Já entramos em nosso terceiro item da lista, 5 passos para robotizar o seu escritório contábil, e aqui vamos conversar um pouco mais sobre o processo de documentação.
Se você é gestor ou empresário de um negócio que lida com centenas ou milhares de NF-es diariamente, ou você tem uma equipe inteira dedicada apenas para garantir que todos os documentos fiscais foram recebidos e estão sendo tratados da maneira correta, ou você está deixando muitas NF-es para trás e corre o risco de futuramente ser penalizado pelo Fisco, com certeza se identificou com os últimos materiais de robotização em nossos posts anteriores.
De forma mais ampla, e talvez até um pouco dramática, uma má gestão de processos dos documentos fiscais pode virar uma verdadeira bola de neve, culminando em uma avalanche e até podendo levar algumas empresas a decretarem falência.
Com certeza ninguém quer chegar nesse estágio, por causa de “simples documentos”, não é mesmo!?
Mas agora, o que o processo de documentos fiscais eletrônicos tem a ver com os itens anteriores, onde falamos sobre supervisão e qualidade? Como a Auditto pode ajudar nesse passo?
Vamos voltar um pouco para você entender porque esse é o terceiro passo, e não o primeiro.
Passo 1: SUPERVISÃO
Em nossa lista inicial, consideramos a supervisão como o primeiro passo para a robotização do escritório contábil, porque é quando fazemos uma auditoria completa da situação fiscal e contábil dos clientes da contabilidade. Em outras palavras:
Passo 2: QUALIDADE
Já no segundo passo, entramos no processo de qualidade, que anda paralelo ao processo de supervisão. Como também mencionamos em um post anterior:
Passo 03: DOCUMENTOS
Enfim chegamos ao nosso 3° passo: Documentos.
Se você prestou bastante atenção aos textos dos primeiros passos, percebeu como um processo puxa o outro, e é nesse cenário que passamos a olhar única e exclusivamente para os “documentos”. Em nosso primeiro texto sobre o tema, demos um breve resumo do que seria esse processo na visão da Auditto:
“Um dos grandes gargalos da operação contábil é a gestão dos documentos fiscais dos clientes da contabilidade. Quando o processo é feito de forma manual, os atrasos de input de informações são constantes, bem como o erro no cadastramento dos dados. No sistema Auditto, a robotização engloba toda a movimentação, em tempo real, de entrada e saída dos documentos de clientes. E nesse ponto estamos falando de uma ampla gama de documentos: NFe, CTe, SAT, NFCe, Notas de Serviços. Ao automatizar essa gestão dos documentos, ganha-se assertividade e controle, dois elementos importantíssimos para uma contabilidade apresentar como diferencial competitivo atualmente”. (Trecho do artigo “5 passos para robotizar o seu escritório contábil”).
Pois bem, se nos dois primeiros passos a robotização está focada em fazer uma auditoria completa e entregar uma análise de todos os clientes à contabilidade, nesse terceiro passo entramos na parte de Gestão Fiscal propriamente dita.
A partir de agora, o foco dos robôs é monitorar, em tempo real, como dito acima, toda movimentação de documentos fiscais eletrônicos dos CNPJs controlados pelo escritório contábil.
E apesar de sabermos que você domina o assunto, vamos entrar, novamente, nos detalhes do porquê é tão importante ter esse controle de forma completa.
XML: IMPORTÂNCIA E OBRIGATORIEDADE
Se você é da área fiscal e contábil com certeza sabe da importância do XML, mas a título de curiosidade: você sabia que o arquivo surgiu em meados da década de 90 para apresentar uma forma prática de troca de informações pela internet.
A nota fiscal é emitida quando existe a venda de um produto. Esse arquivo obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal. O princípio do XML é que ele pode ser lido por vários tipos de software, como, por exemplo, os específicos disponíveis na Receita Federal.
Além disso, outras empresas possuem uma tecnologia própria para leitura, visualização, armazenamento, conversão e rastreabilidade do XML. Isso garante segurança e agilidade em uma situação de fiscalização de órgãos fiscais, por exemplo.
Se um emissor não gerar esse documento, será multado pela Receita. Como o XML serve para comprovar a emissão de notas para a Receita, acontece de várias empresas gerarem o arquivo e não o deixarem disponível pelo tempo mínimo necessário (que é de 5 anos, pela legislação atual).
Dessa forma, é importante que haja uma gestão eficiente na empresa a fim de armazenar corretamente os arquivos em XML. Gerenciá-lo com o auxílio de uma ferramenta tecnológica pode garantir mais segurança e economia para a empresa.
Para quem trabalha com notas fiscais eletrônicas e com o arquivo XML, é preciso ter certeza do que está recebendo. É preciso ter certeza de que o cliente entregou todas as notas corretas e se as informações contidas nas notas são reais, ou seja, se passaram por uma validação. Caso contrário, isso se tornará uma cadeia de pequenos problemas que vira um verdadeiro efeito dominó. Como sabemos, essa pode ser a diferença entre o compliance e a multa do Fisco.
Para uma gestão de verdade não basta fazer apenas a captura e guarda dos arquivos XML. É preciso ter certeza da qualidade dos dados das notas fiscais.
Sendo assim, é preciso que o software de automação e gestão seja robusto e com algumas funções a mais que os encontrados no mercado.
O sistema Auditto não só captura os XML, mas tem uma rotina de validação que atua em fluxo contínuo, atualizando o status da nota em tempo real. Por exemplo: se o cliente cancelar uma nota, sendo que ele tem apenas 24 para executar essa operação, o sistema fica monitorando automaticamente, de maneira proativa, para verificar se houve confirmação ou cancelamento.
Além disso, há uma integração total com o ERP do cliente, verificando todo o processo e regras fiscais antes da entrega das obrigações. Dessa forma, o sistema informa ao cliente se há alguma inconformidade durante esse processo, cruzando os dados com os sistemas das prefeituras e da Sefaz
Isso garante a validade jurídica do documento e não apenas uma imagem para fins organizacionais. Antes de armazenar qualquer documento, o sistema Auditto valida a estrutura e autenticidade. E não só isso: o fluxo de validação tem a função de fazer uma varredura para encontrar qualquer inconsistência dos arquivos.
Assim, o cliente e a própria contabilidade ficam totalmente resguardados de possíveis erros.
SISTEMA INTEGRADO
A Nota Fiscal e outros documentos eletrônicos têm várias funcionalidades e detalhes que sem uma gestão eficaz é praticamente impossível ter controle sobre as finanças da empresa.
Através dos campos das notas fiscais é possível, por exemplo, obter informações como o valor ICMS sobre cada produto, alíquotas e o código CFOP, além de outras informações de outros documentos.
Também é possível obter relatórios precisos com todas as informações das notas que desejar e assim saber o valor total de tributações, produtos, entre outros. Sem mencionar a possibilidade de identificação de créditos tributários e recuperação de valores pagos indevidamente.
Dessa forma, ter um sistema inteligente de gestão de documentos fiscais na sua empresa torna possível obter todas as NFs emitidas para o CNPJ da empresa e assim alavancar todos os processos, gerindo sua empresa de forma estratégica, o que torna a performance do empreendimento mais competitiva e assim alavancar todos os processos, gerindo sua empresa de forma estratégica, o que torna a performance do empreendimento mais competitiva.
A SOLUÇÃO INTELIGENTE
As NF-es e documentos fiscais relacionados são o coração de uma operação empresarial. Gerir esses documentos com inteligência traz inúmeras vantagens para os emissores, como a redução de custos e armazenamento digital, além de permitir que sua empresa tenha a mesma visão do Fisco.
Outra vantagem é a diminuição do tempo gasto com digitação de NF-es, o que, por sua vez, reduz significativamente os custos de mão-de-obra, bem com os erros no input manual de informações.
O sistema Auditto soluciona o problema na gestão de NF-es, pois o contribuinte não depende do envio ou do recebimento da DANFE, com a garantia de segurança e confiabilidade para que os mesmo sejam escriturados.
Além disso, o Auditto garante que o armazenamento do arquivo digital de todas as NF-es emitidos para o CNPJ da empresa pelo período exigido na legislação tributária, além de realizar a consulta, baixa e guarda desses documentos.
AUTOMATIZAÇÃO CONTÁBIL: A RESPOSTA PARA SUA OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS
A Auditto está preparada para entregar o sucesso em suas mãos através dos mais de 80 robôs que “trabalham incansavelmente” para fazer sua empresa estar em dia com o Fisco.
Não perca os próximos textos da nossa série, onde falaremos sobre os próximos processos: Escrituração e Transmissões.
Continue conosco nessa jornada de alto valor tecnológico para sua gestão mais tecnológica e integrada.
