Ao longo do tempo, os avanços tecnológicos transformaram a forma como vivemos em sociedade. E é claro que isso se aplicou também ao mundo dos negócios. Hoje, modernizar o escritório de contabilidade não serve apenas para acompanhar essas mudanças, mas, principalmente, para manter a empresa à frente da concorrência e em destaque ante os clientes.
Se no passado os escritórios já acompanhavam atentamente as mudanças na legislação fiscal e nas normas contábeis, hoje é preciso que os escritórios se adaptem às mudanças na tecnologia disponível – o que significa de forma direta diminuição de custos, aumento da confiabilidade e a obtenção de vantagens competitivas importantes.. E tudo acontece em uma velocidade tão grande que pode ser difícil saber como se manter à frente do ritmo do mercado.
Pensando na importância do assunto, reunimos neste artigo 4 dicas para modernizar o escritório de contabilidade. Acompanhe as informações!
1. Entenda que a contabilidade está se transformando
A contabilidade é uma ciência tão antiga quanto a propriedade privada. Desde o seu surgimento, ela passou por diversas mudanças, adquiriu processos relevantes e atendeu a demandas de controle patrimonial que estão presentes até os dias de hoje. Em todo esse tempo, a contabilidade sempre acompanhou com muita atenção as transformações fiscais e tributárias pelas quais passou a sociedade.
Num passado não tão distante, os registros eram feitos em blocos de 14 colunas e as contas eram feitas em calculadoras de fita. Posteriormente vieram as planilhas eletrônicas e os primeiros ERP. Hoje, para a felicidade dos profissionais e dos empreendedores da contabilidade no entanto, diversos processos já podem ser feitos online e concluídos em poucos cliques.
Nesse ambiente, modernizar o escritório de contabilidade deixou de ser apenas uma opção para os empresários e agora é questão de necessidade para que o negócio sobreviva às transformações digitais.
Logo, muito mais do que começar a investir em softwares e ferramentas, o escritório de contabilidade precisa realmente compreender que essas mudanças são muito importantes. Para que elas sejam realmente benéficas, é preciso agir de modo estratégico para que rotina contábil possa ser otimizada e melhorada.
2. Tenha canais online de comunicação
A Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios Contínua (PNAD Contínua), divulgada pelo Sebrae, apontou o crescimento do número de brasileiros com acesso à internet. Passou de 69,7% em 2017 para 74,7% em 2018, um aumento maior que 25%.
Esses dados comprovam que, cada vez mais, as pessoas consomem conteúdos online e buscam por resoluções na internet. Com o acesso rápido e facilitado à informação online, ter canais de comunicação para se comunicar com esse público é essencial.
Modernizar o escritório de contabilidade favorece a comunicação com o cliente e ainda melhora o atendimento. É possível apostar, além do e-mail e do formulário de contato no site, também em um chatbot no site, no Whatsapp, no Skype e, até mesmo, nas redes sociais. Em todas as sugestões é importante ter um profissional dedicado a responder às dúvidas, às sugestões e os comentários dos clientes e possíveis clientes.
Essa ação melhora bastante a relação entre escritório e cliente, que passa a ser mais ágil, humanizada, assertiva e diferenciada. Dúvidas simples podem ser respondidas em questão de minutos, sem a necessidade de o cliente ter que esperar por horas para o seu e-mail ser respondido, por exemplo.
3. Atualize os processos para modernizar o escritório de contabilidade
Conforme mencionamos, o setor contábil precisa seguir diversos processos burocráticos e repetitivos — e nas firmas menos atualizadas, muitos deles ainda são feitos manualmente. Mas à medida quenovas tecnologias impactam a área, mais essas atividades podem – e devem – ser automatizadas. Afinal, por que fazer com que os profissionais fiquem limitados a processos manuais quando máquinas podem realizar os mesmos processos, com agilidade e menos chances de erros?
Além disso, é sempre interessante fazer um mapeamento de todas as ações que são executadas na rotina, a fim de identificar quais delas podem ser melhoradas, eliminadas e atualizadas. Planilhas online, agenda virtual e digitalização de documentos são alguns exemplos de tecnologias que podem ser aplicadas às tarefas do escritório.
Lembre-se que quanto mais um escritório de contabilidade aumenta o número de clientes, crescem também as tarefas rotineiras e complexas. Melhore o rendimento dos profissionais com soluções úteis e práticas para os processos diários.
4. Invista em tecnologia e automação
Não dá para falar sobre modernizar o escritório de contabilidade sem sugerir o software de gestão e automação. Seu uso na rotina é uma tendência forte e crescente. Afinal, esse tipo de software pode exercer funções que, hoje, são manuais. Automatizar as tarefas é sinônimo de agilizar a rotina contábil e facilitar a relação entre contador e cliente.
O software da Auditto está entre os mais completos do mercado. Com soluções inteligentes e únicas, auxilia na organização da operação de apuração e no planejamento tributário. Consequentemente, garante ganhos em competitividade e lucro, reduzindo as perdas financeiras.
Os robôs trabalham 24 horas por dia, são atualizados e estão prontos para monitorar, auditar e cruzar os dados fiscais. O processamento das ações é feito em uma estrutura de alta performance com Big Data, cruzando informações fiscais e contábeis.
E, claro, todos os sistemas contam com tecnologias de autenticação e proteção de dados, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). O software da Auditto promove escalabilidade para atender a demandas de todos os portes com rapidez e eficiência.
Modernizar o escritório de contabilidade vai além de criar um site ou uma página da empresa nas redes sociais. Esse processo precisa ser feito de modo a favorecer a rotina contábil, as atividades dos profissionais e a satisfação dos clientes.
Ao longo deste texto, mencionamos os principais aspectos para dar o primeiro passo. Lembre-se: estamos em um momento de romper barreiras para usar a tecnologia a favor da contabilidade. Afinal, com o crescente uso de tecnologias por pessoas do Brasil inteiro, é preciso se adequar à demanda do mercado.
Você gostou das dicas para modernizar o escritório de contabilidade? Já aplicou alguma delas em sua empresa? Aproveite a visita em nosso blog e acesse o nosso site para saber como a Auditto pode ajudar na modernização do seu negócio com um software contábil completo!
