O cumprimento das obrigações fiscais faz parte da rotina de todas as empresas. Por isso, é fundamental ter tudo em ordem para que as informações sejam repassadas às autoridades de forma correta, dentro do prazo e de acordo com o que foi exigido.
Nesse sentido, uma das ações mais importantes é a entrada de notas fiscais. O processo é relativamente simples, mas guarda riscos que podem ser bem prejudiciais ao negócio. Afinal, é nesse momento que se inicia a apuração dos tributos incidentes sobre as operações da empresa.
E como garantir qualidade e segurança nessa interface de entrada aos sistemas? A tecnologia fiscal recebe destaque. A partir do uso de tecnologias é possível mitigar as falhas operacionais e melhorar a rotina fiscal como um todo. Para saber mais, continue a leitura!
Entenda o que é e como funciona a Nota Fiscal de Entrada
A Nota Fiscal de Entrada (NF-e de Entrada) é um documento emitido pelo fornecedor para registrar a movimentação de entradas de mercadorias recebidas. O fornecedor e o comprador têm a responsabilidade de emitir essa nota. O comprador precisa fazer e emissão em casos específicos, quando:
- dá a entrada em um produto importado;
- não há a obrigatoriedade por parte do vendedor em emitir um documento fiscal;
- há a aquisição de um produto arrematado ou adquirido em leilão;
- há o compromisso por parte da empresa compradora em retirar ou transportar a mercadoria.
A NF-e de Entrada não é usada apenas para a compra de um produto. Ela serve também para os casos em que há a movimentação da mercadoria, tais como importação e emissão de nota fiscal. Ela é tão importante quanto a Nota Fiscal que é emitida ao consumidor final — nesse caso, estamos falando da Nota Fiscal de Saída. Manter o seu registro é essencial para cumprir as exigências legais e garantir proteção em situações de imprevistos ou problemas com a compra.
Saiba quais são os riscos de fazer o lançamento da NF-e de entrada manualmente
Até aqui, já vimos a importância da emissão e do lançamento de notas fiscais, incluindo a NF-e de Entrada. A partir dessa ação é que o negócio fica em dia com os impostos e legaliza a sua atuação e atividade. Há dois jeitos de fazer esse processo: de forma manual ou de forma automatizada.
A automatizada é relativamente recente e utiliza a tecnologia fiscal para operar. Já a manual é bastante comum na rotina de muitos empreendedores e profissionais da área. No entanto, ela gera diversos apuros. Afinal, quanto maior é o número de vendas, maior é quantidade de notas que deverá ser lançada. Consequentemente, é preciso dedicar mais tempo e dinheiro.
Esse processo manual é suscetível a diversos erros. Um dos principais está relacionado à sonegação de impostos. Isso pode acontecer por conta da emissão da nota fiscal em data errada ou com valores incorretos A consequência é o pagamento de multas. Além disso, outro risco de fazer o lançamento manual é o investimento de tempo. E nós sabemos que, para a rotina fiscal, o tempo é valioso!
Dedicar horas digitando dados e enviando as notas para os e-mails dos clientes são ações que, além de serem suscetíveis a falhas, também demandam, conforme mencionamos, muito esforço de tempo.
Veja quais são os benefícios de usar a tecnologia fiscal na entrada de notas fiscais
Muito falamos ao longo deste texto sobre tecnologia fiscal e automação de processos. É importante frisar que a partir da automação é que é possível gerenciar dados, informações e atividades de forma segura. Dessa forma, as informações fiscais da empresa são protegidas de forma completamente robotizada, sem a necessidade de intervenção humana.
A tecnologia fiscal, quando aplicada à entrada das notas fiscais, proporciona uma série de benefícios. Entre os principais, destacamos a redução de prescrição de créditos tributários e autuação fiscal. Com tudo operando da forma correta, evita-se que a empresa tenha problemas com o FISCO. Outras vantagens também incluem:
Agilidade nos processos
Quando uma ferramenta de automação que usa a tecnologia fiscal assume a tarefa de emitir notas fiscais, os processos ficam muito mais ágeis. Além disso, as ações passam a ser 100% realizadas por “robôs inteligentes”, que operam 24 horas por dia. Logo, mais ações são realizadas em menos tempo.
Redução de erros por conta da tecnologia fiscal
Não há como negar que, mesmo dedicando toda a atenção possível, falhas humanas podem acontecer. A tecnologia fiscal surgiu também para evitar esses erros que, muitas vezes, podem ser fatais para o negócio. Um único número lançado de forma equivocada, por exemplo, pode gerar multas e sanções pesadas à empresa. Com a automação, no entanto, isso é evitado.
Menos riscos de autuação
Com os cálculos sendo feitos de forma automática e as notas sendo lançadas nas datas corretas, os riscos de autuação pela Receita Federal são reduzidos. Vale destacar que a Receita Federal utiliza processos informatizados para ter uma fiscalização eficiente, que cruza algoritmos a fim de detectar fraudes.
Maior segurança aos processos e à tomada de decisão
A inteligência fiscal automatiza diversas regras que, muitas vezes, a empresa não conseguiria fazer manualmente. Então, além de diminuir o trabalho operacional, ela também agrega mais segurança aos processos — visto que as falhas e os erros são reduzidos. Outro ponto importante é em relação à tomada de decisão. Isso porque as soluções tecnológicas, ao assegurarem as operações, dão também mais garantias para a realização de um planejamento tributário eficiente.
Eficiência na gestão
E por falar em garantias para a realização de um planejamento tributário mais eficiente, a tecnologia fiscal também proporciona mais eficiência na gestão. As atividades que podem ser automatizadas passam a ser realizadas por robôs, a inteligência fiscal identifica pontos de gargalos e melhorias nos processos e, consequentemente, a gestão recebe uma visão 360°.
A tecnologia fiscal é muito importante na rotina de empresas e profissionais que atuam com a entrada de notas fiscais de diversos tipos. A partir de ferramentas de automação e soluções tecnológicas é possível ter diversos benefícios que vão desde a melhoria da produtividade do time até a redução de custos com multas e sanções.
Esperamos que as informações deste texto tenham sido úteis para você. Continue aprimorando os seus conhecimentos e veja 5 dúvidas desvendadas sobre software de gestão e automação de processos.
