Toda empresa, independentemente do porte e segmento, precisa prestar contas à fiscalização. Afinal, qualquer irregularidade pode gerar sérios problemas ao negócio. Entre as principais e mais comuns falhas, destacamos a ausência dos arquivos XML.
O XML é um tipo de arquivo digital usado para o registro e a troca de informações. Ele foi definido como o formato padrão para a emissão das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). A partir dele é gerado o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que acompanha a mercadoria desde o distribuidor até o destinatário.
Depois de emitir a NF-e, tanto o emitente quanto o destinatário devem guardar o arquivo digital em formato XML pelo prazo de cinco anos, a fim de apresentar ao FISCO quando for solicitado. A não apresentação dessa obrigação acessória no prazo ou, até mesmo, a apresentação com dados falsos (sem os arquivos XML) sujeita a empresa a punições. Para saber mais, continue a leitura!
Por que guardar os arquivos XML?
Conforme orientações da legislação tributária, os documentos fiscais devem ser armazenados em arquivo digital, formato XML, pelo emitente e pelo destinatário. Assim, eles podem ser apresentados à administração tributária.
De acordo com a Lei 8.137/1990, a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), que é o órgão responsável pela fiscalização, considera fraude de fiscalização a ausência dos arquivos XML. As punições podem ser financeiras e, até mesmo, chegar à prisão.
Por esse motivo, além da obrigatoriedade de emitir a NF-e, a empresa também deve realizar a escrituração por meio dos arquivos XML, que precisam ser armazenados por até cinco anos, que é o período máximo que pode a fiscalização pode acontecer.
Quais são as punições aplicadas à ausência dos arquivos XML?
A ausência dos arquivos XML pode implicar em multas onerosas. Uma transação sem a nota fiscal, por exemplo, acarreta uma multa de 50% do valor da operação para o emissor; e de 35% do valor para o receptor. Ou seja, a punição é prevista para ambas as partes.
E aqui destacamos um ponto importante: não existe uma regra clara que defina como o envio do arquivo XML deve ser feito — se por e-mail, download no site ou outro método. Por isso, é muito importante ter atenção a esse processo.
Outro ponto importante é em relação à apresentação do SPED Contábil. Quando a apresentação não é feita dentro do prazo estipulado, as penalidades para a contabilidade também são graves. O valor pode chegar a R$ 5 mil por mês ou por fração. Além disso, a empresa fica impedida de participar de licitações no setor público.
E não basta apenas emitir a NF-e. Ela deve obedecer a ordem numérica estabelecida. Se houver erro, a empresa deve comunicar o caso à SEFAZ até o décimo dia do mês subsequente. Se isso não for feito, a multa é de R$ 246,30.
Conforme mencionamos, as punições, de acordo com a Lei 8.137/1990, envolvem multas de até R$ 1 mil por arquivo faltante (o valor é cumulativo) e uma possível pena de dois a cinco anos de reclusão.
O que fazer em casos de perda do arquivo XML?
Agora que você já entendeu a importância de guardar os arquivos XML, deve estar se perguntando sobre o que fazer em casos de perda do documento. A princípio, uma das melhores formas de lidar com a situação é por meio de um software de gestão contábil, que permite a recuperação do arquivo bem como a sua manutenção.
Com um sistema robotizado é possível garantir de forma segura que todos os processos sejam executados da forma certa. Afinal, os robôs trabalham em um sistema de monitoramento em tempo real, que funciona 24 horas, todos os dias. Dessa forma, todas as notas fiscais emitidas no CNPJ da empresa são auditadas, o que permite um melhor controle de todos os lançamentos.
Além do software de gestão contábil, também dá para recuperar o arquivo XML de forma manual. Nesse caso, o procedimento é feito junto ao destinatário, caso o envio já tenha sido feito. Também é possível fazer esse processo no site da SEFAZ, basta digitar os dados constantes para realizar a consulta.
A base do governo tem em seu acervo todos os arquivos XML a partir de 2009, que foi quando o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) começou. Para ter acesso aos arquivos pela SEFAZ é preciso solicitar a Manifestação do Destinatário no site do órgão.
E como evitar problemas de ausência dos arquivos XML?
Graças à tecnologia e aos seus constantes avanços é possível evitar as penalidades da Receita Federal em relação ao documento fiscal. A utilização de sistemas automatizados no processamento de NF-e reduz os erros no processamento e ainda emite um alerta quando há divergência de dados. E isso é muito importante em casos em que há um grande volume de documentos fiscais.
O sistema da Auditto armazena, organiza e consulta a NF-e de forma completamente digital. Além disso, permite consultar, baixar e armazenar todas as NF-es de forma automática, tudo de forma gerenciada. Logo, você tem acesso a todas as informações que a Receita Federal tem sobre um determinado CNPJ.
Uma boa gestão fiscal proporciona maior tranquilidade e segurança à empresa, que tem a garantia de que todos os processos fiscais estão sendo acompanhados e gerenciados a todo o momento, o que evita problemas com a Receita Federal e, claro, reduz as chances de punições financeiras, que podem prejudicar a saúde financeira de qualquer negócio.
Até aqui, vimos a importância do armazenamento dos arquivos XML, as punições aplicadas à ausência dos arquivos XML e as melhores formas de evitar problemas em relação ao assunto. Os avanços da tecnologia podem auxiliar muito esse processo, além de otimizar a rotina contábil e fiscal.
As informações deste texto foram relevantes para você? Aproveite a visita em nosso blog e leia também sobre a gestão do XML: faça certo e fuja do FISCO!
