Em tempos de muitos avanços tecnológicos, usados, principalmente, para otimizar a rotina das empresas, o XML da nota fiscal é um assunto muito importante, mas que ainda gera algumas dúvidas. Este formato foi escolhido para modernizar as notas fiscais, que devem ser registradas e armazenadas em arquivo XML, com implantação no Governo.
Dessa forma, o processo ficou mais rápido e bem menos burocrático para o departamento fiscal das empresas. A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é armazenada eletronicamente no formato XML e com validade garantida por meio da assinatura digital.
O arquivamento destes documentos precisa ser mantido, obrigatoriamente, por cinco anos somando também o período corrente (o backup é indispensável). Caso algum arquivo esteja faltando, há o risco de multas. Se a SEFAZ (Secretaria de Fazenda dos estados), por exemplo, fizer uma auditoria e identificar alguma falha, a sua empresa deverá arcar com um valor significativo referente a autuações.
Por isso, neste post, trouxemos informações sobre as possibilidades de consultar e recuperar o XML da nota fiscal. Acompanhe!
Por que acontecem falhas no processo do XML da nota fiscal?
Quando o projeto de SPED Fiscal no Brasil começou a ser implementado, o fluxo de envio e recebimento de XML gerou um volume alto de documentos eletrônicos que não foram disponibilizados pelo destinatário. Sendo assim, muitos arquivos foram perdidos — principalmente entre os anos de 2009 e 2012.
Além disso, com o volume de informações, afazeres e documentos que fazem parte da rotina contábil, é comum, apesar de ser evitável, não encontrar o XML da nota fiscal. Quando isso acontece, é normal que o profissional busque inúmeras alternativas para sanar o problema. No entanto, há muitas técnicas divulgadas na internet que não são legalmente permitidas, então é importante ter cuidado!
O contribuinte é o responsável pelo armazenamento tanto das notas fiscais eletrônicas quanto de outros documentos relacionados. A principal dica para evitar perder um XML é realizar o backup periodicamente das notas. Dito isto, vamos às formas de recuperação.
O que fazer para consultar e recuperar o XML da nota fiscal?
Normalmente, esse processo acontece por meio de um software ou sistema específico. Mas é possível fazer a recuperação no próprio Portal da NF-e. A Sefaz conta com um serviço para a consulta da nota fiscal eletrônica, além de permissão para o download individual de cada nota de forma manual. No entanto, é preciso ter a Chave de Acesso da NF-e.
A recuperação manual, feita pelo site da Sefaz, mostra todos os dados e as informações detalhadas que constam na NF-e. São informados os status da nota fiscal: cancelamento, inutilização, entre outros. Esse processo pode ser feito dentro do prazo de 180 dias após a recepção do XML pela Sefaz. Dessa forma, é possível fazer o download do arquivo XML para o eminente, destinatário ou transportador que conste no documento dentro do prazo de até 60 dias da data de emissão.
Lembre-se de que é preciso ter um certificado digital válido com o CNPJ do destinatário, que assegura a disponibilidade do arquivo XML. Caso contrário, esse processo é impedido de ser feito manualmente.
Consultar o XML da nota fiscal é bem prático. O procedimento pode ser feito também pelo site da Sefaz, que conta com essa funcionalidade. O site da Receita Federal também disponibiliza a opção de visualização do XML, mas a consulta não é 100% completa, por isso é indicada para um volume menor de notas.
E como um sistema robotizado auxilia a consultar e recuperar o XML da nota fiscal?
Como mencionamos, para consultar e recuperar o XML da nota fiscal é necessário ter um certificado digital. Sem isso, esse procedimento é impedido de ser realizado. Logo, um sistema automatizado, como o da Auditto, auxilia nessa consulta de uma forma mais ágil e prática, além de não exigir o certificado digital.
A Auditto sabe que, quando o assunto é uma gestão eficaz, não basta apenas capturar e armazenar os arquivos XML. Afinal, é necessário ter a certeza que os dados da nota fiscal têm qualidade. E é por isso que o software de gestão robusto e com visão 360º da Auditto recebe destaque e é indicado. Isso porque o sistema não apenas captura o XML, como também tem uma rotina de validação que atua em todo fluxo de forma contínua. Os status das notas são atualizados em tempo real, de forma proativa, a fim de verificar se houve confirmação ou cancelamento de uma nota.
O sistema da Auditto, quando utilizado para consultar e recuperar o XML da nota fiscal, também realiza a integração total com o ERP do cliente. Assim, é possível verificar todo o processo e as regras fiscais antes da entrega das obrigações. O sistema informa quando há inconformidades durante o processo, cruzando os dados com os sistemas da prefeitura e da Sefaz.
O sistema robotizado da Auditto garante a validade jurídica do documento, verificando a estrutura e autenticidade antes do armazenamento de algum documento. Assim, cliente e contabilidade ficam resguardados de possíveis falhas, além de, claro, entregar um nível de excelência de um jeito muito mais ágil. Vale ressaltar que somente o sistema da Auditto consegue validar as informações completas de um XML, tudo de forma legal.
Consultar e recuperar o XML da nota fiscal é um processo que demanda tempo e atenção. Por isso, um sistema robotizado, como o da Auditto, torna esse processo mais rápido, reduzindo também as chances de erros. Todos os dados são imputados para uma classificação correta, resultando em uma gestão operacional de qualidade.
E você, já utiliza um sistema robotizado para consultar e recuperar o XML da nota fiscal? Aproveite e acesse o site da Auditto para conhecer as nossas soluções para a sua empresa!
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