Software de gestão e automação de processos: 5 dúvidas desvendadas

13/07/2020 | Auditto Explica, Blog, gestão | 0 Comentários

A rotina contábil é composta por tarefas complexas e urgentes. Prazos, pagamentos de tributos e declarações são algumas das atividades que precisam ser executadas diariamente para diversos clientes. Para ter eficácia em todos os processos, o setor deve estar integrado às outras áreas do escritório e ter acesso às informações necessárias. Diante desse contexto, o software de gestão com sistema ERP recebe destaque.

Essa tecnologia conecta e centraliza os setores e as atividades realizadas no escritório. Mas para aumentar a segurança, facilitar o acesso às informações e garantir a eficiência dos processos, a empresa precisa de um software de gestão e automação de processos.

Quer saber mais sobre como o software de gestão e automação de processos auxilia a rotina do contador? Neste post, desvendamos 5 dúvidas acerca do tema. Veja!

1. Um software de gestão e automação de processos custa muito caro?

Essa é uma dúvida bem comum e que, também, é cercada por mitos. Hoje em dia, as soluções de ponta são oferecidas em nuvem, na modalidade SaaS (software como serviço).

Sendo assim, o custo é reduzido, pois não exige que o escritório tenha uma infraestrutura específica para adquirir a solução. Logo, não há a necessidade de instalação ou aquisição de algum tipo de licença. Na maior parte dos casos, ter uma rede com acesso à internet já é o critério mais importante que deve ser cumprido.

Ainda sobre o custo, é muito importante destacar que as organizações podem reavaliar o investimento considerando custo e benefício. A solução precisa atender às necessidades da empresa e, para isso, deve-se observar o que realmente proporcionará resultado estratégico para o negócio.

Logo, a combinação entre o seu sistema ERP e um software de gestão e automação de processos de ponta, por integrar diversos setores da empresa, acaba eliminando a necessidade de mais ferramentas e funcionários. Os robôs trabalham 24 horas por dia, todos os dias. Não é possível definir uma faixa de preço, mas é viável saber que o investimento na solução reduz os custos da empresa, e é justamente por isso que ela é cada vez mais inserida na rotina contábil.

2. É preciso demitir funcionários após investir em um software de gestão e automação de processos?

A tecnologia na contabilidade, apesar de existir há um tempo, ainda encontra barreiras. Isso porque, muitas vezes, gestores e profissionais da área acreditam que por conta de robôs operarem 24 horas por dia e realizarem tarefas repetitivas sem a necessidade de intervenção humana, eles substituem a atuação do contador.

O software de gestão e automação de processos robotiza diversas tarefas que ocupam muito tempo do profissional. Tempo este que pode ser dedicado em ações mais intelectuais, seja em estratégias para a captação e fidelização de cliente, seja a criação de um plano tático para fazer upsell com os clientes da carteira.

Logo, não há a necessidade de demitir funcionários após o investimento em um software desse tipo. Mas, certamente, há a eliminação de novas contratações que seriam feitas apenas para a execução de tarefas repetitivas e burocráticas. Afinal, a solução executa essas atividades de forma prática e, principalmente, segura.

3. Os processos existentes deverão ser mudados?

Os processos que já existem na empresa não serão perdidos ou mudados: eles serão otimizados. O software de gestão e automação de processos fará as tarefas operacionais, organizará as informações, entre outras atividades que visam reduzir custos, eliminar trabalhos e melhorar a produtividade da equipe.

Logo, é comum que algumas atividades, antes feitas em um tempo maior, sofram algum tipo de ajuste. Afinal, a tecnologia permite que mais de uma ação seja executada por vez, de forma mais rápida e todos os dias, inclusive aos finais de semana. Mas nenhum processo será perdido!

O gestor poderá acompanhar em tempo real como está o desempenho de cada atividade. Assim, é possível prever atrasos, identificar gargalos e investir em melhorias nos processos. Os contadores poderão ter uma clareza maior sobre suas obrigações e metas que deverão ser atingidas. Com robôs executando atividades repetitivas, os profissionais poderão, inclusive, dedicar mais tempo a demandas estratégicas.

4. Como ficarão a inteligência de dados e estratégias?

O setor contábil também atua na formulação de estratégia da empresa. Ele tem acesso a diversas informações relevantes, como a situação financeira e tributária atual. Com isso, é capaz de fazer projeções e definir ações que visem aprimorar os resultados dos clientes.

Nesse sentido, o software de gestão e automação de processos, quando usado em conjunto ao sistema ERP, se torna um grande diferencial competitivo. Isso porque a sua base é a inteligência de dados. Logo, a contabilidade pode ter acesso às informações mais importantes de forma rápida, além de conseguir cruzar dados e gerar relatórios que agreguem ao planejamento estratégico que foi definido.

A inteligência de dados é valiosa nessa etapa. Graças a ela é viável traçar um plano que seja realmente adequado à realidade da empresa e do setor contábil. Solidez e consistência passarão a fazer parte de todas ações.

5. Os dados e as informações estarão em completa segurança?

Por último, mas não menos importante: a segurança da informação e dos dados. É comum que muitos gestores tenham esse receio. Afinal, um escritório contábil tem acesso a informações sigilosas de muitos clientes. E é justamente por isso que muitos processos ainda estão presos a uma metodologia burocrática — que geralmente utiliza papéis.

Mas, diante de tantas tecnologias existentes, guardar papéis em pastas físicas é perigoso, afinal, não há segurança nenhuma das informações. Além disso, perder um arquivo importante pode ser bem grave, prejudicando a empresa e colocando-a em débito com o governo em alguns casos.

O software de gestão e automação de processos elimina esses problemas. Os papéis físicos passam a ser digitalizados, notas e arquivos podem ser salvos na nuvem e somente as pessoas responsáveis e autorizadas podem ter acesso. Além de segurança, outro benefício é a agilidade de informações, visto que com apenas uma busca rápida o documento procurado pode ser encontrado em questão de segundos.

Como vimos, existem muitas dúvidas acerca do software de gestão e automação de processos e dos sistemas que agregam essa tecnologia. Por isso, antes de tomar qualquer decisão, é muito importante avaliar o cenário atual da empresa, as principais necessidades e as vantagens que a inserção de uma ferramenta proporcionará à rotina dos profissionais e dos clientes. Uma solução completa proporciona agilidade nos processos, redução de erros, cumprimento de prazos, entre outros diferenciais que somente a tecnologia no setor contábil é capaz de proporcionar.

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