Robôs na gestão de documentos fiscais: sucesso garantido!

Para quem está imerso no dia-a-dia da gestão empresarial, a crescente informatização ajudou muito. Apesar de ainda haver a necessidade de um gestor – seja um gerente ou o dono – conhecer muito bem toda a parte tributária para o bom funcionamento do negócio, robôs que cuidam de analisar e auditar dados tributários e fiscais são imprescindíveis nas organizações modernas. É a gestão de documentos fiscais do futuro! Ou melhor, do presente!

Esse é o grande diferencial entre o sucesso e a mediocridade no setor empresarial.

Sempre destacamos a alta carga tributária brasileira – que não diminui nunca -, e que se torna um pesadelo para a correta gestão de documentos fiscais de um empreendimento. São dezenas e até centenas de regras de acordo com o tipo de negócio e todas com validação e cruzamentos automáticos pelo Fisco, de modo que poucas empresas escapam da fiscalização mais acentuada dos órgãos reguladores.

Por isso que para uma gestão de documentos fiscais eficiente é preciso organização e informação adequada. O uso de sistemas automatizados permite que o profissional possa se dedicar mais a analisar todo o ambiente fiscal dos clientes, ou mesmo administrar mais clientes sob sua tutela, por exemplo, aumentando a produtividade a um custo baixo.

Com isso é possível ser muito assertivo na gestão fiscal de empresas, incluindo negócios de todos os portes. É o que falaremos a seguir.

Bom para a gestão de tributos

Toda empresa trabalha com notas fiscais e paga tributos incidentes sobre as diversas operações e mercadorias. Porém, a má gestão tributária pode fazer com que os lucros referentes a uma venda de produto ou de um serviço escorram pelo ralo, evitando a geração de caixa ou aumentando o poder de investimento da empresa.

Dessa forma, saber gerir o pagamento de tributos e conhecer a legislação vigente é fundamental para a saúde financeira de qualquer empreendimento.

Como a legislação tributária é complexa e muda constantemente, a gestão financeira de qualquer empresa acaba por se tornar uma tarefa muito complicada, além de ocasionar maiores encargos e um enorme gasto de tempo por parte da equipe destinada para tal função.

É preciso otimizar tempo e recursos, claro. Mas fica a pergunta: como fazer isso??? Certamente que a solução passa por um sistema automatizado de gestão de documentos fiscais. Se você conta com um software de gestão fiscal, onde robôs monitoram todos as informações das notas, certamente você ganha em tranquilidade, já que a parte tributária será auditada da maneira correta.

A chance de robôs errarem é infinitamente menor que humanos, certo?

Como a gestão tributária tem influência direta na apuração de impostos, taxas e contribuições, faz-se necessário que o setor responsável se mantenha constantemente atualizado quanto às legislações vigentes no Estado onde a empresa está sediada e onde ela atua, e, claro, da legislação nacional.

E, como já sabemos que destacar uma pessoa ou equipe para essa função nem sempre é a decisão mais acertada, logicamente que os robôs entram em cena para corrigir interpretações errôneas das leis e a consequente execução injusta de obrigações tributárias na empresa, praticamente em tempo real. Alimentados por parâmetros pré-determinados, os robôs completam uma tarefa rotineira em prazo bem menor que o de um profissional.

Ou seja, a gestão correta de tributos, quando realizada por um software dedicado para esse fim, vai conseguir evitar penas, sanções e multas que poderiam onerar a empresa. Além disso, possibilita a prática de formas lícitas de economia tributária.

Bom para identificar a melhor maneira de pagar impostos

Muitas empresas não sabem quanto devem pagar de impostos. E nem sempre, “estourar de vender” em um determinado mês e no período imediatamente seguinte vender muito abaixo pode resultar em um pagamento de impostos inadequado. Claro, isso depende do regime tributário ao qual a empresa está operando.

Com um sistema de gestão de documentos fiscais automatizado, o gestor consegue saber muito rapidamente a quantidade de impostos que ele paga em cada nota fiscal e no somatório de um determinado período, tendo a resposta imediata sobre qual é a melhor decisão de vendas – ou de compras – de uma mercadoria.

Assim, pode saber melhor qual a margem de lucro que ele terá apenas verificando a quantidade de impostos a ser paga, já que a coleta das informações das notas fiscais é feita automaticamente pelo robô, que lê os dados e os organiza em categorias, permitindo uma leitura muito mais fácil para o tomador de decisão.

Robôs na gestão de documentos fiscais só trazem vantagens

As vantagens que podem ser obtidas com a automação de atividades de uma operação fiscal são diversas. Elas vão desde agregar valor adicional para a organização, com uma melhor distribuição das equipes e de esforços para trabalhos de análise avançada (fazendo com que o contador se torne um verdadeiro consultor de confiança), até um enriquecimento da percepção de valor do trabalho da empresa no nível do detalhe, como acontece quando, por exemplo, há uma redução substancial de falhas e erros no preenchimento de obrigações acessórias – que podem gerar prejuízo com multas ou consumir recursos importantes com medidas administrativas de correção.

A automação por meio de robôs de plataformas digitais pode, na verdade, ser seletiva, pensada estrategicamente, focando em áreas de atividade específicas da função fiscal. Quando feito dessa maneira, a adoção de um sistema automatizado de gestão de documentos fiscais eletrônicos traz muitas vantagens em termos de melhoria na administração de custos e programação de investimento, uma vez que em situações de restrição orçamentária para investimento em robôs, o foco pode ser direcionado às atividades que proporcionem um retorno mais rápido. E, com o Auditto, o retorno é sempre antes do que você espera.

Nesse cenário, o sistema gestor pode ser utilizado para atividades que estejam sendo executadas de maneira terceirizada (por exemplo, registros manuais de notas de entradas, geração de relatórios de compilação de dados em planilhas eletrônicas etc.). Logo, a substituição do esforço dessas atividades por um robô pode proporcionar retorno quase que instantâneo, justificando o orçamento destinado para esse fim pela excelente relação custo/benefício.

E por falar em custo/benefício…

Sim, já é um fato que o contador mudou seu papel e agora passa a ser um consultor, orientando o cliente sobre as melhores práticas e ações para atingir os melhores resultados para as empresas. Em busca desses melhores resultados, é essencial que gestores e analistas explorem em suas empresas e/ou clientes quais atividades podem ser aperfeiçoadas em seus processos com a automação.

Ao contrário do que se pensa, a robotização pode ser contratada a custos bastante razoáveis, de forma muito rápida e não invasiva, já que os robôs de plataforma digital, geralmente alocados em sistemas baseados em nuvem (como a Auditto faz), interagem com qualquer sistema de informática sem a necessidade de projetos onerosos de implementação ou integração – nesse último caso, o Auditto é capaz de “conversar” perfeitamente com o sistema ERP do cliente. Já é uma enorme vantagem, não?

O resumo da ópera é: um projeto de automação na área de gestão de documentos fiscais eletrônicos com uso de robôs, que monitoram todas as obrigações e encontram inconsistências nos arquivos XML das notas fiscais, pode ser mais simples do que se imagina. Além disso, essa automação se mostra muito eficiente em termos de redução de custos e elevação na qualidade das informações geradas para cálculos ou obrigações acessórias.

Ou seja, contar com robôs na gestão de documentos fiscais é sucesso garantido para sua empresa.

É isso que o sistema gestor de DFEs da Auditto proporciona.

Por Atracto