5 motivos para usar um software nos processos da sua contabilidade

11/03/2020 | Auditoria, automatização, compliance, contabilidade, gestão, redução de custos | 0 Comentários

Sabemos que a automação de processos de robóticos (RPA) ainda é um assunto pouco difundido em meios mais tradicionais, como os escritórios de contabilidade.

Entretanto, segundo um estudo da Gartner, até 2022 o mercado de soluções de automação movimentará um total de US$ 2,4 bilhões e estima-se que 85% das grandes organizações terão adotado alguma forma de automação. (Trecho retirado do texto: Como implementar a robotização na contabilidade?) 

Por isso que enfatizamos tanto aqui em nossos textos a necessidade de robotizar os seus processos, pois vamos pensar juntos: se o Fisco já se automatizou tanto, por quais razões você também não adotaria medidas mais tecnológicas para oferecer o melhor para o seu cliente, e até, evitar problemas com os órgãos regulatórios, não é mesmo?!

Então, para te ajudar a entender uma pouco mais, listamos os 5 motivos do porquê você deve implementar já um software fiscal 360° nos processos da sua contabilidade. 

Quer saber quais são eles? Confira!

 

1. Armazenamento de grande volume de dados:

Já falamos em textos anteriores o quanto os documentos e dados que precisam serem guardados e posteriormente serem submetidos ao Fisco são pesados, sendo necessário uma verdadeira força tarefa na hora de realizar esse processo. 

Vamos lembrar que estamos falando de documentos e dados de 5 anos, pois esse é o tempo que o Fisco considera presente para qualquer empresa. Então, se estamos em 2020 o órgão regulatório pode te solicitar documentação de 2015. Imagina armazenar toda essa documentação de 1 empresa… Agora imagina de 100?  É realmente muita coisa.

Não sei se você chegou a ler o nosso texto,Os 5 passos para robotizar o escritório contábil: Transmissões“, mas nele falamos sobre o processo de transmissão que vem depois do armazenamento, pois se os arquivos já são pesados para armazenar, imagina para transmitir. Pois é, transmitir um arquivo de uma empresa grande, pode-se levar cerca de 36 horas para validar o arquivo SPED no Programa Validador – disponibilizado pela Receita Federal, por onde são submetidas todas as informações de documentos da gestão empresarial dos clientes do escritório em formato de texto (TXT), se torna processo que exige um tempo precioso, além de ser bastante oneroso em questão de custos de mão de obra.

Pois bem, além de toda essa dificuldade de armazenamento e depois da  transmissão dos arquivos em XML, se você tem um software instalado em seu computador ainda corre o risco do programa ter um problema e você perder todos os seus arquivos armazenados. 

Imagine a seguinte situação: Você guardou todas as notas fiscais de anos do seu cliente, fez a auditoria, enviou para a Receita Federal, está tudo certo, quando de repente, seu computador trava e você perde todo o seu trabalho.

Desesperador, não é mesmo?

Por isso mesmo que contar com um sistema em nuvem, que se atualiza constantemente, além de otimizar trabalho ainda te garante uma maior segurança, tanto na hora de guardar os seus documentos, quanto na hora de auditar e submeter os arquivos de seus clientes para o Fisco.

 

2.Otimização do tempo nos processos fiscais:

Outro ponto, que destacamos com muita ênfase, é a otimização do tempo.

Vamos concordar que se bem programados, os robôs realmente podem diminuir significativamente os processos que  podem ser extremamente demorados e burocráticos. 

De uma forma mais didática podemos dizer que a robotização pode realizar algumas tarefas em segundos, que de forma manual durariam horas.  Sendo assim, os escritórios conseguem ter maior uma maior eficiência e um aumento da produtividade, gerando melhorias contínuas na qualidade dos resultados. 

“As práticas podem ser repetitivas, como a produção de documentos ou inclusão de informações em sistemas, incluindo a precisão nos cálculos de tributos e a facilidade em monitorar todos os compromissos fiscais ao longo do ano. Isso gera um aumento da produtividade de todo o departamento fiscal, redução de custos no desenvolvimento dos processos internos e reduz as chances de erros e falhas drasticamente”. (Trecho retirado do texto: Como transformar a rotina fiscal com processos robotizados)

 

3. Ganho de produtividade e, consequentemente, de receita:

E o lucro? Ahh, esse é o coração de qualquer empresa, especialmente quando falamos em contabilidade. 

Com a robotização, além de toda a otimização que falamos em nossos tópicos anteriores, ainda podemos destacar o aumento da produtividade e também, porque não, de receita.

Isso mesmo, com o processo da automação os erros são muito menores. Vamos pensar juntos: se você não precisa mais contratar profissionais para atividades repetitivas e padronizadas, seu custo diminui, não é mesmo?

“Em contabilidade, eles (os robôs) proporcionam uma vantagem imensa, pois executam diversas tarefas simultaneamente, trabalham o tempo todo, permitindo um ganho de produtividade enorme para os escritórios de contabilidade, além de projetar mais qualidade e menor chance de falhas”. (Trecho retirado do texto: Como implementar a robotização na contabilidade?)

4. Maior controle dos processos fiscais e contábeis do seus clientes, gerando assertividade na tomadas de decisões:

O nosso ponto principal sobre os 5 motivos para implementar a robotização em seu escritório é o controle de todo o processo, garantindo uma maior assertividade na tomada de decisões.

Vamos pensar na seguinte situação: Todo mês você precisa parar uma parte estratégica da sua equipe para entregar todas as obrigações dos seus clientes. Tudo certo até aqui, mas e se você tiver 100 clientes, e cada um deles tiver uma singularidade? 

Com certeza você não terá tempo para tomar medidas estratégicas para escalonar seu negócio, e muito menos para tomar decisões mais gerenciais. 

“Os robôs podem ajudar a automatizar a coleta e classificação inicial de dados para o processo anual de avaliação de riscos e investimentos de uma empresa. Eles identificam as principais tendências automaticamente baseado nas informações da própria empresa e no cruzamento com dados de mercado. Isso permite que as reuniões presenciais sejam focadas na análise e tomada de decisão de forma mais assertiva”. (Trecho retirado do texto: Os segredos para robotizar um escritório contábil).

 

5. Oportunidades de aquisição de novos clientes de acordo com os processos robotizados e fidelização:

 E por fim, mas nem um pouco menos importante, a aquisição de clientes.

No tópico acima falamos exatamente sobre como a robotização te ajuda a ter mais tempo e tranquilidade para tomar decisões gerenciais, o que resulta em fidelização e possibilidade de aquisição de novos clientes.

Isso mesmo, se atualmente o seu escritório tem dificuldades de armazenar todos os documentos, auditar e de entregar todas as obrigações necessárias, de forma nenhuma conseguirá aumentar a sua cartela de clientes.

E é também nesse ponto que o processo de automação atua. Pois, se sua equipe tem mais segurança no envio para os órgãos regulatórios e se você tem total controle da sua gestão e dos processos, com certeza está pronto para ir para o mercado, apresentar o seu diferencial e conquistar novos clientes. 

“O que precisamos deixar bem claro é que existe uma diferença enorme entre aquilo o que você precisa entregar para o cliente versus o que você pode entregar de “extra” para ele. E esse “extra” ao qual nos referimos só é possível se o seu escritório não ficar preso a processos de entregas e cálculos desatualizados”. ( Trecho retirado do texto: Robotização: a sua nova aliada na captação de clientes)

 

Então por que você ainda não implementou a robotização em seu escritório?

Sabemos que em todos os campos existem as vantagens e as desvantagens. Em nosso texto, “Transformação tecnológica na contabilidade: Desafios x Oportunidades”, falamos um pouco sobre esse cenário e quais são as dificuldades em fazer essa implementação, mas a nossa conclusão final é a seguinte: as vantagens com certeza superam as desvantagens e os desafios.

Então não perca mais tempo. Agende já a sua demonstração e entenda tudo o que o sistema da Auditto pode fazer por seu escritório contábil. 

Por Atracto

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