Gestão de documentos fiscais: escolha o melhor sistema

Existem muitas alternativas de sistemas fiscais de gestão de documentos fiscais eletrônicos; algumas pagas e outras gratuitas. Mas nem todas trazem os mesmos resultados. Claro, depois de tudo o que mostramos, não há dúvidas de que o melhor é aquele que engloba todas as funcionalidades em uma só plataforma. E, para terminar esta série de textos, vamos mencionar mais algumas vantagens importantes e, indo além, fundamentais!

Gestão de documentos fiscais: a consulta completa e a validação

Se este é o primeiro texto que você abre para saber sobre gestão de documentos fiscais, saiba que toda empresa que trabalha com notas fiscais, por lei, precisa armazenar o arquivo XML por 5 anos para fins de fiscalização dos órgãos competentes. Em caso de uma visita do Fisco, a empresa precisa acessar esse documento rapidamente, consultando todos os dados que forem solicitados.

Nesse caso, quando falamos em consulta completa de um arquivo XML de nota fiscal, estamos nos referindo a um processo que verifica a validade do documento enviado para a sua empresa.

Ele também confere a autorização de uso pela Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz). Porém, para quem trabalha com compra e venda de mercadorias faz-se necessário um controle mais assertivo sobre as compras realizadas.

Quando você adquire uma mercadoria junto a um fornecedor, ele emite uma NF-e contra o seu CNPJ a respeito da venda da mercadoria. O produto chega à sua empresa acompanhado de um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que mostra uma chave de acesso com 44 dígitos, permitindo realizar a consulta da nota fiscal completa no portal nacional da NF-e. Vale a pena destacar que o arquivo pode estar totalmente desconfigurado ou ilegível. Portanto, é melhor utilizar um leitor apropriado.

A Auditto, por meio do seu sistema de gestão de documentos fiscais eletrônicos, tem um fluxo de validação exclusivo: o “docflow”. Ele permite não só a captura e guarda dos arquivos XML, mas atesta a qualidade dos dados das notas fiscais por meio de uma rotina de validação que atua em fluxo contínuo, atualizando o status da nota em tempo real.

Por exemplo: com a nossa gestão de documentos fiscais, se o cliente cancelar uma nota, sendo que ele tem apenas 24 para executar essa operação(!), o sistema fica monitorando automaticamente, de maneira proativa, para verificar se houve confirmação ou cancelamento. Essa é apenas uma das funcionalidades do sistema automatizado da Auditto.

Como o portal nacional da NF-e só armazena a nota fiscal completa por 180 dias, é fundamental ficar atento aos prazos, já que depois desse período você encontra apenas uma versão resumida. Por isso é preciso ter em sua empresa um bom sistema de gestão de documentos fiscais para fazer a consulta e baixar o arquivo XML da nota fiscal.

Gestão de documentos fiscais: Segurança e controle total

Baixar e armazenar os arquivos XML de nota fiscal visa garantir que a NF-e foi autorizada para uso pela Sefaz. Como dissemos, sem validação o XML não serve para nada. E sem a consulta completa, por exemplo, você pode não descobrir ou demorar a descobrir que a nota está denegada. E quem tem o sistema Auditto consegue encontrar irregularidades ou pendências fiscais antes da Sefaz, o que garante a segurança da empresa que se mantém em compliance e evita riscos desnecessários na gestão de documentos fiscais.

A ciência da operação é um dos mais importantes eventos fiscais previstos com relação a uma nota eletrônica, dentro do processo de gestão de documentos fiscais. É por meio da Manifestação do Destinatário que uma empresa, na condição de cliente, pode informar ao Fisco que documentos fiscais foram lançados contra seu CNPJ sem seu conhecimento, ou dizer que não tem conhecimento daquela operação, que é quando você recusa o recebimento da mercadoria por alguma razão, além da confirmação, que resulta no pedido entregue. Para tudo isso, é imprescindível ter acesso à consulta da nota fiscal completa.

Gestão de documentos fiscais: Atenção com o SAT

Para quem é do Estado de São Paulo, além da nota fiscal, existe o SAT (Sistema Autenticador e Transmissor), um equipamento que gera o Cupom Fiscal Eletrônico que tem como finalidade documentar digitalmente todas as operações comerciais realizadas em um estabelecimento. O dispositivo foi criado pela Sefaz-SP para substituir o ECF, equipamento automatizado, muito semelhante a uma impressora comum, que emite cupons fiscais e outros tantos documentos fiscais.

Quando uma venda é efetuada em um estabelecimento, o SAT faz uma conexão direta com a Sefaz para solicitar a validação dos dados do Cupom Fiscal. Assim, a Secretaria da Fazenda devolve o Cupom Fiscal impresso já com a validação e pronto! Todo esse processo é muito parecido com a Nota Fiscal Eletrônica utilizada atualmente.

Porém, com a adoção do SAT, a impressão não é mais necessária, uma vez que a emissão agora é feita de forma eletrônica, enviando os dados de forma automática para a Sefaz, por meio do equipamento. Todas as informações sobre as vendas são reunidas em um único lugar, independentemente da quantidade de equipamentos SAT que a sua empresa adquiriu. Isso torna mais simples a operação diária até mesmo das empresas de grande porte.

Para uma gestão de documentos fiscais correta, a empresa necessita ter essas informações em mãos para fins fiscais, da mesma forma que os arquivos XML. E o sistema Auditto consegue resgatar as notas próprias, também, em caso de perdas ou falhas.

Esse é mais um benefício. Contar com um sistema de gestão de documentos fiscais para o seu negócio permite realizar a integração com outros sistemas usados dentro da organização da empresa. Dessa forma, as notas emitidas podem ser direcionadas para um único ambiente, garantindo segurança e agilidade.

Gestão de documentos fiscais: Produtividade total

Se você ainda não conta com um software de gestão de documentos fiscais eletrônicos na sua empresa, então está perdendo tempo com burocracias. Ainda que a ferramenta realizasse apenas a consulta da NF-e completa, já seria válido contar com ela. Mas vai muito além disso.

Automatizar a gestão da NF-e na sua empresa significa realizar uma série de processos sem a necessidade de intervenção humana. Entre eles, a consulta à nota, o download do arquivo XML e o seu armazenamento em local seguro e, o mais importante: a VALIDAÇÃO DO ARQUIVO!

Ter o sistema de gestão de documentos fiscais da Auditto torna tudo muito mais fácil e automático, sem exigir que se distraia daquilo que mais importa, que é cuidar do futuro do negócio. Para que a empresa esteja sempre em dia com suas obrigações financeiras e fiscais, não é mais possível adiar esse investimento. O próprio Fisco já se automatizou… Vale destacar, ainda, que o software da Audittto oferece recursos de computação em nuvem, o que é uma enorme vantagem pela rapidez e por eliminar a necessidade de se armazenar arquivos locais.

O Auditto faz com que o fechamento contábil mensal seja muito mais simples, em apenas um clique, com todas as informações na tela quanto a pagamento de tributos, validação de notas e a conferência completa do SPED. A partir disso, a empresa pode levantar todos os seus custos muito mais rapidamente e fazer corretamente a gestão de documentos fiscais eletrônicos. Esse é o primeiro passo para o sucesso!

Como falamos no início, existem muitas ferramentas automáticas de emissão e consulta, mas nenhuma delas é tão completa quanto a da Auditto! Qualifique a gestão de NF-e na sua empresa. Pense no cliente. A tecnologia está disponível. Então, utilize-a a seu favor.

Por Atracto