É possível ter 100% do processo fiscal automatizado?

Sim, é possível. Apesar de parecer estranho começar um texto sobre este assunto respondendo à pergunta-título logo de cara, existem muito mais detalhes num processo fiscal automatizado para se chegar a esses 100% que, além de despertar curiosidade, demandam um know-how específico. Se você quer saber como é possível, acompanhe as próximas linhas!

A necessidade

É senso comum que quando se fala em automatizar processos em uma empresa, estamos falando em mais eficiência, menos custos e melhor aproveitamento do tempo, por meio da integração de sistemas e da substituição de atividades humanos por automáticas.

Porém, nunca é uma tarefa fácil encontrar as soluções para se chegar nesse nível de excelência desejado. Mesmo assim, de maneira geral, a automação de processos, por exemplo, tem uma parcela de contribuição significativa nessa jornada de busca pela eficiência, pois grande parte das otimizações empresariais é fruto de uma política de gestão preocupada em inovar e melhorar a rotina de operações da organização.

Assim, a automação de processos passa a ser um fator otimizador da estrutura de um empreendimento. A grande característica da automação é atuar em diferentes frentes, como maquinário, análise de dados, manipulação e no armazenamento de informações, entre outros recursos tecnológicos.

Trazendo o foco para o campo fiscal, a tecnologia é uma aliada importantíssima para auxiliar na otimização do desempenho de um escritório contábil, por exemplo, oferecendo diversas ferramentas que impulsionam a produção. Usá-las para simplificar e eliminar tarefas rotineiras é uma maneira de reduzir os gargalos que prejudicam o resultado.

Nesse cenário, os processos fiscais inerentes a uma contabilidade ainda são realizados de forma manual, o que gera uma grande incidência de erros e retrabalho. Falhas no fluxo de execução ou a adoção de uma rotina pouco otimizada podem causar problemas sérios, impedindo os escritórios de desempenharem a produtividade adequada para a finalidade do negócio. Assim, a empresa opera com capacidade reduzida, aproveitando mal seus recursos e infraestrutura.

Para virar esse jogo, é preciso revisar tudo o que impede que o estabelecimento alcance a máxima performance e identificar quais erros estão impedindo esses resultados. Identificando esses gargalos, eles podem ser cuidados, mudados e, até mesmo, eliminados — apenas assim a melhoria contínua é conquistada.

Para dar o primeiro passo rumo à otimização e ter 100% do seu processo fiscal automatizado, é preciso investir em ferramentas tecnológicas de ponta. Está preparado?

Obtendo 100% de automação no processo fiscal

À primeira vista isso pode assustar. É comum pensar que com um software na empresa os contadores se tornarão obsoletos e facilmente substituídos. Mas não é bem assim. O contador deve mudar seu papel de apenas um profissional que cuida das obrigações fiscais e se tornar um consultor do cliente, indicando caminhos e estratégias dentro da área contábil que garantam a segurança e rentabilidade.

Isso só é possível se, em vez das tarefas rotineiras, o gestor use da tecnologia para automatizar o processo fiscal a ponto de sobrar tempo para se pensar nessas estratégias, agregando valor ao serviço.

Como dissemos na abertura, é possível que as empresas consigam realizar a automatização de todo seu processo fiscal, apesar de o sistema tributário e fiscal brasileiro ser um dos mais complexos e difíceis de serem compreendidos, já que existem inúmeras alterações em leis e normas fiscais, sejam elas da esfera federal, estadual ou municipal.

Entretanto, sem a ferramenta adequada ou sem um processo fiscal que esteja rodando direitinho, é grande risco de deixar alguma informação passar despercebida. Caso isso aconteça, o Fisco tem muito mais capacidade de perceber, notificar e autuar quem não está em conformidade com a legislação justamente porque os órgãos fiscalizadores já se automatizaram.

Pensar diferente do que estamos falando até agora é abrir as portas para o prejuízo.

Deve-se automatizar tudo?

De preferência, sim. Tudo aquilo que é rotineiro e manual pode ser automatizado. Coleta e análise de dados, armazenamento de arquivos, inserção de regras, controles de obrigações, tudo que for possível deve passar por uma ferramenta que traz informações totalmente seguras e assertivas, com a exatidão que é demandada atualmente face às exigências fiscais e à rapidez com que se deseja alcançar a excelência.

Contudo, a maior dificuldade em realizar 100% da automatização de escrita fiscal dos documentos eletrônicos passa principalmente pela parametrização do sistema escolhido. Um bom software de automação de processo fiscal precisa atender as diversas particularidades que podem existir dentro das várias e diferentes segmentações de empresas que existem atualmente. É o que faz o sistema Auditto!

No caso, o sistema tem papel fundamental em ajudar a tornar 100% do processo fiscal automatizado trazendo soluções e rotinas de robotização que consistem em deixar a cargo da ferramenta o trabalho que seria executado por pessoas da equipe. E o Auditto cumpre esse papel com excelência!

A partir daí, o ganho de tempo em execução de processos e segurança nos dados de informações geram muito mais escalabilidade e para o atendimento ao cliente ser completo.

Entendendo o processo fiscal em sua plenitude

Um processo fiscal inicia-se a partir da escrituração de todos os documentos recebidos e emitidos pela empresa, como notas fiscais de compra e venda e as obrigações tributárias que vêm a reboque. Durante esse processo de escrituração existem muitas particularidades e critérios que devem ser observados afim de conseguir realizar corretamente os registros de lançamentos que irão compor as apurações de impostos dessas obrigações.

Cada lançamento exige classificações específicas, com vários campos e detalhes e impostos e incidência de alíquotas que diferem entre estados e municípios, sem contar as obrigações federais. Tornar esse processo fiscal automatizado através do sistema Auditto para obtenção de informações e lançamentos é o melhor caminho para que se ganhe tempo e torne toda a escrituração mais assertiva e validada em minutos. Minutos esses que serão trocados pelas diversas horas de trabalho dos profissionais, que deverão estar preocupados com a qualidade da informação e não com a quantidade.

O que automatizar e como fazer

Etapas que podem ser automatizadas:

Lançamento de notas fiscais de entradas e saídas através de parametrizações de cenários que especificam cada tipo de aquisição/compra ou venda;
Tributação de produtos/ serviços e emissão de notas fiscais;
Tratamento de exceções tributárias;
Apurações de impostos;
Geração de obrigações acessórias.

Como fazer: Escolha o melhor software de gestão fiscal para o seu negócio e implementar o compliance fiscal e tributário que deve ser implantado para que a empresa ganhe segurança acerca de todas as informações que são repassadas ao fisco.

DICA: Dentre as diversas opções no mercado, somente o sistema Auditto tem uma rotina de validação que atua em fluxo contínuo, atualizando o status dos dados fiscais em tempo real. Além disso, há uma integração total com o ERP do cliente, verificando todo o processo e regras fiscais antes da entrega das obrigações. Tudo isso de forma automática, identificando possíveis erros antes do Fisco.

Não deixe de automatizar!

Correndo o risco de soar repetitivo, os processos devem ser automatizados para que o custo com equipes inchadas de pessoas que executam processos excessivamente manuais seja reduzido. Dessa forma, a confiabilidade da informação repassada ao fisco é validada, gerando redução de custo com processos que podem ser enxugados a partir da automação do processo fiscal.

A empresa tem enormes ganhos com a automatização de processos, principalmente financeiros, pois, através da automatização do processo fiscal e do acompanhamento feito através de um sistema que possibilite enviar informações confiáveis ao fisco, evita-se que recolhimentos de impostos errados por erros manuais que seriam facilmente prevenidos pelo sistema. Dessa forma, a empresa passa a ganhar competitividade, já que reduz seus custos e investe no que realmente traz rentabilidade e/ou lucratividade.

Portanto, se você ainda não conta com um processo fiscal automatizado, perca o medo de ter isso rodando a 100% na sua empresa. Permita-se ser 100% assertivo. O Auditto é o facilitador de processos que te leva a isso.

Por Atracto (Colaboração: Alessandra Marques, consultora de Negócios)