Enfim chegamos ao nosso último texto da nossa série de conteúdo sobre: “5 passos para robotizar o seu escritório contábil”.
Como você deve ter lido, já falamos sobre: “supervisão”, “qualidade”, “documentos” e “escrituração” e como esses 4 passos foram importantes em nossa trajetória até aqui.
Mas agora, em nossa etapa final vamos falar sobre o último método de todo o processo: a Transmissão.
Mas vamos revisar um pouco os passos anteriores para ficarmos na mesma página:
Passo 1: Supervisão
“Os robôs do Auditto apontam a situação de todos os CNPJs controlados pela contabilidade nos últimos 5 anos! E o que compõe essa primeira análise? O foco aqui é justamente entregar uma visão global das obrigações acessórias e principais, indicando ausências, divergências e problemas gerais com a situação fiscal dos clientes da contabilidade. Em resumo, na supervisão robotizada, nossa auditoria inicial entrega ao empresário a mesma visão do Fisco!”
Trecho retirado do texto: 5 passos para robotizar o seu escritório contábil: Supervisão
Passo 2: Qualidade
“Quando falamos em qualidade, falamos muito além de um sistema de checagem rápido, falamos em uma auditoria profunda que te aponta onde estão seus gaps, prazos, entregas e muito mais. No sistema da Auditto, através dos SPEDs, conseguimos essa análise com base de 5 anos de todos os CNPJs cadastrados.
Por isso que a qualidade é uma métrica de sucesso. Não adianta você ter um número enorme de dados para uma análise quantitativa (supervisão), com todo o controle do cenário de fiscal dos CNPJs de seus clientes, se você não entende o que está sendo entregue ou enviado.”
Trecho retirado do texto: 5 passos para robotizar o seu escritório contábil: Qualidade
Passo 3: Documentos
“As NF-es e documentos fiscais relacionados são o coração de uma operação empresarial. Gerir esses documentos com inteligência traz inúmeras vantagens para os emissores, como a redução de custos e armazenamento digital, além de permitir que sua empresa tenha a mesma visão do Fisco.
Outra vantagem é a diminuição do tempo gasto com digitação de NF-es, o que, por sua vez, reduz significativamente os custos de mão-de-obra, bem com os erros no input manual de informações.
O sistema Auditto soluciona o problema na gestão de NF-es, pois o contribuinte não depende do envio ou do recebimento da DANFE, com a garantia de segurança e confiabilidade para que os mesmo sejam escriturados.
Além disso, o Auditto garante que o armazenamento do arquivo digital de todas as NF-es emitidos para o CNPJ da empresa pelo período exigido na legislação tributária, além de realizar a consulta, baixa e guarda desses documentos.”
Trecho retirado do texto: Os 5 passos para robotizar o escritório contábil: Documentos
Passo 4: Escrituração
“Qualquer tipo de empresa, independentemente de seu porte ou natureza jurídica, necessita manter escrituração contábil completa, para controlar o seu patrimônio e gerenciar adequadamente os seus negócios.
Vamos pensar da seguinte maneira: Esse processo, que é essencial para a qualidade da vida fiscal da empresa, é simples, certo?
Certo! Mas é um processo que leva tempo. Fazer de uma empresa é fácil, agora fazer de 30, 90, 1000 empresas já fica bem mais complexo. E por isso que fazer manualmente torna o processo suscetível a erros.
Acreditamos que você, como empresa, não quer perder clientes por erros que poderiam ser evitados facilmente, não é?
E é nesse ponto que a robotização entra: para te ajudar a otimizar esses processos e evitar esses possíveis erros.
Na visão da Auditto, podemos entender esse processo como: O tratamento robotizado das entradas, regras fiscais e produtos para lançamento automatizado em seu sistema de escrituração.”
Trecho retirado do texto: Os 5 passos para robotizar o escritório contábil: Escrituração
Passo 5: Transmissões
Muito bem, você como contador já entendeu como todo processo está interligado, mas agora chegamos a etapa final: a transmissão.
Na visão da Auditto, a transmissão é o que: “fecha esse ciclo do tratamento do processo fiscal”. (Trecho retirado do texto: 5 passos para robotizar o seu escritório contábil).
Com todos os documentos auditados, supervisionados e prontos para serem submetidos ao Fisco é que entra o processo de transmissão, ou seja, o envio do SPED.
Relembrando: O SPED é a consolidação das informações contábeis e fiscais de uma empresa. Apresentar os dados corretamente no SPED é essencial para não ter problemas sérios que podem inclusive acarretar na falência da empresa. Atualmente ele é obrigatório para todas as empresas de lucro presumido, real, imunes e isentas. Empresas tributadas pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e pessoas jurídicas inativas não precisam entregá-lo.
Além de ser uma segurança para a empresa, é por meio da escrituração contábil em meio digital que os gestores e empresários podem tomar decisões corretas que impactem no crescimento de uma empresa.
A busca pelos arquivos e captura das XML das notas fiscais para fazer o SPED é uma das ações mais importantes e trabalhosas na hora de fazer a transmissão.
E COMO FAZER ESSE ENVIO?
Para “montar” o arquivo completo do SPED, é preciso preencher todos os campos do documento, que é composto por 10 blocos, cada um deles contendo informações de diferentes tipos:
– Bloco 0: Abertura, Identificação e Referências;
– Bloco B: Escrituração e Apuração do ISS
– Bloco C: Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI)
– Bloco D: Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS)
– Bloco E: Apuração do ICMS e do IPI
– Bloco G: Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP
– Bloco H: Inventário Físico
– Bloco K: Controle da Produção e do Estoque
– Bloco 1: Outras Informações
– Bloco 9: Controle e Encerramento do Arquivo Digital
Dos blocos acima, a maioria já existe (e é obrigatória) há anos, e seus objetivos são bem auto-descritivos. No entanto, o Bloco K, relacionado a controle e produção do estoque, merece uma atenção especial.
O Bloco K é a versão digital do Livro de Registro de Controle da Produção e Estoque e se destina a prestar informações mensais da produção, do respectivo consumo de insumos e do estoque escriturado da empresa. As informações a serem declaradas compreendem o saldo de estoque, as perdas no processo produtivo, as informações sobre o produto acabado, os produtos fabricados pelo estabelecimento ou por terceiros.
Este bloco surgiu com a finalidade de substituir a escrituração em papel do Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque (RCPE) e agora é uma das partes de informação do SPED Fiscal ICMS/IPI.
Para a Receita Federal, o envio do Bloco K auxilia a identificar a sonegação fiscal, uma vez que o órgão consegue, com a automatização, cruzar as informações, analisar dados de estoque e verificar se os impostos estão sendo recolhidos de maneira correta.
Como as empresas devem gerar mensalmente a Escrituração Fiscal Digital (EFD), que deve ser transmitida à Receita Federal via internet, a obrigação otimiza o processo de fiscalização, agiliza o processo de entrega e permite que as empresas economizem papel, já que não há a necessidade de se armazenar uma versão impressa do documento. (Trecho retirado do texto: SPED Fiscal: como transmitir corretamente?”)
COMO É ESSE PROCESSO DE ENVIO SEM A ROBOTIZAÇÃO?
O processo para o envio do SPED por muitos escritórios de contabilidade ainda é feito de forma manual. Para isso o contador precisa baixar o “PVA” (Programa Validador) – disponibilizado pela Receita Federal, por onde são submetidas todas as informações de documentos da gestão empresarial dos clientes do escritório em formato de texto (TXT). Esse processo exige um tempo precioso, além de ser bastante oneroso em questão de custos de mão de obra.
Depois que os dados são incluídos e validados no PVA, o operador precisa fazer a assinatura digital no programa, com o uso de um certificado digital previamente autorizado, e só depois enviar os dados à Receita Federal.
Uma curiosidade: Você sabia que para transmitir um arquivo de uma empresa grande, pode-se levar cerca de 36 horas para validar o arquivo SPED no PVA?
Agora imagine a seguinte situação: O prazo fiscal está apertado e uma única pessoa do escritório precisa submeter 200 SPEDs, que serão enviados um por um para a Receita Federal. Essa pessoa, com certeza, gastará um bom tempo para cumprir a missão, fora que, na pressa, pode cometer erros cruciais, concorda?
Pois é isso mesmo que acontece quando os processos são manuais. E esse é um gargalo muito comum nas empresas contábeis. Mas… e se tivesse um sistema robotizado que fizesse isso de forma automática, tudo isso seria mais fácil, não seria? É aí que entra a robotização!
E COM A ROBOTIZAÇÃO: COMO FUNCIONA?
Com a robotização não é preciso ter nenhum programa instalado (como o PVA), muito menos o certificado eletrônico, que no processo feito manualmente precisa.
A vantagem da robotização é que além de fazer toda a auditoria da documentação, o sistema passa automaticamente o arquivo no módulo validador SPED, acusando os possíveis erros que o PVA acusaria. Só então, depois de todos os documentos validados e sem erros, o arquivo é encaminhado ao transmissor, que é nosso último passo da nossa série: “5 passos para robotizar o seu escritório contábil”.
No processo de transmissão, o sistema automatizado impede que o operador manipule ou substitua o arquivo por um em branco, forçando que o mesmo mantenha o compliance, transmitindo vários documentos de uma única vez. E aqui apenas aquilo que de fato foi auditado pelo sistema é transmitido.
Além de velocidade, um sistema robotizado como o Auditto dá toda a segurança para o gestor contábil.
Ah! E lembra de quando, um pouco antes, falamos sobre arquivos que chegam a levar 36 horas para serem transmitidos? Com a robotização isso não acontece. E sabe por quê? Porque os robôs trabalham de forma escalável, com uma quantidade ilimitada de máquinas virtuais, que se multiplicam quando o sistema identifica a necessidade de maior processamento. Ou seja: não perde tempo por conta do tamanho do arquivo. Os robôs dão conta do recado dentro do tempo necessário para cumprir os prazos!
No fim das contas, além de ter a certeza que toda a documentação do cliente está correta, o contador ainda economiza um tempo muito importante no processo de transmissão! Qual a conclusão disso tudo? Bom, menos erros, mais tempo… margens de lucro maiores ao escritório de contabilidade!
EVITE ERROS: ROBOTIZE!
Coloque já em prática os 5 passos para robotizar seu escritório contábil. Além de otimizar tempo, você ainda previne possíveis erros e fideliza seu cliente. Tudo de uma única vez, com a automação. Não perca mais tempo, conheça já os serviços da Auditto: a robotização fiscal e contábil como você nunca viu!
