessário;
A escrituração contábil pode ser usar na esfera jurídica, caso a empresa se envolva em alguma disputa judicial, como uma forma de se proteger.
Ou seja, a escrituração contábil, se feita de maneira assertiva e sem erros, contribui para deixar a empresa protegida de problemas.
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Contribuir para o acesso ao crédito bancário:
Um outro ponto bastante interessante da escrituração é que ela é uma forma de provar que a sua empresa é sólida. Com ela, você poderá apresentar ao banco o seu controle financeiro, se tornando mais fácil conseguir um empréstimo para a expansão do empreendimento.
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Acatar as obrigatoriedades exigidas:
E por fim, mas não menos importante, cumprir com a escrituração faz com que a empresa obedeça ao Novo Código Civil Brasileiro, que determina no seu Artigo 1.179 que toda empresa apresente anualmente um Balanço Patrimonial.
Robotização: o fim do processo manual!
Até hoje você, provavelmente, ainda não conseguia entender de que forma tornaria possível automatizar algo que, há tanto tempo, é feito de forma manual. Mas, como temos falado ao longo dos nossos últimos materiais, a tecnologia entra para fazer os processos repetitivos com os quais já estávamos acostumados.
Na escrituração é a mesma coisa! E para facilitar, nós, inclusive, fizemos um desenho comparando o processo de escrituração manual com o processo automatizado. Nesse caso, a robotização é feita pela Auditto!
(Imagem do retirada do texto: O fim do processo de escrituração)
O processo, por ser longo e trabalhoso, carece de muita atenção, e sabemos que, no escritório contábil, que precisa fazer isso para dezenas ou até centenas de clientes, a chance dos detalhes passarem batidos é enorme. Com a robotização em todas as etapas do processo, consegue-se otimizar as demandas, além de mitigar falhas humanas na operação!
Pois é… É possível, sim, dizer adeus ao papel no processo de escrituração.
E como implementar um sistema automatizado em seu escritório contábil?
Conforme vimos no texto, a escrituração pode ser feita de duas maneiras: manual ou robotizada. Mas sabemos — e concordamos! – que uma é bem menos aconselhável que a outra, não é mesmo?!
Portanto, se você faz parte do grupo que não aguenta mais passar por tanto trabalho repetitivo e ainda tem problemas de falhas na sua operação, a hora para mudar é agora. Conheça as soluções do sistema da Auditto e se surpreenda com tudo o que a tecnologia pode fazer por seu escritório.
