Há muito tempo estamos discutindo sobre como a automação robótica dos processos (RPA), inteligência artificial (AI) e muitas outras tecnologias, que pareciam distantes de nossa realidade, presentes só em filmes de ficção, agora já fazem parte das nossas rotinas.
Hoje, é possível vermos pessoas aglomeradas em praças jogando o mesmo jogo por realidade virtual, lojas fazendo implementações diversas para experiência de usuário (user experience), supermercados se tornando cada vez mais tecnológicos, restaurantes entregando a comida por drones e muito mais.
O fato é um só: a realidade mudou, e mudou muito. Não estamos mais falando de uma tendência, mas sim em um presente/futuro, em que as empresas e os escritórios contábeis precisam se adaptar rapidamente ou podem sofrer sérias consequências.
Mas a contabilidade é um ramo tradicional, ela precisa se adequar a essa realidade?
Pois bem, essa é uma pergunta bem interessante, afinal de contas, a contabilidade, assim como outras profissões consideradas mais tradicionais do mercado, não precisam de tanta tecnologia, pois usam mais habilidades humanas, certo?
“Uma pesquisa realizada, em 2018, pelo Fórum Econômico Mundial, aponta que mais da metade das tarefas executadas em ambiente de trabalho serão feitas por máquinas em 2025. O estudo ainda diz que 133 milhões de novos postos de trabalho serão criados até 2022, ao passo que 75 milhões deixarão de existir.” (Fonte: Robôs farão mais tarefas no ambiente de trabalho do que humanos já em 2025).
Ou seja, as atividades consideradas burocráticas e rotineiras já estão sendo substituídas por automação, e esse é um ponto bem positivo para o escritório contábil, pois as vantagens são diversas.
Como falamos em nosso último texto, 5 motivos para usar um software nos processos da sua contabilidade, existem inúmeros benefícios em se implementar a robotização nos escritórios contábeis, sendo os principais deles:
1. Armazenamento de grande volume de dados;
2. Otimização do tempo nos processos fiscais;
3. Ganho de produtividade e, consequentemente, de receita;
4. Maior controle dos processos fiscais e contábeis do seus clientes, gerando assertividade na tomadas de decisões;
5. Oportunidades de aquisição de novos clientes de acordo com os processos robotizados e fidelização.
Então, aqui respondemos: apesar de haver uma percepção errada de que a contabilidade não precisa de grandes sistemas, a contabilidade precisa, sim, de sistemas integrados, que permitam esse salto do tradicional para o tecnológico.
Mas então como os escritórios se adequam a essa nova realidade?
Ainda há algumas pessoas da área contábil que podem enxergar a robotização como inimiga, seja por medo de perder o emprego para um “robô” ou por não considerar uma real necessidade de investimentos nesse segmento.
Seja qual for o motivo, o que realmente se deve em levar em consideração, é que na verdade essa automação pode se tornar a sua aliada, e através de soluções integradas oferecer uma imensa lista com informações, análises de dados e tudo o que você precisa para ter um desempenho mais efetivo, tanto na gestão do seu escritório contábil, quanto na fidelização e captação de clientes.
Em outro texto, nós já ressaltamos que automatizar as tarefas que não são diárias, envolve muitos processos e muitas vezes até estratégias. Entretanto, quando combinadas com a automação de processos por meio da robotização, somados a uma capacidade poderosa de análises e cruzamento de dados, essas tecnologias podem formar soluções de automação inteligentes que auxiliam diretamente as pessoas no desempenho de tarefas não rotineiras ou automatizam completamente essas tarefas. E na contabilidade, a inteligência da operação é a diferença entre o prejuízo e o lucro.
Ou seja, para você conseguir fazer a implementação da robotização no seu escritório contábil, e na rotina da sua equipe, é preciso levar em consideração alguns pontos, sendo os principais deles:
- Identificação dos processos:
Para uma implementação de um sistema ser efetivo no seu escritório contábil, um dos primeiros passos é identificar processos: onde você acha que sua equipe está perdendo tempo, onde você acha que precisa investir mais, onde você acha que estão erros… Enfim, é importante mapear todos os pontos em que a robotização pode te ajudar, para futuramente você não culpar um sistema por erros gerenciais.
- Pontos de otimização:
Assim como identificar e mapear todos os processos, é importante listar todos os pontos que você julga essencial para otimização do seu negócio. Afinal de contas, essa é uma das principais vantagens do RPA.
- Processos de gestão:
Um outro ponto que deve ser levado em consideração é a gestão de equipes. Se você é um gestor precisa passar segurança nas efetivas alterações da rotina em seu escritório. Se você não passar a segurança de que a robotização pode ser uma aliada e não uma concorrente, qualquer tecnologia nova instalada será fadada ao fracasso.
- Segurança no investimento:
Investimento sempre é um ponto delicado de se trabalhar. Mas vamos pensar da seguinte maneira: se você com processos manuais atende 10 clientes, e a partir da robotização, tem tempo, equipe e condições de atender 100… Qual você prefere? Então nesse ponto valor gasto não deve ser visto como despesa, e, sim, como um investimento!
- Um bom software fiscal e tributário:
Com a automação do Fisco, surgiram muitos sistemas que resolviam problemas pontuais. Entretanto, isso acabou se tornando um desafio para os escritórios contábeis, pois comprar e instalar vários sistemas diferentes em algum momento vai gerar atrito, pois um pode não aceitar o outro, um para de funcionar e outro não… Enfim, o jeito mais assertivo de resolver isso é com um software 360°, que resolva todos os problemas de uma vez só, e de preferência em nuvem, para não ter problemas com sistemas pesados instalados em máquinas que podem parar ou pifar a qualquer momento.
- Enxergar a robotização como aliada:
E por fim, mas não menos importante, é preciso ver a automação como uma aliada e não uma concorrente. Vamos pensar assim: Se você tem mil dados para olhar de um cliente, porque você vai perder tempo fazendo isso, se o robô pode auditar isso em segundos e te entregar tudo o que você precisa saber, enquanto você se dedica a questões mais estratégicas?
Bem melhor deixar o trabalho “sujo” para esse robô, não é mesmo!
Conclusão
Realmente, implementar um sistema de robotização nos escritórios contábeis não é das tarefas mais fáceis, pois envolve diversas questões que precisam ser analisadas e levadas em consideração. Entretanto, também sabemos o quanto que os processos manuais podem gerar erros, atrasos e muitos outros fatores prejudiciais para seu negócio.
Ser assertivo na escolha de um sistema, que consiga otimizar erros, auditar melhor os documentos e fazer toda a parte burocrática que você precisa, envolve muita pesquisa, mas é necessário.
Afinal, não tem escapatória: você será cobrado por um robô, como os que o Fisco possui atualmente, e para responder à altura, você também precisará de um!
Por isso conheça melhor as soluções da Auditto, um sistema de robotização fiscal e contábil único no mercado.
(Por Atracto)
