Os 5 passos para robotizar o escritório contábil: Escrituração

Já entramos em nossa reta final da nossa série: “5 passos para robotizar o seu escritório contábil”.

E também já falamos sobre os processos de: “supervisão”, “qualidade” e “documentos”. Se você ainda não conferiu corre para dar uma olhadinha 🙂

Mas agora vamos entrar no 4° passo: Escrituração.

Como você, contador, já sabe, a escrituração é um processo extremamente importante para a empresa.

Mas vamos aproveitar esse texto para reforçar o que é esse processo contábil:  A escrituração contábil é a técnica de registrar dados em livros, os quais devem ser gerenciados por profissionais capacitados. É um registro cronológico e específico da natureza de tudo que ocorre na empresa em termos de documentos fiscais.

Qualquer tipo de empresa, independentemente de seu porte ou natureza jurídica, necessita manter escrituração contábil completa, para controlar o seu patrimônio e gerenciar adequadamente os seus negócios.

Vamos pensar da seguinte maneira: Esse processo, que é essencial para a qualidade da vida fiscal da empresa, é simples, certo?

Certo! Mas é um processo que leva tempo. Fazer de uma empresa é fácil, agora fazer de 30, 90, 1000 empresas já fica bem mais complexo. E por isso que fazer manualmente torna o processo suscetível a erros.

Acreditamos que você, como empresa, não quer perder clientes por erros que poderiam ser evitados facilmente, não é?

E é nesse ponto que a robotização entra: para te ajudar a otimizar esses processos e evitar esses possíveis erros.

Na visão da Auditto, podemos entender esse processo como: O tratamento robotizado das entradas, regras fiscais e produtos para lançamento automatizado em seu sistema de escrituração.

Mas como esse passo da Auditto pode facilitar a sua vida no escritório?

QUAL A IMPORTÂNCIA DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL?

Como já falamos no parágrafo anterior, fazer a escrituração contábil é um trabalho árduo, mas que precisa ser feito para manter a empresa, independentemente do porte,  nos eixos.

Dentre as vantagens de manter a escrituração contábil em dia, podemos citar:

1. Oferece maior controle financeiro e econômico à entidade;
2. Comprova em juízo fatos cujas provas dependam de perícia contábil;
3. Auxilia na contestação de reclamatórias trabalhistas quando as provas a serem apresentadas dependam de perícia contábil;
4. Atua de forma imprescindível no requerimento de recuperação judicial (Lei 11.101/2005);
5. Evita que sejam consideradas fraudulentas as próprias falências, sujeitando os sócios ou titulares ás penalidades da Lei que rege a matéria;
6. Serve de base de apuração de lucro tributável e possibilidade de compensação de prejuízos fiscais acumulados;
7. Facilita acesso às linhas de crédito;
8. Apoia com  dados reais a distribuição de lucros como alternativa de diminuição de carga tributária;
9. Prova a sócios que se retiram da sociedade a verdadeira situação patrimonial, para fins de apuração de haveres ou venda de participação;
10. Prova, em juízo, a situação patrimonial na hipótese de questões que possam existir entre herdeiros e sucessores de sócio falecido;
11. Para o administrador, supre exigência do Novo Código Civil Brasileiro quanto á prestação de contas (art. 1.020).

Fonte: portaldecontabilidade

Atualmente o artigo nº 1.179 da lei nº 10.406/2002, prevista no Novo Código Civil Brasileiro, afirma que:

“O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico”.

ATUALMENTE COMO ESSE PROCESSO É REALIZADO?

Contextualizando, os principais tipos de escrituração fiscal são:

• Escrituração de entradas e saídas – devem ser realizados os registros de toda a movimentação econômico-financeira, ou seja, todos os documentos fiscais de compra e venda de mercadorias;
• Escrituração de serviços prestados e tomados – devem ser registrados todos os documentos fiscais de serviços contratado e executados;
• Escrituração de Conhecimentos de Transportes – é necessário escriturar todos os serviços de transportes contratados e prestados, tanto de âmbito municipal, quanto estadual ou federal.

Para fazer a escrituração contábil, o contador necessita capturar os documentos fiscais do cliente (os arquivos XML), ou, em outras palavras, as compras e vendas com todos os registros fiscais (notas) das entradas e das saídas do cliente.

Geralmente esse cliente já possui uma ferramenta eletrônica para fazer isso, quer seja do próprio sistema contábil dele ou o sistema de uma empresa contratada terceira, como uma contabilidade. Porém, essas ferramentas muitas vezes não são capazes de capturar tudo, muitas vezes registrando apenas as suas entradas.

Então o contador continua pedindo para o cliente mandar as saídas para o devido registro.

A partir daí ele importa no sistema contábil de escrituração dele e ali dentro ele precisa converter as entradas, ou seja, as compras, porque as saídas são as notas que o próprio cliente emitiu.

Dessa forma a nota já vai com a configuração dos produtos e com os impostos do cliente. Porém, as notas que o cliente dele compra vêm com a configuração do fornecedor e com os impostos do fornecedor. Então o contador tem que converter isso dentro do sistema para a correta apuração de impostos.

Vamos dar um exemplo: se o cliente é um mercado e tem um produto como o leite, o código do fornecedor é um, e o código do sistema é outro. É preciso, então converter essas entradas para o sistema, num esquema “de/para”.

Depois que o contador converte essas entradas no modelo “de/para”, ele tem que fazer uma verificação do status da nota. Como o contador, de maneira geral, espera o final do mês para fazer essa importação, é comum ocorrer de notas que foram emitidas no final do mês e que ainda não chegou para o contador.

E esse é um grande problema…

Imagine que o fornecedor do cliente emitiu uma nota no dia 15 do mês e na data de fechamento, que é no dia 30, a nota ainda não chegou para o contador porque é uma mercadoria que demora a chegar na loja.

Então o contador precisa verificar com o cliente quando que essa nota será escriturada, porque se o contador lançar na escrituração no dia 30 e a mercadoria com a nota chega no dia 5 do mês seguinte, e se porventura o cliente verificar que a mercadoria está errada e a operação for cancelada, a escrituração dele já tá errada e o SPED também.

Percebeu como é complicado? Um erro pode custar um SPED inteiro…

Continuando no nosso exemplo (que, acreditem, é comum de acontecer tudo isso), uma vez que o contador verificou o status da nota e converteu os dados no sistema, ele precisa saber a destinação das mercadorias. Porque dentro de uma nota é possível ter farinha de trigo para fazer pão e farinha de trigo para revender no mercado.

Então o imposto a pagar é diferente para cada destinação daquela mercadoria (farinha). E o SPED contém todos os campos para discriminar essas informações, que impactam diretamente na apuração de impostos do estabelecimento.

Assim sendo, o contador precisa pedir ao cliente para que diga se tem algum produto que não é revenda, se tem algum produto que é para transformação e se tem algum produto que é para estocar. A partir disso o SPED pode ser preenchido e, na sequência, é realizado um pente-fino antes do envio das informações ao Fisco.

Como normalmente o sistema auditor usado para verificação das informações do SPED é o sistema do próprio governo, pode acontecer de não mostrar todos os erros que existem nessa apuração. No processo comum, o sistema faz uma validação, mostra os erros, o contador corrige o que estiver errado, aí o sistema assina, valida, transmite e exporta esse arquivo do SPED para o Fisco. Então o sistema do governo emite um recibo de que aquele arquivo foi transmitido e recebido e o contador termina o processo de escrituração.

Mas, imagine que a contabilidade em que esse contador trabalha cuida de 300 empresas! Logo, ele teria de fazer um controle de quais arquivos de cada empresa ele já transmitiu e quais ele não transmitiu, porque ele tem prazo de entrega para cumprir de todas elas – normalmente ao mesmo tempo.

E COMO SERIA SE TUDO ISSO FOSSE AUTOMATIZADO?

Para começar, o sistema Auditto já captura 100% dos documentos eletrônicos de entrada e saída à medida que o cliente (mercado ou outro!) vai comprando e vendendo. Os robôs do Auditto já vão trazendo para dentro do sistema todos esses dados já discriminados, entendendo as informações das notas fiscais no momento em que o documento chega para o cliente, que faz o registro da nota no seu sistema ERP.

Ah! E sem input manual! Como dissemos são os robôs que fazem isso! Ou seja, a partir do momento em que a nota dá entrada ou saída, o Auditto consegue enxergar o documento em tempo real.

Dessa forma, o contador não tem mais que ficar verificando o status da nota. Se a nota chegou para o cliente, ela aparece no painel do sistema Auditto na hora.

Da mesma maneira, o Auditto também consegue ler no sistema do cliente qual é a destinação da mercadoria. Portanto, o sistema consegue identificar se aquela mercadoria (ex.: farinha) é para transformação ou para revenda.

Aí o contador consegue converter as notas de entrada, criando as regras “de/para” dentro do sistema Auditto, e joga para o SPED junto com as notas de saída, que também já são capturadas e registradas pelos robôs da Auditto.

Além disso, quando o sistema transfere as informações das notas fiscais de entrada e saída para o SPED a fim de montar o arquivo final que será transmitido ao Fisco, o sistema não gera o SPED de imediato, mas ele já aplica as regras de verificação de pendências nesse arquivo final.

E, o melhor de tudo, é que o Auditto possui regras de verificação além das que o Fisco propõe, ou seja, a auditoria dos dados é mais completa do que o FIsco exige. Assim, o documento é transmitido sem erros. A partir daí o sistema realiza a transmissão automática, mantendo o compliance.

É assim que com o Auditto não existe mais esse processo todo de escrituração, porque a inteligência artificial da robotização do Auditto faz isso de forma automática e sem erros!

Ou seja, para executar os processos e atender às obrigações e necessidades exigidas pelo Fisco, profissionais do segmento contábil que não optam pelo uso de um software como Auditto já saem atrás da concorrência.

OS ROBÔS COMO SEUS NOVOS ALIADOS

A Auditto possui uma estrutura de alta performance para processamento de Big Data e cruzamento de informações fiscais e contábeis, com robôs que trabalham em regime 24/7, atualizados e prontos para monitorar, auditar e cruzar dados fiscais.

Não perca o nosso próximo, e último texto, da série “5 passos para robotizar o seu escritório contábil”. O papo será sobre Transmissões.

Continue conosco nessa jornada tecnológica para redução da carga tributária, recuperação de créditos e compliance fiscal.

(Por Atracto)