Gestão fiscal: sem validação, o XML não serve para nada!

Gestão fiscal: sem validação, o XML não serve para nada!

Já sabemos que o resgate, baixa e armazenamento dos arquivos XML das notas fiscais é um problema para muitas empresas. Mas resolver se torna simples quando se usa um sistema de gestão integrada com inteligência fiscal, como o sistema Auditto. Porém, para uma gestão fiscal eficiente, é preciso considerar mais alguns detalhes. Sem a validação da qualidade da informação, o arquivo XML vira apenas mais um documento.

A modernização do processo

Primeiramente é preciso dizer que fazer a contabilidade de notas fiscais em papel é coisa do passado. Como sabemos, ainda existe quem prefira fazer desse modo. Mas é contraproducente. É muito mais vantajoso usar a tecnologia para baixar, armazenar e gerir seus arquivos de maneira digital. Fazer de forma manual usando papel é perder tempo e dinheiro. E tempo é dinheiro, certo?

Pois bem… Então, para quem trabalha com notas fiscais eletrônicas e com o arquivo XML, é preciso ter certeza do que está recebendo. É preciso ter certeza de que o cliente entregou todas as notas corretas e se as informações contidas nas notas são reais, ou seja, se passaram por uma validação. Caso contrário, isso se tornará uma cadeia de pequenos problemas que vira um verdadeiro dominó. Como sabemos, essa pode ser a diferença entre o compliance e a multa do Fisco.

E isso é outra coisa que o sistema Auditto pode resolver. Os dados são armazenados em nuvem, eliminando o risco de perder dados ou os próprios arquivos. E a visualização das informações é muito mais prática e organizada, deixando tudo mais acessível para quem controla esses detalhes. Falando assim até parece fácil demais. Mas é muito mais do que isso.

Eliminando erros

Normalmente, para se fazer o controle das notas, é preciso baixar os arquivos XML. Mas como você tem certeza de que todas aquelas informações das notas são exatamente o que seu cliente registrou? Será que aí não tem algum erro? Foram todas essas notas que ele recebeu? Se ele recebeu tudo direitinho, as informações de finalidade estão corretas?

Sem esses dados, a apuração de impostos das notas fica comprometida. Porque, na legislação, a carga de impostos é diferente para compra e venda de mercadorias e serviços. Quando alguém revende um determinado produto, ele se credita de um imposto; e quando consome, esse alguém deve um imposto.

Nesse ponto, não seria bom ter o controle total dessas informações e das finalidades? E obter validação legal disso? Pois o sistema Auditto permite que você controle todos os detalhes, auxiliando no fechamento contábil dos seus clientes, com inteligência artificial de ponta.

O sistema automaticamente consulta as informações contidas nos arquivos XML de maneira direta, sem que o cliente ou a contabilidade precise entrar em portais dos órgãos competentes (Sefaz e Receita Federal, por exemplo) para verificar a veracidade da nota, proporcionando a validação da mesma. O Auditto já identifica esses pontos e mostra se todos os dados estão corretos, apontando as possíveis falhas já na entrada.

A manifestação do destinatário

O sistema Auditto também permite realizar a manifestação do destinatário quando uma nota é emitida. Apesar de não ser obrigatório, isso é extremamente útil em casos de fiscalização dos órgãos governamentais.

Com isso é possível saber em tempo real se que uma nota foi emitida contra o seu CNPJ – ou o do cliente, no caso dos contadores, manifestando a ciência das operações prestadas pelo fornecedor que estão presentes na nota. Em outras palavras, o destinatário pode confirmar e controlar as operações e informações prestadas pelo seu fornecedor, que é o emissor do documento.

Fazendo isso pelo sistema Auditto, você impede, por exemplo, que seu fornecedor cancele a nota, entre outras funcionalidades. Esses eventos servem para mostrar à Secretaria da Fazenda se aquela operação representada pela nota foi completada com sucesso, se não ocorreu ou se você desconhece completamente aquela Nota Fiscal eletrônica (NF-e).

A manifestação do destinatário é uma função muito útil para evitar o uso indevido de sua Inscrição Estadual (IE). Erros que envolvam a Inscrição Estadual podem ser interpretados pelos órgãos fiscalizadores como uma tentativa de acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias para destinatário diferente do indicado na documentação fiscal.

É importante ressaltar que uma nota fiscal “confirmada” não poderá mais ser cancelada pelo emitente, o que confere segurança jurídica no uso de créditos fiscais. Isso acontece porque existe a necessidade de saber se existem notas fiscais sendo faturadas no nome de sua empresa e que você não tenha conhecimento (nesse caso, o seu CNPJ pode estar sendo usado para fraudes, por exemplo) e ainda se seus fornecedores estão citando todos os códigos de impostos corretamente.

Tais informações podem ser analisadas e recebidas momentos após a NF-e ser emitida. E, tendo um sistema inteligente de captura e administração dessas informações, a consulta fica muito mais assertiva, garantindo a segurança dos dados. Isso também ajuda a garantir a validação da nota.

Muito provavelmente nesse ponto você deve estar pensando que já existem no mercado programas e soluções em software que capturam e arquivam os XMLs e permitem a manifestação do destinatário. Mas nenhum deles é tão completo quanto o Auditto. Descubra o porquê a seguir.

O fluxo de validação – o nosso “docflow”

Para uma gestão de verdade não basta fazer apenas a captura e guarda dos arquivos XML. É preciso ter certeza da qualidade dos dados das notas fiscais. Sendo assim, é preciso que o software de automação e gestão seja robusto e com algumas funções a mais que os encontrados no mercado.

O sistema Auditto não só captura os XML, mas tem uma rotina de validação que atua em fluxo contínuo, atualizando o status da nota em tempo real. Por exemplo: se o cliente cancelar uma nota, sendo que ele tem apenas 24 para executar essa operação, o sistema fica monitorando automaticamente, de maneira proativa, para verificar se houve confirmação ou cancelamento.

Além disso, há uma integração total com o ERP do cliente, verificando todo o processo e regras fiscais antes da entrega das obrigações. Dessa forma, o sistema informa ao cliente se há alguma inconformidade durante esse processo, cruzando os dados com os sistemas das prefeituras e da Sefaz.

Isso garante a validade jurídica do documento e não apenas uma imagem para fins organizacionais. Antes de armazenar qualquer documento, o sistema Auditto valida a estrutura e autenticidade. E não só isso: o fluxo de validação tem a função de fazer uma varredura para encontrar qualquer inconsistência dos arquivos.

Assim, o cliente e a própria contabilidade ficam totalmente resguardados de possíveis erros. E o que é melhor: conseguem chegar nesse nível de excelência de uma maneira muito mais rápida!

A integração 

Somente o Auditto consegue validar as informações completas de um XML. Isso é possível pelo cruzamento de dados com diferentes órgãos governamentais (além de “conversar” com o ERP do cliente), o que fornece uma visão do compliance da informação. Caso algum parâmetro esteja minimamente inconsistente, o sistema acusa e permite a correção imediata antes da entrega das obrigações.

Através do sistema é que todos os dados são imputados para uma correta classificação, resultando em um excelente controle operacional. Ou seja, o fluxo de validação é que garante esse controle.

Assim, se olharmos para a finalidade da gestão de impostos, é sempre imprescindível que haja a correta classificação e atualização contínua de dados ali informados. Pois, através destes dados, todo o seu custo operacional e a conciliação dos lançamentos serão influenciados, para uma boa análise e uma a correta tributação.

E esse fluxo de validação apenas o Auditto tem. Essas validações em looping irão auxiliar a melhor classificação, controle dos dados fiscais e relacionamento com o órgão competente fiscalizador, fora outros benefícios. Assim, se parametrizado corretamente toda operação fiscal, seu processo alcançará melhores resultados. É o sucesso a um clique de distância!

A satisfação da segurança

O ideal é que sua companhia armazene notas em uma solução eficiente e tecnologicamente funcional, que te dê acesso rápido às suas notas num clique e que te forneça informações válidas, como o Auditto, que valida juridicamente os arquivos XML. Sem isso, não é possível ter a autorização de uso da Secretaria da Fazenda (Sefaz), tornando o arquivo “inútil”.

Vale mencionar que, para a transmissão dos arquivos (ou verificação para efeitos fiscais), é preciso um certificado digital. E para obter um certificado digital é preciso entrar em contato com uma Autoridade Certificadora, como a Auditto.

Esse certificado é usado para assinar os documentos fiscais e tanto o valor da assinatura quanto o próprio certificado digital utilizado para a assinatura XML fazem parte da mensagem, que contém os arquivos. Isso também garante a validade das informações, atestando que o emissor é o verdadeiro “dono” das notas.

Ter toda essa tecnologia e inteligência digital atuando por trás das rotinas e etapas de uma obrigação fiscal faz o contador entregar seu serviço da melhor maneira e o empresário dormir tranquilo. E nada melhor que saber que existe um software capaz de fazer a validação contínua a fim de entregar a informação 100% correta.

Portanto, se você ainda não conta com um sistema como esse, avalie, revise e analise sempre a operação fiscal do seu cliente – ou da sua empresa. O Auditto demonstrará a melhor saída contra possíveis erros e será o facilitador de processos.

Mas não para por aí. Tem muito mais ainda que o Auditto pode fazer por você. Mas isso é assunto para outro post.

*Por Atracto