A contabilidade digital eliminou o escritório tradicional?

Mesmo que pareça batido, é importante contextualizar que a tecnologia vem transformando várias áreas de negócios, e a contabilidade não foge à regra, sendo o viés digital cada vez mais utilizado. Nesse contexto, a regra agora é usar ferramentas, plataformas digitais, sites e aplicativos desenvolvidos especificamente para realizar os serviços que escritórios que mantêm um modelo mais tradicional ainda prestam: é a contabilidade digital!

Porém, existem ainda alguns escritórios que permanecem com suas operações de maneira mais tradicional, atendendo a uma parcela de “resistentes” à essa modernização. Por isso iremos tratar algumas dúvidas sobre custos, eficácia e os mitos do aumento da complexidade nos serviços demandados pela contabilidade digital.

Contabilidade digital – a informatização vem de cima

Desde o advento da nota fiscal eletrônica e do sistema público de escrituração digital (SPED), a contabilidade começou a perceber que os processos de escrituração estão se encurtando justamente pela automatização. O escritório de contabilidade cada dia tem menos processos para executar por ação porque a automatização partiu primeiro dos órgãos governamentais.

Uma vez que o Fisco se informatizou, a contabilidade digital passou a ser uma necessidade para escritórios e empresas. A mesa de grande parte contadores deixou de ter pilhas de documentos e os processos contábeis se tornaram mais práticos; os relatórios mais precisos e a ciência contábil passou a ser ainda mais relevante na gestão de uma empresa.

Consequentemente, a tecnologia chegou no escritório de contabilidade a ponto de que apuração de um imposto de uma empresa precisa ser toda automatizada. Então, o serviço que hoje é de apuração, é braçal. Importar documento, gerar as apurações, tudo isso está sendo cada dia mais resumido. Em contrapartida, o serviço de consultoria sobre o processo dessas apurações está cada vez mais requisitado.

Neste contexto, enquanto ainda existem os escritórios de contabilidade tradicionais e físicos, houve uma disrupção no modo de prestar os mesmos serviços. Plataformas digitais, sites, aplicativos e outras ferramentas desenvolvidas especificamente para esse fim fizeram com que a contabilidade digital passasse de tendência para realidade.

No entanto, se os serviços prestados são os mesmos, onde estão as diferenças entre a contabilidade tradicional e a contabilidade digital? Antes de responder a essa pergunta, vamos entender como funciona cada uma delas.

Contabilidade tradicional – a mão na massa

A contabilidade tradicional costuma atuar de forma física, ou seja,  existe um escritório físico ao qual o cliente se dirige tanto para contratar os serviços quanto para as demandas posteriores. Nesses casos, o gestor ou empresário conhece pessoalmente o contador que lhe atende.

Mesmo que outros canais sejam amplamente usados, como telefone, e-mail e outras mídias, a principal característica deste modelo é justamente a pessoalidade – ainda muito valorizada principalmente por aqueles que se mostram mais resistentes às transformações da modernidade.

E este certamente é um dos fatores que mais influenciam na escolha da melhor forma de contabilidade para a empresa: a velocidade de atendimento – aliada à qualidade, é claro. É por isso que muita gente ainda resiste e procura essa característica de atendimento.

Contabilidade digital – a consultoria

O serviço mais comumente prestado pela contabilidade tradicional, que é capturar dados, apurar impostos e devolver guias, é muito pouco valorizado pelo cliente, porque o cliente não entende o processo de fato – e nem tem muita necessidade disso. Ele só entende o resultado final, que é a guia de imposto e saber quanto se está gastando com isso. Ele quer estar em conformidade com a lei e ver o saldo positivo no fechamento mensal.

Em outras palavras, o empresário acha que ele paga aquele honorário ao contador para poder gerar a guia de impostos e só. É aí que a tecnologia veio para dar uma guinada na contabilidade: quando o contador sai um pouco do operacional, automatiza processos e começa a prestar uma verdadeira consultoria para o cliente, esse serviço começa a ser bem valorizado porque ele traz mais retorno para os clientes, não apenas nos resultados financeiros, mas em processos de trabalho. Assim, o serviço da contabilidade digital fica mais exposto positivamente.

A contabilidade digital processa as informações dos clientes usando ferramentas tecnológicas, gerando mais assertividade e precisão nos resultados. Isso permite identificar melhores formas de economia tributária, contribuir na análise de rentabilidade do negócio e identificar melhorias nos processos dos clientes de maneira mais criteriosa, consultiva e personalizada. Essa é a verdadeira consultoria!

Contabilidade digital – o melhor dos dois mundos

Unindo tecnologia e inteligência digital é possível achar um equilíbrio. E o equilíbrio disso é exatamente você, contador, aproveitar a experiência e o conhecimento que você adquire com anos, com o passado, com o presente, com o trabalho em sua totalidade, e aplicar tecnologia para encontrar a melhor estratégia.

Normalmente o cliente final vai ver o resultado, mas ele não vai entender os motivos daquele resultado. E aí o conhecimento de um bom contador, de um bom consultor, é que vai ser valorizado para trazer esse conhecimento ao cliente.

O contador 2.0, aliado dos empresários na jornada do empreendedorismo, deve estar atento a todas as vantagens que a transformação digital traz para o dia a dia do escritório e dos clientes, visando mudar a forma como é percebido e ampliando suas possibilidades de atuação.

Contabilidade digital – a diferença da contabilidade online

Que fique bem claro: é comum confundir os termos, mas são duas realidades bem distintas entre si!

A Wikipédia tem uma definição para o assunto que é: “Para empresas insatisfeitas com o custo de sua contabilidade tradicional, a Contabilidade Digital é uma nova categoria de serviços que alia o foco na performance e resultados da empresa. Diferente da contabilidade online que foca apenas em preço baixo, a Contabilidade Digital baseia-se em eficiência operacional obtida com integração plena entre o contador e o cliente, combinado a um atendimento consultivo.”

Essa integração plena só é possível através de ferramentas tecnológicas adequadas que permitam ao contador ter uma resposta efetiva para problemas que o cliente enfrenta, fornecendo uma análise assertiva em relação à auditoria de informações, gestão de documentos fiscais eletrônicos, mitigação de erros, elaboração e conferência de obrigações acessórias, validação de arquivos XML de notas fiscais, emissão e guarda de documentos, entre outras soluções.

Contabilidade digital – a diferença da tradição

Na contabilidade tradicional ainda existe a figura do papel, além do transporte de documentos físicos, com classificação, digitação e conferência manuais das informações. Em alguns casos há uma equipe completa destacada para importar planilhas que não refletem a exatidão dos dados. Sem falar no alto preço do retrabalho e da ineficiência, o que tornam este modelo totalmente ultrapassado.

Na contabilidade digital, a informação é capturada e tratada exclusivamente por integração tecnológica entre o sistema de gestão do cliente (ERP) e o sistema interno do escritório de contabilidade. A automatização significa economia de custos!

Mesmo assim ainda existe uma certa resistência à contabilidade digital porque é um trabalho de muita responsabilidade. Portanto, se você faz um processo de automação com falhas, você pode expor empresa a fiscalizações e consequentemente a sanções e penalidades. É preciso fazer bem feito, com estudo e planejamento, aliando conhecimento e tecnologia.

Porém, é perceptível que a resistência pessoal à contabilidade digital está caindo a cada dia, já que os profissionais da área que não querem se envolver com a tecnologia e com os avanços da área acabam tendo que deixar de atender alguns nichos de clientes, como lucro real e lucro presumido, que são empresas que exigem muito da parte tecnológica. Por conseguinte, esse profissional começa a focar em clientes do regime do Simples Nacional, que são empresas ou serviços que exigem um pouco menos.

Contabilidade digital – a solução

Como destacamos, o contador pode usar a tecnologia para ganhar eficiência utilizando ferramentas prontas e altamente disponíveis, por exemplo: nuvem, mobilidade e plataformas digitais, entre tantas outras. É obrigatória a sua atualização! E quem não seguir por esse caminho irá perder espaço para os concorrentes.

O contador que usa um software consegue mais rapidamente analisar de forma profunda a situação do cliente, saber as dores operacionais, mapear a melhor estratégia para resolver um problema, indicar caminhos, reportar com exatidão os retornos financeiros de uma determinada ação e até mesmo treinar seu cliente para a correta utilização do sistema ERP dele.

Para que todo esse processo possa funcionar, porém, é necessário adotar um software de gestão pelo motivo certo: se o contador realmente compreendeu os ganhos para o cliente e não para ele. Por esse motivo, faz-se necessário que essa tarefa de mostrar a melhor solução tecnológica seja executada pelo contador de confiança, que une a forma tradicional, a pessoalidade e o conhecimento técnico à contabilidade digital.

A contabilidade digital não matou o escritório tradicional. Mas o melhor dos dois mundos você só obtém se usa uma ferramenta adequada. E essa ferramenta você já sabe: Auditto!

Quer saber mais? Entre em contato conosco e veja as soluções que temos para você e seu cliente!

Por Atracto (Colaboração: Celso Teixeira, gerente de inside sales)