Como fazer a conciliação de cartões da famosa maquininha?
Fazer a gestão de um empreendimento comercial já não é uma tarefa das mais fáceis. É comum surgirem dúvidas nesse processo, principalmente com o alto volume de vendas dos comércios, onde o controle financeiro e contábil das transações de cartões de crédito e débito demanda eficácia total. Porém, muitos gestores que têm apenas em seu comércio o uso do POS para realizar as vendas se perguntam se é possível fazer a conciliação de cartões. Como isso funciona? Tem mesmo como fazer?
Conciliação de cartões – Os sistemas de vendas
Antes de ir mais a fundo, é bom deixar claro alguns aspectos do processo de vendas por cartão que, obviamente vão impactar na maneira de se fazer a conciliação de cartões. Quando falamos de vendas no varejo, como um supermercado ou posto de gasolina, por exemplo, por menor que seja o estabelecimento, são muitos detalhes que devem ser levados em consideração para se cuidar e um fluxo constante de mercadorias e clientes.
Dessa forma, aceitar cartão de crédito e débito tem se tornado indispensável para toda empresa. Mas, para que isso aconteça da melhor maneira, é importante que o empreendimento conte com uma tecnologia para o processamento de vendas no cartão. As mais comuns são: POS e TEF.
POS – é a sigla em inglês para Point of Sale, que são aquelas famosas maquininhas de cartão sem fio. Apesar da praticidade, esse equipamento necessita de alguns cuidados em relação ao controle e à gestão financeira do seu negócio.
Um deles é em relação às taxas cobradas pelas empresas adquirentes. É muito importante verificar se elas estão sendo cobradas conforme o acordado. Além disso, fazer a conciliação de cartões das vendas realizadas em cada POS pode demorar, se feita manualmente. Mas, é um fator importante para fazer a previsão do fluxo de recebimento das vendas.
TEF – é a sigla para Transferência Eletrônica de Fundos, um software que captura todas as transações e as encaminha para a operadora via internet. Ele é instalado nos computadores ligados ao caixa dos estabelecimentos, assim como o “pinpad” (a maquininha onde o cliente insere o cartão e digita a senha).
A vantagem do TEF é que por ser um processo automatizado e eletrônico, guardar os comprovantes das vendas deixa de ser necessário. Dessa forma, acaba sendo o mais usado por empresas que têm grande fluxo de vendas e vários caixas, como supermercados e farmácias, por exemplo.
Como funciona o sistema de conciliação de cartões?
O sistema de conciliação de cartões é um aplicativo (um software) utilizado para conciliar as vendas em cartões de um estabelecimento comercial. Ele cria um ambiente unificado para o gestor financeiro avaliar as tarifas cobradas, o fluxo de receitas, os pagamentos pendentes e as possibilidades de antecipar recebimentos dos itens comercializados.
Vale ressaltar que o sistema de conciliação de cartões ainda pode ser integrado ao sistema de gestão da empresa (ERP). Essa prática permite ao negócio ter um maior nível de automatização, reduzir erros e economizar tempo e dinheiro. Ou seja, a empresa que investe nessa tecnologia ganha mais capacidade para focar nos clientes e agregar valor aos serviços e produtos.
Entre os dados que são necessários para fazer a conciliação de cartões estão o NSU (Número Sequencial Único) e o código de autorização.
O NSU é gerado para identificar uma transação ou uma nota fiscal, permitindo controlar todos os eventos referentes às vendas com cartão, como estornos, cancelamentos, baixas etc. Por isso, guardar esses números é fundamental para te ajudar a fazer o fechamento de caixa no final do dia.
Mas, e na prática, como funciona a conciliação de cartões?
Como a TEF já está integrada com o ERP do estabelecimento, fica muito mais fácil fazer a conciliação de cartões, já que os dados de NSU e o código de autorização (para efetuar a operação) já são registrados diretamente no sistema de conciliação.
Porém, como o POS é conectado à internet por sistema wireless, o NSU é obtido no comprovante de venda (o papelzinho que é impresso pela máquina). Caso você realize o seu controle de vendas manualmente, você deverá consultar os comprovantes de venda, confrontar com o seu sistema e com o extrato da adquirente. Agora, fazer isso manualmente, quando se tem milhares de comprovantes, parece loucura, não? Pois é! Não é nada fácil. E a chance de cometer algum erro é enorme!
Mas, SIM, existe uma maneira de fazer a conciliação de cartões apenas tendo o POS! Basta, para isso, ter o sistema Auditto Conciliação. Nós pegaremos todos os extratos das operadoras e confrontaremos com as suas vendas, auditando taxas, eventos de débitos e créditos e fraudes (caso ocorram)!
Os benefícios da conciliação de cartões
Mesmo que sua empresa seja pequena e que você só tenha um POS para fazer todas as vendas, a conciliação de cartões ainda é a melhor saída para um melhor controle financeiro do seu negócio.
Economia e planejamento – Já parou para pensar quantas horas por dia ou semana você leva para conferir todas as vendas de seu estabelecimento manualmente? Sem contar a questão das vendas parceladas… quantas vezes você já se perguntou quando que irá cair na conta a 3ª parcela de uma venda feita em 5 vezes, por exemplo? Já parou para pensar em tudo o que poderia estar fazendo para melhorar as condições de recebimento da sua empresa durante esse tempo, garantindo uma melhor previsibilidade?
Nesse caso, tanto faz ter só TEF ou POS. O software de conciliação de cartão é o ponto essencial aqui! Afinal, com ele, você consegue, por exemplo, fazer um planejamento a longo prazo de seus investimentos com relação aos pagamentos que ainda vai receber de vendas parceladas.
Assim você vai ganhar tempo, segurança e controle total de suas vendas com cartão.
Consultas na hora que precisar – Outra vantagem da conciliação de cartão é a facilidade na hora de fazer consultas posteriores nos seus registros. Como o sistema é automatizado, todos os dados do negócio ficam armazenados em um único lugar, viabilizando consultas rápidas e precisas sobre o fluxo de vendas em cartão.
Controle de fraudes – Fazendo os registros de forma automática, você também reduz muito o risco de perder dinheiro em fraudes. Se não receber o pagamento de uma venda, é só conferir o registro no sistema e entrar em contato com a adquirente.
Controle de taxas – O sistema mostra a taxa real descontada de cada uma das vendas de sua franquia ou rede. Dessa forma, você consegue analisar qual cartão vale mais a pena passar em cada adquirente, ajudando a reduzir perdas financeiras.
Conciliação bancária – O sistema automaticamente compara as informações de pagamento entregues pela operadora de cartões com o extrato bancário do usuário do sistema. Dessa forma, é possível saber se você realmente recebeu tudo o que a operadora alegou que pagaria!
Isso permite uma visão maior da sua empresa, tornando possível uma projeção de fluxo de caixa, ou seja, um planejamento de investimentos futuros!
Todos os dados em um só lugar – Se você usa várias planilhas e gasta muito tempo para manter todas atualizadas ou mesmo revisando dados desatualizados, então precisa de um sistema como o Auditto Conciliação. Além de poupar todo esse trabalho, o sistema permite uma integração completa entre o processo de vendas e o seu controle financeiro. Tudo para você gastar menos tempo com operações manuais e ganhar mais tempo para se dedicar ao sucesso dos seus negócios.
Parece algo complicado demais e caro para quem tem uma pequena ou média empresa. Mas a conciliação automática é um produto de baixo investimento. Com algumas vendas mensais você consegue cobrir facilmente os custos do sistema e recebe, em troca, todos os benefícios da automatização, além de ter mais transparência nas tarifas – porque tudo está conectado a uma plataforma online de controle financeiro. Saber de antemão essas informações que trazem tranquilidade na gestão de um negócio é valioso, não?
Portanto, você pode faturar mais com um sistema inteligente. E o que você achava que era problema, era apenas um contratempo. Quer saber mais? Entre em contato conosco!
Por Atracto (Colaboração: Juliana Tizziani, gerente de vendas de Conciliação de Cartões)
