Gestão fiscal e auditoria digital: um casamento perfeito!
No texto anterior, falamos sobre a organização da gestão fiscal dos documentos eletrônicos e de como contratar uma solução que ofereça diversas funcionalidades numa mesma plataforma pode maximizar seus resultados. Só que existem muito mais detalhes do que você imagina, quando o assunto é fazer uma gestão fiscal correta. Para atingir o sucesso e o lucro desejados (!), um sistema também deve ser capaz de promover uma verdadeira auditoria digital nos documentos fiscais eletrônicos.
Com a complexidade das obrigações fiscais brasileiras, manter o controle sobre todas as operações é mais que fundamental para a existência de um negócio — e, nesse sentido, a auditoria digital vem para auxiliar a gestão fiscal e contábil de um empreendimento.
Entendendo a auditoria digital
Os documentos fiscais eletrônicos são a força vital dos negócios modernos e ao adotar simples rotinas de controle e gestão é possível obter resultados incríveis a curto prazo, principalmente quando você dispõe de um sistema de automação para gerenciar essas tarefas.
Porém, sem uma leitura correta de dados, não adianta investir num software; você não irá aproveitar todo o potencial dele e o que ele pode oferecer para o seu negócio. Daí a importância de contar com ferramentas que façam esse controle para você e te mostre os dados corretos para se trabalhar estrategicamente.
A auditoria digital é um procedimento que avalia a qualidade dos documentos fiscais da empresa em forma digital, como os arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas, que serão escriturados digitalmente (o chamado SPED fiscal).
Para isso, a Auditto tem experiência de sobra! O sistema faz uma conferência e um cruzamento de dados em busca de inconsistências antes da escrituração dos arquivos para fins fiscais.
No caso de qualquer alteração, inconformidade de dados ou erros fora do comum, a auditoria digital interna permite que a empresa atue de forma preventiva, antecipando-se a qualquer fiscalização, o que gera melhores resultados. E nisso estamos apenas tratando de uma forma mais superficial.
Os cruzamentos de dados são feitos, na verdade, no nível do detalhe, com valores pagos, previstos e balancetes, de modo a encontrar qualquer incongruência que seja destacável.
Também são realizadas análises estruturais do documento de forma contínua e o resultado surge de maneira a apontar as inconsistências e o que deve ser feito para que a situação seja corrigida. Esse é o chamado “docflow” da Auditto!
O sistema Auditto não só captura os arquivos XML, mas tem uma rotina de validação que atua em fluxo contínuo, atualizando o status da nota em tempo real, com integração total com o ERP do cliente, verificando todo o processo e regras fiscais antes da entrega das obrigações. Dessa forma, o sistema informa ao cliente se há alguma inconformidade durante esse processo, cruzando os dados com os sistemas das prefeituras e da Sefaz.
Diferenciais da auditoria digital
Como sabemos, uma gestão fiscal feita de forma manual é lenta e imprecisa, o que compromete a auditoria dos dados. Além disso, análises importantes podem não ser feitas devido à sua complexidade.
Porém, isso não significa que a auditoria convencional é de todo ruim ou dispensável. Mas mostra claramente que a auditoria digital se apresenta como uma ferramenta eficiente e otimizada para uma análise complexa, como é a da questão fiscal e tributária das empresas.
Dessa maneira, a auditoria digital é recomendada para empresas que têm documentos fiscais eletrônicos, como quem usa ERP, e possui operações fiscais muito complexas ou em grande volume. Companhias que desejem total regularização e manutenção do compliance também devem se valer desse expediente.
Com essas soluções, como a que a Auditto oferece, você pode configurar permissões de segurança para limitar o acesso dos funcionários somente aos documentos que eles precisam acessar dentro da operação, como, por exemplo, permitir que um todos os colaboradores acessem documentos internos do processo, ou mesmo limitar o acesso a informações do cliente somente aos membros da equipe que possam trabalhar nesses trabalhos, bem como restringir arquivos fiscais confidenciais a apenas um punhado de pessoas da empresa.
As razões para se investir em gestão fiscal e auditoria digital
Com o avanço da tecnologia, a escrituração digital está mais presente entre empresas que desejam o máximo de resultados fiscais para uma situação regular. Assim sendo, investir em um sistema de gerenciamento é uma ótima maneira de as empresas acompanharem melhor todos os seus documentos críticos de negócios, de forma eficiente, segura e instantânea.
Os benefícios são vários. Listamos alguns deles:
Produtividade – Aprimorar o fluxo de trabalho em um sistema de gestão de documentos ajuda a eliminar processos manuais e simplificar as operações do dia a dia em sua organização. Isso permite um fluxo de informações mais assertivo, com maior produtividade e melhor consistência do processo.
Agilidade – Esse tipo de auditoria digital que a Auditto oferece é capaz realizar uma série de análises complexas em tempo real, diminuindo a espera entre a escrituração dos documentos fiscais e a análise dos resultados. Isso significa que a empresa pode saber muito rapidamente o que deve corrigir e, portanto, menos tempo ela fica irregular.
Economia – A gestão de documentos em papel exige armazenamento em arquivos, com demanda por espaço físico. Converter essa papelada em arquivos eletrônicos e integrar os documentos digitais em um sistema de gestão fiscal eletrônica reduz e muito os custos – além de também proporcionar agilidade em caso de busca desses arquivos, como em uma fiscalização, por exemplo. Ou seja, a economia obtida com o uso desses sistemas é extremamente significativa para o seu negócio.
Recuperação de documentos – Recuperar documentos armazenados em formato impresso é demorado e já é algo ultrapassado atualmente, quase que impensável em uma sociedade tão imersa no mundo digital como estamos vivendo hoje. Uma solução online, como a Auditto, conta com recursos de indexação que torna muito fácil encontrar e acessar esses arquivos. A equipe pode pesquisar rapidamente arquivos de todos os tipos do repositório usando um navegador em qualquer lugar com acesso à internet.
O software da Auditto, por meio da confirmação de alguns dados, consegue disponibilizar o arquivo para a visualização e download. Recuperar um XML nunca foi tão fácil!
Segurança e confiabilidade – O caráter automático do sistema robotizado da Auditto faz com que a análise de dados seja precisa, garantindo que as informações se tornem totalmente confiáveis porque estão pouco ou nada expostas à possibilidade de erro humano. Como é de conhecimento público, documentos em papel geralmente têm pouca ou nenhuma segurança. Se você tiver acesso ao arquivo, terá acesso a todos os itens nele contidos.
Com isso, se a empresa for aprovada na auditoria digital e tiver fornecido todos os documentos necessários com os dados sem erros, poderá ter a certeza de que está com a situação plenamente regular. Como a companhia que conta com o Auditto se adianta à própria análise que será realizada pelo Fisco, as chances de sofrer problemas com a fiscalização e a abertura de um processo fiscal podem chegar a zero.
Relacionamento com clientes – O acesso centralizado aos documentos eletrônicos garante um tempo de resposta mais rápido às consultas. Com o demorado elemento manual de recuperação de documentos removido, a equipe agora pode se concentrar em outras atividades de negócios principais, como a melhoria do relacionamento com o cliente.
Viu como realmente ter uma gestão fiscal integrada com auditoria digital é mesmo um casamento perfeito? Se deseja atuar de maneira preventiva, tendo maior controle da sua operação fiscal, entre em contato agora! Podemos fazer isso e muito mais pela sua empresa!
Por Atracto
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