Afinal, como é possível recuperar os XML?
É um problema comum. Perder um XML acontece mais vezes do que se gostaria e todo mundo está sujeito a isso. E se você alguma vez passou por isso ou conhece alguém que tenha enfrentado esse problema, deve estar se perguntando como é possível recuperar XML a nota fiscal, certo?
Bom, então vou falar de uma solução única no mercado para recuperar notas fiscais perdidas. Não é milagre, mas muita tecnologia e inteligência para desenvolver técnicas legalmente permitidas e inigualáveis. Acompanhe abaixo para saber como é possível resgatar XML, que são arquivos tão importantes.
O que é um arquivo XML de nota fiscal?
Para contextualizar o assunto – e o problema -, vamos explicar um pouco sobre o arquivo XML. Esse arquivo nada mais é que a versão digital da nota fiscal propriamente dita, sendo o formato utilizado para registro das informações relativas à NFe (nota fiscal eletrônica), que é emitida na venda de um produto ou serviço. Ele obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal, que é o registro dessa informação de movimentação nos órgãos competentes.
Os arquivos XML possuem todas as informações de transações das empresas. Sendo assim, o Governo pode ter controle sobre os serviços prestados ou adquiridos. Exatamente por isso é que o XML tem um grande valor e possui validade fiscal, exigindo um período mínimo de armazenamento.
Vale lembrar que o arquivo XML não acompanha a mercadoria negociada, é só um arquivo eletrônico que deve ser disponibilizado pelo fornecedor ao cliente para consulta e armazenamento digital. Ou seja, após a emissão de uma NF-e, os arquivos XML também precisam ser automaticamente enviados pelo emissor.
É obrigatório armazenar a extensão XML das Notas Fiscais Eletrônicas por ao menos 5 anos, de acordo com o artigo 33 da Portaria CAT nº 162/2008. A falta deste arquivo, pode resultar em multas rigorosas e mais problemas para a empresa.
Se um emissor não gerar esse documento, será multado pela Receita. Como o XML serve para comprovar a emissão de notas para a Receita, acontece de várias empresas gerarem o arquivo e não o deixarem disponível pelo tempo mínimo necessário. E é aí que mora o problema…
Como se perde um XML?
A maioria dos casos de arquivos XML perdidos tem a ver com desorganização e má gestão da empresa. Toda empresa que emite notas fiscais necessita fazer o monitoramento a gestão correta dos dados das notas fiscais. E não apenas as NFe, mas também das NFC-e e CT-e, entre outras. Com a transmissão e o armazenamento online dos documentos, há um grande volume de dados e outras informações importantes, como as regras fiscais de tributação.
E, por uma gestão deficitária, ocorre desses documentos não serem registrados, ou a empresa não ter conhecimento de uma nota fiscal emitida contra o CNPJ dela (não realizando a Manifestação do Destinatário), por exemplo. São diversos fatores que contribuem para que esses arquivos sejam perdidos, ou, melhor dizendo, não registrados (o que para o Fisco não muda nada…).
É por isso que ter um sistema de gestão fiscal faz toda a diferença, já que é capaz de identificar na hora se uma nota fiscal foi emitida contra seu CNPJ, indicando que você deve fazer a manifestação do destinatário, também conhecida como MD-e, a qual o destinatário da NF-e deve emitir informações ao fisco sobre o andamento da operação de produto ou serviço a qual a NF-e se refere. Assim, é realizada a autenticação para as notas emitidas contra seu CNPJ para possibilitar que a comunicação com o fisco seja estabelecida.
Isso serve para apontar para a Sefaz se uma determinada operação representada pela nota foi completada com sucesso ou não. A Ciência da Emissão é o momento em que o destinatário declara que está ciente da existência dessa operação. Esse é um evento opcional, mas dá espaço para o planejamento e organização dos elementos necessários para o próximo passo. Caso ele realize essa manifestação, nas próximas consultas haverá o recebimento automático do arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica.
Dessa forma é possível identificar mais facilmente as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas no país onde seu CNPJ aparece como destinatário, com a finalidade de esclarecer os usos das mesmas. Além disso, a MD-e assegura o resguardo do destinatário das operações envolvidas, o download completo do arquivo XML e a segurança jurídica no uso do crédito fiscal que corresponde às NF-es confirmadas.
Sim, é complexo, mas vamos continuar…
Como recuperar um XML?
Armazenar notas fiscais eletrônicas e outros documentos correlatos que foram emitidos e recebidos pela empresa é obrigação do contribuinte. E a lei exige que as notas fiscais sejam armazenadas por pelo menos cinco anos. Por isso que a Auditto recomenda fazer periodicamente o backup de suas notas. Mas o que fazer se elas foram perdidas?
A recuperação dos arquivos XML ocorre geralmente através de um software ou um sistema específico. É possível recuperar notas fiscais através do Portal da NFe. A Sefaz possui um serviço para consulta da nota fiscal eletrônica, e além da consulta essa funcionalidade permite que você baixe nota por nota manualmente.
Para esse processo é necessário ter a Chave de Acesso da NFe. A própria Receita Federal disponibiliza uma ferramenta de visualização de XML. Porém, ele permite uma consulta não tão completa e é mais adequado para recuperar um volume pequeno de notas perdidas.
É importante destacar que desde janeiro de 2019, é obrigatório o uso de certificado digital para consulta de Notas Fiscais eletrônicas, conforme ajuste SINIEF publicado pela Sefaz.
Para recuperar esses arquivos XML, existe a opção manual, fazendo a consulta de NFe direto do site da Sefaz, com chave de acesso. Nesse caso, são informados todos os dados que constam na NFe, incluindo as informações detalhadas do emitente, destinatário, produtos totais, transporte, cobrança, informações adicionais e avulsa. Nessa consulta também é apresentada o status da nota fiscal, se foi cancelada ou inutilizada, entre outros dados. Este tipo de consulta por meio do portal da NFe pode ser realizada dentro do prazo de 180 dias após a recepção do XML pela Sefaz.
Sendo assim, é possível fazer o download do arquivo XML apenas para o emitente, destinatário ou transportador que conste no documento fiscal, pelo prazo de até 60 dias da data de emissão. Como dissemos, é preciso um certificado digital válido com o CNPJ do destinatário para assegurar a disponibilidade do arquivo XML, com todas as informações da transação comercial.
Porém, a forma mais segura (e rápida) de consultar e baixar XML de NFe é contando com um sistema eletrônico que busca diretamente da Sefaz e usa meios legais para obter esses documentos. Essa busca digital faz a consulta e resgate sem a necessidade de chave de acesso ou seja, quando o contribuinte obtém o XML da nota fiscal emitida contra o seu CNPJ, sem a necessidade de esperar o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) para então usar a chave de acesso para baixar o documento oficial.
Ou seja, quando essa nota é emitida para o CNPJ do contribuinte, o software de gestão torna possível saber quem emitiu e assim armazenar o arquivo, se antecipar à chegada do produto, enviar para a contabilidade tomar conhecimento, realizar a manifestação do destinatário etc. Por isso é preciso contar com um sistema de gestão eficaz, que garanta o armazenamento e controle de todas as notas. É o que o sistema gestor da Auditto faz.
Com o Auditto você não precisa mais pedir as notas para os seus fornecedores! Você consegue, com um cruzamento de dados, saber as sequências de notas, onde está o gargalo, qual sequência está faltando e quais notas precisam ser escrituradas.
Um sistema robusto como você nunca viu
Para uma gestão de verdade não basta fazer apenas a captura e guarda dos arquivos XML. É preciso ter certeza da qualidade dos dados das notas fiscais. Sendo assim, é preciso que o software de automação e gestão seja robusto e com algumas funções a mais que os encontrados no mercado.
O sistema Auditto não só captura os XML, mas tem uma rotina de validação que atua em fluxo contínuo, atualizando o status da nota em tempo real. Por exemplo: se o cliente cancelar uma nota, sendo que ele tem apenas 24 para executar essa operação, o sistema fica monitorando automaticamente, de maneira proativa, para verificar se houve confirmação ou cancelamento.
Além disso, há uma integração total com o ERP do cliente, verificando todo o processo e regras fiscais antes da entrega das obrigações. Dessa forma, o sistema informa ao cliente se há alguma inconformidade durante esse processo, cruzando os dados com os sistemas das prefeituras e da Sefaz.
Isso garante a validade jurídica do documento e não apenas uma imagem para fins organizacionais. Antes de armazenar qualquer documento, o sistema Auditto valida a estrutura e autenticidade. E não só isso: o fluxo de validação tem a função de fazer uma varredura para encontrar qualquer inconsistência dos arquivos.
Assim, o cliente e a própria contabilidade ficam totalmente resguardados de possíveis erros. E o que é melhor: conseguem chegar nesse nível de excelência de uma maneira muito mais rápida!
Somente o Auditto consegue validar as informações completas de um XML. Isso é possível pelo cruzamento de dados com diferentes órgãos governamentais (além de “conversar” com o ERP do cliente), o que fornece uma visão do compliance da informação. Caso algum parâmetro esteja minimamente inconsistente, o sistema acusa e permite a correção imediata antes da entrega das obrigações.
Quer um exemplo?
Existem duas situações comuns de recuperar arquivos XML: com as informações que o cliente tem e fornece aos sistemas ou os casos em que o cliente perdeu tudo.
Aqui na Auditto tivemos um caso de uma grande rede de concessionárias no Brasil que precisava de um reprocessamento fiscal, isto é, eles não tinham nenhuma apuração fiscal realizada de impostos (no caso, PIS e Cofins) de um determinado período. E não eram todos os documentos que estavam armazenados, com os dados de notas fiscais perdidos.
A Auditto, então, através de uma integração com o ERP do cliente, pegou a relação de notas que foram lançadas no sistema interno, realizou o cruzamento com todos os documentos registrados e conseguiu recuperar todas as notas novamente, fazendo o download desses arquivos para dentro do sistema fiscal a fim de ter a informação original. Dessa forma, a apuração dos dados de impostos foi completa.
E aqui estamos falando de cerca de 10 milhões (!) de documentos fiscais! O desafio foi baixar tudo isso em tempo recorde – em menos de três meses – para conseguir reunir informações suficientes e seguras para fazer a apuração fiscal como o exigido pela legislação. Com o Auditto, isso é possível!
Quer outro caso? Lá vai:
Uma gigante do comércio de aparelhos eletrônicos precisava recuperar seus arquivos XML que não haviam sido registrados no sistema ERP. Eles tinham as apurações fiscais realizadas e registradas nos órgãos fiscais, mas não tinham mais o acervo de notas. E, como dissemos no meio desse artigo, a lei exige que todos os documentos fiscais sejam armazenados por 5 anos para fins de fiscalização.
Pois bem, a Auditto conseguiu, com base nas informações dos órgãos estaduais e federais, rastrear todas as notas das apurações fiscais entregues e refazer a base de dados a fim de cumprir a legislação.
Foram mais de 300 mil notas e documentos fiscais recuperadas em menos de um mês de operação, permitindo que a empresa ficasse em conformidade com as regras antes do prazo final estipulado pelo Fisco. Em ambos os casos, o sistema Auditto se mostrou mais que eficiente: era a única solução possível!
Entendeu como recuperar um XML e a importância dessa operação?
Se você ainda não conta com um sistema como esse, avalie, revise e analise sempre a operação fiscal do seu cliente – ou da sua empresa. O Auditto é a melhor opção para recuperar arquivos XML de maneira rápida e eficaz. Entre em contato e veja o que podemos fazer por você!
(Colaboração: Anderson Lam, diretor de Produtos, e Carlos Henrique, SDR de Inside Sales)
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