A gestão de notas fiscais faz parte da rotina contábil de grande parte das empresas. Independentemente do segmento ou porte do negócio, tendo em vista que a emissão da NF-e é uma obrigatoriedade determinada por lei.
Por isso, deve atender aos termos propostos pela legislação. Assim, é possível garantir a regularidade das atividades da empresa perante o Fisco. Quando uma NF-e é emitida de forma errada, o prazo legal instituído pela Receita Federal para o cancelamento está entre 24 e 168 horas, conforme a legislação do Estado.
Depois desse prazo, muitas empresas passam a ter problemas com as notas fiscais eletrônicas emitidas e que por algum motivo não puderam ser canceladas. Quando essa situação acontece, em alguns casos é possível emitir uma NF-e de estorno. Mas é preciso ter atenção a alguns pontos para que esse processo seja validado legalmente. Para entender melhor, continue a leitura!
Saiba o que é o estorno de NF-e
Antes de saber como emitir a NF-e de estorno, é muito importante compreender melhor esse procedimento. Ele é utilizado como registro de cancelamento para que a contabilidade tome conhecimento e para que o valor do imposto da NF-e possa ser estornado.
Mesmo depois de emitir a NF-e, pode acontecer de a transação não ser concluída. Então é necessário reverter a situação. Isso acontece, normalmente, quando a NF-e foi emitida, mas a venda de um produto ou serviço não foi efetivada.
No entanto, é muito importante destacar que a NF-e de estorno só pode ser emitida quando a mercadoria não circulou ainda. Caso contrário, o correto, é realizar o cancelamento da NF-e, mesmo que esse seja feito de forma extemporânea, através de processo administrativo. Assim, o Fisco pode tomar ciência da não ocorrência de nenhum fato gerador de tributos.
Entenda a diferença entre cancelamento e estorno de NF-e
Existem diversas situações que permeiam a NF-e, como estorno, cancelamento, devolução, entre outras. Cada caso exige uma operação específica. Por isso, é essencial entender quando cada operação deve ser usada. O cancelamento e o estorno da NF-e são bastante confundidos.
O cancelamento é uma operação que pode ser feita de forma autônoma, em geral, no prazo de 24 horas. A mercadoria, no entanto, não pode ter sido transportada. Normalmente, ele acontece por motivos de desistência por parte do cliente, erros de digitação ou de cálculos fiscais, entre outros.
No entanto, atenção: se a NF-e emitida tiver sido enviada ao cliente e ele efetue o processo de ciência, não é possível realizar o cancelamento — ainda que a mercadoria ou o serviço não tenha sido efetuado. Nesses casos, há duas opções:
- Caso o destinatário seja contribuinte do ICMS, ele precisará emitir numa NF-e própria de retorno
- Caso o destinatário não seja contribuinte do ICMS, a empresa fornecedora poderá emitir uma NF-e de retorno própria
Já o estorno, como explicamos, é feito quando o prazo instituído pela Receita Federal já passou e a mercadoria não circulou. A função principal é devolver a mercadoria ao estoque (ou o serviço) e tomar ciência do imposto que foi destacado na emissão da nota.
Veja como fazer a emissão da nota
O processo para emitir a NF-e de estorno é simples, mas exige muita atenção. Afinal, trata-se da emissão de uma segunda nota, a de estorno, que compensará os tributos que foram lançados na primeira nota.
Basicamente, em casos de estorno de venda, é preciso emitir uma NF-e de compra. Em casos de estorno de remessa, é necessário gerar uma NF-e de retorno. Veja os sete passos que devem ser seguidos:
- Passo 1: Emita uma nova NF-e;
- Passo 2: Selecione a Finalidade de emissão da NF-e (FinNFe) a opção NF-e de ajuste;
- Passo 3: No campo Descrição da Natureza da Operação (natOp), selecione Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal;
- Passo 4: No campo refNFe, referencie a chave de acesso da NF-e que será estornada;
- Passo 5: Insira os dados dos produtos/serviços e os valores equivalentes aos da NF-e estornada;
- Passo 6: Insira os códigos de CFOP de forma inversa aos que constam na NF-e estornada;
- Passo 7: Informe o motivo do estorno no campo de Informações Adicionais de Interesse do FISCO, campo infAdFisco.
Conheça as situações em que a NF-e de estorno não pode ser utilizada
A NF-e de estorno é a solução ideal para os casos em que há a necessidade de reverter as operações que já foram comunicadas ao Fisco, mas não foram efetivadas por algum motivo.
Então, para ter o controle fiscal da empresa, até mesmo para evitar a cobrança indevida de tributos e informações diferentes em declarações ou demonstrações, o processo da NF-e de estorno precisa ser realizado.
Mas atenção: essa opção não deve ser usada em todos os casos. O retorno por NF-e de estorno deve ser feito somente em situações em que não é mais possível cancelar a NF-e por conta do vencimento do prazo. O mais indicado é o cancelamento dentro do prazo, e não o estorno. E, claro, a mercadoria não pode ter circulado. Então, é importante ter atenção a isso.
Mas então, quando usar a NF-e de estorno, e quando abrir um processo administrativo para cancelamento extemporâneo da NF-e? O estorno caberá quando a mercadoria não houver circulado. Caso a circulação tenha ocorrida, o destinatário seja contribuinte do ICMS e ainda assim haja a necessidade de cancelamento por erro no faturamento, o processo administrativo precisará ser aberto.
Importante ressaltar que a Nota Fiscal é uma obrigação acessória devida pela realização de uma operação. Sua emissão deve ser fiel à situação da circulação da mercadoria. E operações físicas ocorridas não podem ser estornadas.
Conforme explicado ao longo deste texto, a NF-e de estorno é utilizada quando a NF-e foi autorizada, não foi transportada e a operação precisa ser “desfeita” por conta de rejeição do destinatário ou por erro de emissão. Esse processo deve ser feito apenas quando não é mais possível cancelar — ação que pode ser realizada em até 24 horas. O passo a passo, como detalhamos, é simples, mas precisa ser feito com atenção e cautela na hora do preenchimento.
E você, já precisou emitir a NF-e de estorno? Agora, com as nossas informações, esse procedimento será muito mais fácil! E aproveitando a sua visita em nosso blog, aproveite e se informe também sobre as restrições a consultas e obtenção de NF-e. Boa leitura!
